Ảnh: Bảo Anh

Thực tiễn chuyển đổi số trong nhiều lĩnh vực cho thấy, việc xây dựng một hệ thống dữ liệu hiện đại không đồng nghĩa với việc nâng cao ngay hiệu quả quản lý nhà nước. Không ít cơ sở dữ liệu được đầu tư với quy mô lớn nhưng chưa phát huy đầy đủ giá trị do dữ liệu thiếu chuẩn hóa, chưa được cập nhật thường xuyên, còn phân tán hoặc chưa được khai thác phục vụ công tác quản trị. Trong những trường hợp đó, cơ sở dữ liệu chủ yếu mới thực hiện chức năng lưu trữ thông tin mà chưa trở thành công cụ hỗ trợ chỉ đạo, điều hành và ra quyết định.

Điều này đặt ra yêu cầu phải chuyển từ tư duy "xây dựng cơ sở dữ liệu" sang "quản trị bằng dữ liệu". Nếu ở giai đoạn trước, mục tiêu chủ yếu là số hóa hồ sơ thì trong giai đoạn hiện nay, yêu cầu cao hơn là khai thác dữ liệu để nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường tính minh bạch, dự báo rủi ro, hỗ trợ giám sát và cải thiện chất lượng phục vụ người dân.

Ảnh: Bảo Anh

Từ số hóa hồ sơ đến quản trị bằng dữ liệu: Sự thay đổi về tư duy quản lý

Trong quá trình triển khai chuyển đổi số tại Việt Nam, một trong những nhận thức còn khá phổ biến là đồng nhất giữa số hóa hồ sơ và quản trị dữ liệu. Trên thực tế, đây là hai cấp độ hoàn toàn khác nhau trong tiến trình chuyển đổi số của cơ quan Nhà nước. Số hóa hồ sơ chủ yếu là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử thông qua quét, lưu trữ hoặc tạo lập bản điện tử của hồ sơ giấy. Mục tiêu của hoạt động này là giảm không gian lưu trữ, tạo thuận lợi cho việc tra cứu và từng bước thay thế phương thức quản lý truyền thống.

Mặc dù có ý nghĩa quan trọng, song số hóa hồ sơ về bản chất vẫn lấy hồ sơ làm trung tâm. Dữ liệu điện tử chủ yếu phản ánh nội dung của hồ sơ giấy và chưa tạo ra sự thay đổi căn bản trong phương thức quản lý. Ngược lại, quản trị bằng dữ liệu là phương thức quản lý mà trong đó dữ liệu trở thành tài sản chiến lược của cơ quan Nhà nước. Mọi thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đều được tạo lập, cập nhật, chuẩn hóa, liên thông và khai thác để phục vụ quản lý, điều hành và ra quyết định. Trong mô hình này, dữ liệu không còn là kết quả của quá trình xử lý công việc mà trở thành yếu tố dẫn dắt quá trình quản lý.

Có thể thấy, Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã thể hiện rõ sự chuyển đổi tư duy này. Thay vì chỉ quy định việc xây dựng một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ điện tử, Nghị định đặt ra hàng loạt yêu cầu về quản trị dữ liệu theo vòng đời; cập nhật dữ liệu theo thời gian thực; chuẩn hóa dữ liệu; kết nối, chia sẻ liên thông; truy xuất nguồn gốc; phân quyền khai thác và ứng dụng dữ liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành. Điều đó cho thấy trọng tâm của Nghị định không nằm ở việc "điện tử hóa hồ sơ", mà hướng tới hình thành một hệ thống quản trị dựa trên dữ liệu. Sự thay đổi này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Trong điều kiện mỗi năm các cơ quan Nhà nước tiếp nhận và xử lý khối lượng rất lớn đơn thư, việc quản lý theo hồ sơ giấy hoặc các tệp dữ liệu rời rạc sẽ khó đáp ứng yêu cầu tổng hợp, phân tích và dự báo. Chỉ khi dữ liệu được chuẩn hóa, cập nhật đồng bộ và quản trị thống nhất, cơ quan quản lý mới có thể theo dõi đầy đủ diễn biến của từng vụ việc, nhận diện các xu hướng phát sinh, phát hiện sớm những điểm bất thường và đưa ra quyết định quản lý kịp thời.

