Văn phòng Công chứng Ka Long được thành lập theo Quyết định số 2308, ngày 5/9/2013 của UBND tỉnh Quảng Ninh. Trụ sở văn phòng tại đường Hùng Vương, khu 7, phường Hải Yên, TP Móng Cái.
Theo số liệu, từ ngày 1/1/2020 đến ngày 30/6/2022, văn phòng đã thực hiện 13.536 trường hợp (công chứng 10.885 hợp đồng giao dịch, 646 bản dịch; chứng thực 873 bản sao từ bản chính, 1.132 chữ ký điểm chỉ) với tổng số phí công chứng, chứng thực thu được là 5.399.312.900 đồng; tổng số thù lao công chứng thu được 196.068.840 đồng; nộp thuế 402.859.061 đồng.
Tiến hành thanh tra, Sở Tư pháp Quảng Ninh nhận xét, Văn phòng Công chứng Ka Long đã chấp hành các nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như: Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng; mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên; chấp hành các quy định của pháp luật về thuế, tài chính, thống kê; chấp hành các yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo; lưu trữ hồ sơ công chứng, chứng thực…
Các hồ sơ công chứng, chứng thực được công chứng viên thực hiện theo trình tự, thủ tục; việc thu phí công chứng, chứng thực và thù lao công chứng được văn phòng thực hiện theo quy định.
Tuy nhiên, Sở Tư pháp chỉ rõ, năm 2021, văn phòng mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho 2 công chứng viên với mức thấp hơn mức tối thiểu; không thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên về Sở Tư pháp theo quy định.
Đồng thời, văn phòng thực hiện lập sổ công chứng hợp đồng, giao dịch 3 năm (2020, 2021, 2022) trên máy vi tính, không in và khóa sổ các năm 2020, 2021 theo quy định; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch từ tháng 4/2021 đến tháng 6/2022, văn phòng lập không đầy đủ theo mẫu.
Sổ công chứng hợp đồng giao dịch năm 2020, 2021, 2022, văn phòng không thực hiện ghi cột số tiền phí công chứng; có nhiều sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022 chưa nhập thông tin; mục “công chứng viên thực hiện công chứng" tại một số sổ công chứng bị bỏ trống.
Ngoài ra, không thực hiện khóa sổ công chứng bản dịch năm 2020, 2021 theo quy định; sổ công chứng bản dịch 2022 lập không đúng mẫu…
“Các hành vi nêu trên đã vi phạm quy định tại điểm d, Khoản 1, Điều 16 Nghị định số 82, ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp… Đoàn thanh tra đã lập biên bản xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm” - kết luận thanh tra cho biết.
Không chỉ vậy, kiểm tra xác suất hồ sơ công chứng, chứng thực tại văn phòng, đoàn thanh tra phát hiện, có 2 hồ sơ công chứng giấy ủy quyền không lưu đầy đủ bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; Hồ sơ số 489, ngày 2/3/2022 lưu giấy chứng minh nhân dân của bên tặng cho đã hết hạn sử dụng theo quy định.
Cùng với đó, Hồ sơ số 278, ngày 28/1/2022 không lưu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên thế chấp; Hồ sơ số 490, ngày 2/3/2022 không lưa giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên chuyển nhượng; Hồ sơ số 499, ngày 2/3/2022 không lưu đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên thế chấp.
Kết luận thanh tra cũng cho biết, đối với thù lao công chứng bản dịch, văn phòng không trực tiếp thu mà để cộng tác viên dịch thuật thu từ người yêu cầu công chứng là chưa phù hợp với quy định tại Khoản 2, Điều 32 Luật Công chứng năm 2014…
Căn cứ kết quả thanh tra, cùng với việc việc xử phạt vi phạm hành chính, Sở Tư pháp Quảng Ninh yêu cầu, Văn phòng Công chứng Ka Long tổ chức rút kinh nghiệm và khắc phục các hồ sơ công chứng nêu trên.
Tăng cường kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện công chứng, đảm bảo đầy đủ thành phần hồ sơ, tính hợp pháp, chính xác của các giấy tờ hồ sơ công chứng; hạn chế tranh chấp, rủi ro có thể phát sinh. Đồng thời, thực hiện nghiêm nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định…