Tại Kết luận thanh tra số 18/KL-TTR ngày 8/3/2024 của Thanh tra Sở Nội vụ về thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, quyền hạn được giao của công chức, viên chức và các quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, giai đoạn từ 01/01/2019 đến 30/11/2023, qua công tác thanh tra, Thanh tra Sở Nội đã chỉ ra một số tồn tại, hạn chế về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Một số nhiệm vụ Chi cục triển khai chưa đảm bảo tiến độ theo chỉ đạo của UBND thành phố và Giám đốc Sở Nội vụ.
Công tác nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có lúc còn chưa kịp thời, dẫn đến nội bộ có đơn kiến nghị.
Về tổ chức bộ máy: Chi cục chưa thực hiện cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 498/QĐ-SNV ngày 29/12/2017 của Sở Nội vụ; chưa ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, biên chế của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, đơn vị thuộc Chi cục theo quy định (cơ cấu tổ chức vẫn tiếp tục thực hiện theo Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 của UBND thành phố: Giữ nguyên các phòng: Hành chính - Tổng hợp; Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng cho đến khi UBND thành phố ban hành Quyết định số 2698/QĐ-UBND về việc kiện toàn Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử ngày 8/9/2023). Chi cục cũng đã có các văn bản báo cáo, giải trình về việc chưa thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục.
Chi cục Trưởng kiêm Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử ban hành Quyết định 04/QĐ-TTLTLS ngày 25/10/2023 thành lập các bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (tại Điều 1: Thành lập các bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử…) là chưa đúng thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 120/2020/NĐ-CP ngày 7/10/2020 của Chính phủ và Quyết định số 62/2022/QĐ-UBND ngày 2/11/2022 của UBND thành phố (cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã được UBND thành phố ban hành tại Quyết định số 2699/QĐ-UBND ngày 8/9/2023).
Về quản lý, sử dụng biên chế: Chi cục chưa thông báo phân bổ biên chế (số lượng công chức, viên chức) tới từng phòng (bộ phận) chuyên môn trực thuộc.
Về ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý: Chi cục chưa xây dựng tiêu chuẩn chức danh trưởng phòng, phó trưởng phòng và tương đương các phòng, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý theo chỉ đạo của UBND thành phố tại Quyết định số 38/2019/QĐ-UBND của UBND thành phố mà vẫn thực hiện theo Quyết định số 317/QĐ-SNV ngày 16/11/2018 của Sở Nội vụ trước khi UBND thành phố ban hành Quyết định số 38/2023/QĐ-UBND ngày 18/10/2023 về việc ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý trong cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thành phố.
Về xét nâng bậc lương thường xuyên: Trong quá trình thực hiện, có một số nội dung không có trong quy định của Bộ Nội vụ và Quy chế làm việc của Chi cục (yêu cầu công chức, viên chức được nâng bậc lương thường xuyên làm “bản kiểm điểm cá nhân đề nghị xét nâng bậc lương thường xuyên”; trình bày bản kiểm kiểm trong buổi họp xét nâng bậc lương thường xuyên); chưa ban hành quy chế trả lương (tại Quy chế chi tiêu nội bộ cũng không quy định việc trả lương gắn với việc thực hiện nhiệm vụ, ngày công...) theo quy định tại Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 204/2005/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ.
Về đánh giá, xếp loại công chức: Tại phiếu đánh giá của công chức Phòng Hành chính - Tổng hợp năm 2020, 2022 và phiếu đánh giá của viên chức Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng năm 2021, 2022 để công chức, viên chức không giữ chức vụ lãnh đạo nhận xét, ký vào phần nhận xét của lãnh đạo phòng là chưa đảm bảo quy định tại Nghị định số 90/2020/NĐ-CP ngày 13/8/2020 của Chính phủ về đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức.
Về chuyển đổi vị trí công tác: Trong giai đoạn thanh tra, Chi cục chưa xây dựng kế hoạch chuyển đổi vị trí công tác và chưa thực hiện chuyển đổi vị trí công tác đối với công chức, viên chức.
Trên cơ sở những tồn tại, hạn chế đã nêu tại phần trên; căn cứ quy định pháp luật liên quan, Thanh tra Sở kiến nghị với Giám đốc Sở chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện một số nội dung: Tăng cường việc lãnh đạo, chỉ đạo để hoàn thành các nhiệm vụ được UBND thành phố, lãnh đạo Sở giao đảm bảo đúng tiến độ theo yêu cầu.
Ban hành Quyết định sửa đổi Quyết định số 04/QĐ-TTLTLS ngày 25/10/2023, trong đó bỏ nội dung “thành lập các bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử” để đảm bảo đúng thẩm quyền theo quy định.
Trên cơ sở số biên chế được giao, thông báo biên chế cụ thể đến từng phòng, bộ phận chuyên môn sau làm cơ sở cho việc quản lý, sử dụng và tuyển dụng công chức, viên chức.
Rà soát lại việc xét nâng bậc lương thường xuyên, thực hiện đúng theo quy định hiện hành; sớm xây dựng Quy chế trả lương theo quy định.
Thực hiện việc đánh giá, nhận xét trong phiếu đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hàng năm đúng thẩm quyền theo mẫu quy định.
Xây dựng kế hoạch chuyển đổi vị trí công tác và thực hiện chuyển đổi vị trí công tác đối với công chức, viên chức theo quy định về phòng chống tham nhũng.
Đối với công tác nội bộ: Cần quan tâm, thực hiện đầy đủ Quy chế dân chủ trong hoạt động của đơn vị; nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của công chức, viên chức để kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, tránh phát sinh đơn thư, kiến nghị.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần quan tâm, tạo điều kiện để công chức, viên chức tham gia đào tạo, bồi dưỡng để đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn bổ nhiệm, kiện toàn đội ngũ lãnh đạo, quản lý các phòng chuyên môn thuộc thẩm quyền trong thời gian sớm nhất.
Nghiêm túc rút kinh nghiệm, khắc phục ngay những tồn tại, hạn chế trong việc chấp hành các quy định của pháp luật, thực hiện hiệm vụ, quyền hạn được giao và các quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng đã được chỉ ra trong thời kỳ thanh tra tại Chi cục.
Trao đổi với phóng viên, mới đây, Chánh Thanh tra Sở Nội vụ Phạm Thị Thu Hà cho biết: Đến nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã khắc phục xong nhưng tồn tại, hạn chế nêu trên, kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, tránh phát sinh đơn thư, kiến nghị tại cơ sở.