Ảnh: Bảo Anh

Những điều kiện để Cơ sở dữ liệu phát huy hiệu quả trong thực tiễn

Việc ban hành Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã tạo lập khuôn khổ pháp lý tương đối đầy đủ cho việc xây dựng, quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Tuy nhiên, từ góc độ quản trị công, khuôn khổ pháp lý chỉ là điều kiện khởi đầu. Hiệu quả thực sự của Cơ sở dữ liệu không phụ thuộc vào quy mô đầu tư hay số lượng hồ sơ điện tử được tạo lập, mà phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu, phương thức quản trị và khả năng khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Do đó, để Cơ sở dữ liệu phát huy đầy đủ vai trò là nền tảng của quản trị số, cần bảo đảm một số điều kiện cơ bản sau đây.

Thứ nhất, chất lượng dữ liệu là điều kiện tiên quyết

Trong quản trị dữ liệu hiện đại, chất lượng dữ liệu luôn được xem là yếu tố quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Một cơ sở dữ liệu có quy mô lớn nhưng dữ liệu không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không được cập nhật kịp thời sẽ không những không hỗ trợ cho hoạt động quản lý mà còn có thể dẫn đến những quyết định sai lệch.

Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã thể hiện rõ yêu cầu này khi quy định dữ liệu phải được cập nhật theo thời gian thực; bảo đảm đầy đủ, chính xác, thống nhất, đồng bộ và đúng thẩm quyền. Đồng thời, Nghị định yêu cầu các cơ quan có trách nhiệm thường xuyên rà soát, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nhằm bảo đảm tính chính xác của dữ liệu định danh cá nhân.

Đối với công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chất lượng dữ liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Chỉ cần thông tin về người khiếu nại, nội dung vụ việc, cơ quan giải quyết hoặc thời hạn xử lý được cập nhật không đầy đủ cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình theo dõi tiến độ, thống kê, phân tích hoặc dự báo tình hình. Vì vậy, cần xác định rõ nguyên tắc: Dữ liệu chỉ có giá trị khi phản ánh đúng thực tiễn; chất lượng dữ liệu phải được coi là tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.

Thứ hai, chuẩn hóa và liên thông dữ liệu là điều kiện để hình thành một hệ thống quản trị thống nhất

Một trong những hạn chế phổ biến của các hệ thống thông tin hiện nay là dữ liệu được quản lý theo từng ngành, từng cấp, từng địa phương với cấu trúc và tiêu chuẩn khác nhau, dẫn đến tình trạng "cát cứ dữ liệu", gây khó khăn cho việc chia sẻ và khai thác. Khắc phục tình trạng này, Nghị định số 197/2026/NĐ-CP quy định Cơ sở dữ liệu phải được xây dựng phù hợp với Khung kiến trúc dữ liệu quốc gia, Khung quản trị dữ liệu quốc gia và Từ điển dữ liệu dùng chung; đồng thời bảo đảm khả năng kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Đây là một bước chuyển quan trọng từ tư duy xây dựng các hệ thống thông tin độc lập sang xây dựng hệ sinh thái dữ liệu thống nhất.Việc chuẩn hóa và liên thông dữ liệu không chỉ giúp giảm chi phí cập nhật thông tin mà còn tạo điều kiện để các cơ quan quản lý có thể theo dõi toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết một vụ việc trên cùng một hệ thống. Đồng thời, việc kết nối liên thông còn góp phần hạn chế tình trạng yêu cầu người dân phải nhiều lần cung cấp cùng một loại giấy tờ hoặc thông tin mà cơ quan Nhà nước đã có.

Thứ ba, quản trị dữ liệu theo vòng đời bảo đảm dữ liệu luôn "sống"

Một điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 197/2026/NĐ-CP là quy định việc quản trị dữ liệu theo vòng đời. Theo đó, dữ liệu không chỉ được tạo lập và lưu trữ mà phải được quản lý xuyên suốt từ khi hình thành, cập nhật, khai thác, chỉnh sửa, lưu trữ đến khi kết thúc vòng đời theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Cách tiếp cận này phản ánh tư duy quản trị dữ liệu hiện đại. Thay vì coi dữ liệu là sản phẩm tĩnh được lưu giữ trong hồ sơ điện tử, Nghị định coi dữ liệu là một thực thể động, luôn được bổ sung, cập nhật và hoàn thiện trong suốt quá trình giải quyết vụ việc. Mỗi lần cập nhật đều phải ghi nhận thời điểm thực hiện, chủ thể cập nhật và lịch sử thay đổi nhằm bảo đảm khả năng truy xuất và kiểm chứng khi cần thiết.

Đối với công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, quản trị dữ liệu theo vòng đời giúp phản ánh đầy đủ diễn biến của từng vụ việc, từ khi tiếp nhận đơn đến khi có kết quả giải quyết cuối cùng. Đây là cơ sở quan trọng để tăng cường tính minh bạch, kiểm soát trách nhiệm và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát sau này.

Thứ tư, trách nhiệm của người đứng đầu là yếu tố quyết định chất lượng dữ liệu

Trong quá trình chuyển đổi số, công nghệ có thể được đầu tư đồng bộ nhưng nếu thiếu sự chỉ đạo quyết liệt của người đứng đầu thì việc cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu khó đạt hiệu quả như mong muốn. Vì vậy, Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã xác định rõ trách nhiệm trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, đơn vị đối với tính đầy đủ, chính xác, kịp thời của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý.

Quy định này có ý nghĩa vượt ra ngoài phạm vi quản lý kỹ thuật. Khi chất lượng dữ liệu trở thành trách nhiệm quản lý của người đứng đầu, dữ liệu không còn được xem là công việc riêng của bộ phận công nghệ thông tin mà trở thành một nội dung trong quản trị điều hành của cơ quan.

Trong thời gian tới, cùng với việc xây dựng bộ chỉ số đánh giá (KPI) trên cơ sở dữ liệu, việc gắn trách nhiệm của người đứng đầu với chất lượng dữ liệu sẽ tạo động lực thúc đẩy các cơ quan quan tâm hơn đến việc cập nhật, kiểm tra và khai thác dữ liệu, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống.

Thứ năm, khai thác dữ liệu phục vụ chỉ đạo, điều hành mới là mục tiêu cuối cùng

Nếu chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin, Cơ sở dữ liệu sẽ chưa phát huy hết giá trị. Mục tiêu cao nhất của quản trị dữ liệu là hỗ trợ người có thẩm quyền ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và dựa trên bằng chứng.

Theo Nghị định số 197/2026/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu phải có khả năng phân tích, tổng hợp, trực quan hóa dữ liệu; hỗ trợ phát hiện các vụ việc khiếu nại, tố cáo phức tạp, kéo dài, đông người hoặc có nguy cơ phát sinh điểm nóng về an ninh, trật tự. Điều này cho thấy dữ liệu không chỉ phục vụ công tác lưu trữ mà còn trở thành công cụ phân tích và dự báo.

Trong bối cảnh số lượng vụ việc ngày càng lớn và tính chất ngày càng phức tạp, việc ứng dụng dữ liệu vào công tác chỉ đạo, điều hành sẽ giúp cơ quan quản lý nhanh chóng nhận diện các xu hướng bất thường, phân bổ nguồn lực hợp lý và chủ động đưa ra các giải pháp phòng ngừa từ sớm, từ xa. Đây chính là bước chuyển từ quản lý phản ứng sang quản trị chủ động, phù hợp với yêu cầu của nền hành chính hiện đại.

Thứ sáu, ứng dụng trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn: AI là công cụ hỗ trợ, không thay thế quyết định của con người

Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 197/2026/NĐ-CP là lần đầu tiên quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo được ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ phát hiện, đánh giá tình hình, dự báo rủi ro và hỗ trợ cơ quan, người có thẩm quyền trong quá trình chỉ đạo, điều hành. Quy định này thể hiện định hướng chuyển đổi từ mô hình quản lý dựa trên kinh nghiệm sang quản lý dựa trên dữ liệu và bằng chứng.

Trong thực tiễn, khối lượng dữ liệu phát sinh từ công tác tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo ngày càng lớn, bao gồm nhiều loại dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, bản đồ hoặc dữ liệu định vị. Nếu chỉ sử dụng phương pháp tổng hợp thủ công, các cơ quan quản lý khó có thể phát hiện kịp thời những xu hướng, mối liên hệ hoặc dấu hiệu bất thường ẩn trong khối lượng dữ liệu khổng lồ đó. Trong bối cảnh này, AI và Big Data có thể hỗ trợ phân tích dữ liệu theo thời gian thực, nhận diện các vụ việc có dấu hiệu phức tạp, kéo dài, khiếu kiện đông người, xác định khu vực có nguy cơ phát sinh "điểm nóng", từ đó cung cấp cơ sở tham khảo cho công tác quản lý và điều hành.

Tuy nhiên, cần nhận thức rõ rằng AI không phải là chủ thể thực hiện quyền lực Nhà nước. Các mô hình trí tuệ nhân tạo chỉ có khả năng xử lý dữ liệu theo thuật toán, trong khi hoạt động tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan trực tiếp đến việc bảo đảm quyền con người, quyền công dân và việc áp dụng pháp luật trong từng trường hợp cụ thể. Vì vậy, kết quả phân tích của AI chỉ mang tính chất hỗ trợ, cung cấp thông tin tham khảo và gợi ý cho người có thẩm quyền; không thể thay thế việc xem xét chứng cứ, đánh giá tình tiết vụ việc hay ban hành các quyết định hành chính.

Nói cách khác, AI cần được xem là "trợ lý thông minh" của cơ quan quản lý chứ không phải là "người ra quyết định". Quyết định cuối cùng vẫn phải do người có thẩm quyền ban hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đây cũng là nguyên tắc quan trọng nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và trách nhiệm giải trình trong hoạt động quản lý nhà nước.

Bảy là, bảo đảm an toàn dữ liệu, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân - nền tảng để xây dựng niềm tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia

Giá trị của một cơ sở dữ liệu quốc gia không chỉ được đánh giá thông qua quy mô hay khả năng khai thác mà còn được đo bằng mức độ an toàn, bảo mật và khả năng bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Trong lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, dữ liệu được lưu trữ thường chứa nhiều thông tin cá nhân, thông tin nhạy cảm, thậm chí có thể liên quan đến bí mật Nhà nước. Nếu dữ liệu bị truy cập trái phép, bị sửa đổi hoặc bị rò rỉ sẽ không chỉ ảnh hưởng đến quyền riêng tư của công dân mà còn tác động đến uy tín của cơ quan Nhà nước và làm suy giảm niềm tin của xã hội đối với hệ thống quản lý.

Nhận thức rõ yêu cầu đó, Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã đặt ra các nguyên tắc nghiêm ngặt về phân loại dữ liệu theo mức độ bảo mật, phân quyền khai thác, kiểm soát truy cập, ghi nhận lịch sử khai thác và xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi để xảy ra sự cố mất an toàn dữ liệu. Đồng thời, Nghị định yêu cầu việc quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu phải tuân thủ đồng bộ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và bảo vệ bí mật Nhà nước. Từ góc độ quản trị công, bảo đảm an toàn dữ liệu không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là yêu cầu về quản trị rủi ro. Điều này đòi hỏi mỗi cơ quan phải xây dựng quy trình quản lý dữ liệu chặt chẽ, thường xuyên đánh giá mức độ an toàn của hệ thống, chủ động phòng ngừa nguy cơ tấn công mạng, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong quá trình khai thác và sử dụng dữ liệu.

Đặc biệt, cùng với việc mở rộng khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Nhà nước, yêu cầu bảo đảm cân bằng giữa khai thác dữ liệu và bảo vệ quyền riêng tư của công dân càng trở nên quan trọng. Chỉ khi dữ liệu được quản lý an toàn, sử dụng đúng mục đích và đúng thẩm quyền thì Cơ sở dữ liệu quốc gia mới tạo dựng được niềm tin của người dân, qua đó khuyến khích sự hợp tác, chia sẻ thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống.

Tám là, phát triển nguồn nhân lực số và xây dựng văn hóa sử dụng dữ liệu - yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số

Trong nhiều chương trình chuyển đổi số, nguồn lực đầu tư thường tập trung vào hạ tầng kỹ thuật và phần mềm. Tuy nhiên, kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi được vận hành bởi đội ngũ cán bộ có đủ năng lực và tư duy số. Một hệ thống hiện đại sẽ khó mang lại giá trị nếu người sử dụng chưa có kỹ năng khai thác dữ liệu hoặc vẫn duy trì thói quen xử lý công việc theo phương thức truyền thống.

Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã giao Thanh tra Chính phủ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng công nghệ thông tin, quản trị dữ liệu và triển khai cơ chế hỗ trợ kỹ thuật thống nhất từ trung ương đến địa phương. Đây là cơ sở quan trọng để hình thành đội ngũ cán bộ có khả năng cập nhật, quản lý, phân tích và khai thác dữ liệu phục vụ công tác chuyên môn. Tuy nhiên, phát triển nguồn nhân lực số không chỉ dừng ở việc trang bị kỹ năng sử dụng phần mềm mà cần hướng tới xây dựng văn hóa sử dụng dữ liệu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn hóa đó được thể hiện ở việc mọi quyết định quản lý đều dựa trên dữ liệu được kiểm chứng; mọi thông tin phát sinh đều được cập nhật đầy đủ, kịp thời; mọi chủ thể tham gia đều có ý thức bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm đối với dữ liệu do mình tạo lập hoặc quản lý. Việc hình thành văn hóa sử dụng dữ liệu còn góp phần thay đổi phương thức điều hành từ dựa trên kinh nghiệm cá nhân sang dựa trên thông tin khách quan và bằng chứng. Đây là yêu cầu tất yếu của nền hành chính hiện đại, đồng thời là điều kiện để nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số.

Ảnh: Bảo Anh

Những vấn đề đặt ra và một số giải pháp để dữ liệu trở thành công cụ quản trị hiệu quả

Thực tiễn chuyển đổi số ở nhiều lĩnh vực cho thấy, khoảng cách giữa việc xây dựng một hệ thống công nghệ và việc hình thành một mô hình quản trị hiệu quả thường khá lớn. Do đó, cùng với việc đầu tư hạ tầng kỹ thuật, cần có các giải pháp đồng bộ về thể chế, tổ chức thực hiện, nguồn nhân lực và phương thức quản trị để dữ liệu thực sự trở thành nền tảng của hoạt động quản lý nhà nước.

Một là, chuyển từ quản lý hồ sơ sang quản trị dữ liệu

Thách thức đầu tiên là thay đổi tư duy quản lý. Trong thời gian dài, hoạt động tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo chủ yếu được tổ chức theo mô hình quản lý hồ sơ. Hồ sơ giấy được coi là trung tâm của toàn bộ quá trình nghiệp vụ; dữ liệu điện tử nếu có chủ yếu phục vụ lưu trữ hoặc thống kê. Điều này dẫn đến tình trạng thông tin phân tán, khó khai thác và chưa hỗ trợ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành. Để khắc phục tình trạng này, các cơ quan Nhà nước cần chuyển sang tư duy quản trị dữ liệu, trong đó mỗi thông tin phát sinh trong quá trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết vụ việc đều được xem là một thành phần của tài sản dữ liệu quốc gia. Việc cập nhật, chuẩn hóa và chia sẻ dữ liệu cần được coi là một khâu bắt buộc trong quy trình nghiệp vụ, thay vì là công việc mang tính kỹ thuật hoặc thực hiện sau khi kết thúc vụ việc.

Sự chuyển đổi này không chỉ làm thay đổi phương thức lưu trữ thông tin mà còn thay đổi cách thức điều hành, khi các quyết định quản lý ngày càng dựa trên dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực thay vì phụ thuộc chủ yếu vào báo cáo định kỳ hoặc kinh nghiệm quản lý.

Hai là, hoàn thiện cơ chế quản trị dữ liệu và nâng cao trách nhiệm giải trình

Một hệ thống dữ liệu chỉ có thể vận hành hiệu quả khi đi kèm với một cơ chế quản trị rõ ràng. Điều đó đòi hỏi phải xác định cụ thể trách nhiệm của từng chủ thể trong toàn bộ vòng đời của dữ liệu, từ tạo lập, cập nhật, kiểm tra, phê duyệt đến khai thác và lưu trữ.

Ảnh: Bảo Anh

Bên cạnh các quy định về trách nhiệm đã được xác lập trong Nghị định số 197/2026/NĐ-CP, cần tiếp tục hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ thống nhất về kiểm soát chất lượng dữ liệu, cơ chế giám sát việc cập nhật và xử lý sai lệch dữ liệu. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế kiểm tra thường xuyên dựa trên dữ liệu để kịp thời phát hiện những trường hợp cập nhật chậm, dữ liệu không đầy đủ hoặc không bảo đảm tính chính xác.

Một hướng đi đáng quan tâm là xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá chất lượng dữ liệu đối với từng cơ quan, đơn vị và gắn kết quả này với công tác đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu. Khi chất lượng dữ liệu trở thành một tiêu chí quản trị, trách nhiệm giải trình sẽ được tăng cường và việc cập nhật dữ liệu sẽ chuyển từ yêu cầu mang tính hành chính sang trách nhiệm quản lý thực chất.

Ba là, phát huy giá trị của dữ liệu trong chỉ đạo, điều hành

Giá trị lớn nhất của Cơ sở dữ liệu quốc gia không nằm ở khả năng lưu trữ hàng triệu hồ sơ điện tử mà ở khả năng hỗ trợ các cấp quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và dựa trên bằng chứng.

Để đạt được mục tiêu này, cần ưu tiên phát triển các công cụ phân tích dữ liệu, trực quan hóa thông tin và hệ thống bảng điều khiển (dashboard) phục vụ lãnh đạo các cấp. Thay vì chỉ tổng hợp số lượng vụ việc theo định kỳ, hệ thống cần cung cấp các chỉ số theo thời gian thực về tiến độ xử lý, tỷ lệ giải quyết đúng hạn, số lượng vụ việc phức tạp, kéo dài, tình hình khiếu kiện đông người và các cảnh báo về nguy cơ phát sinh điểm nóng.

Việc khai thác dữ liệu theo hướng này sẽ góp phần chuyển đổi phương thức điều hành từ phản ứng sau khi sự việc xảy ra sang chủ động dự báo, cảnh báo sớm và phòng ngừa rủi ro. Đây cũng là xu hướng quản trị hiện đại mà nhiều quốc gia đang hướng tới trong quá trình xây dựng Chính phủ số.

Bốn là, xây dựng hệ sinh thái dữ liệu đồng bộ và liên thông

Hiệu quả của Cơ sở dữ liệu quốc gia phụ thuộc rất lớn vào khả năng kết nối và chia sẻ với các cơ sở dữ liệu khác. Nếu dữ liệu vẫn tồn tại riêng lẻ trong từng cơ quan, từng ngành hoặc từng địa phương thì việc khai thác sẽ bị hạn chế, đồng thời làm gia tăng chi phí cập nhật và nguy cơ trùng lặp thông tin.

Do đó, cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế kết nối, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin báo cáo của các cơ quan trong hệ thống chính trị. Đồng thời, cần chuẩn hóa danh mục dữ liệu, quy chuẩn kỹ thuật và quy trình chia sẻ dữ liệu nhằm bảo đảm mọi cơ quan có thể khai thác thông tin thống nhất, chính xác và kịp thời.

Đây không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là điều kiện để hình thành một hệ sinh thái dữ liệu công thống nhất, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công cho người dân.

Năm là, xây dựng đội ngũ cán bộ có tư duy quản trị số

Một trong những yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số là con người. Dù hệ thống công nghệ có hiện đại đến đâu cũng khó phát huy hiệu quả nếu đội ngũ cán bộ chưa thay đổi tư duy làm việc hoặc chưa có kỹ năng khai thác dữ liệu. Trong thời gian tới, hoạt động đào tạo không nên chỉ tập trung vào kỹ năng sử dụng phần mềm mà cần hướng tới bồi dưỡng năng lực quản trị dữ liệu, kỹ năng phân tích thông tin, sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu, khai thác kết quả phân tích để hỗ trợ ra quyết định và nhận diện rủi ro trong quản lý. Đồng thời, cần hình thành văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu trong toàn bộ hệ thống cơ quan thực hiện công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Văn hóa đó được thể hiện ở việc mọi dữ liệu đều được cập nhật trung thực, đầy đủ; mọi quyết định quản lý đều dựa trên thông tin được kiểm chứng; mọi chủ thể đều nhận thức rõ trách nhiệm đối với dữ liệu do mình tạo lập và khai thác.

Có thể nói, chuyển đổi số chỉ thực sự thành công khi chuyển đổi được tư duy và phương thức làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức.

Sáu là, hoàn thiện thể chế để đồng bộ với quản trị dữ liệu số

Bên cạnh những yêu cầu về tổ chức thực hiện, việc tiếp tục hoàn thiện thể chế cũng là điều kiện quan trọng nhằm bảo đảm Cơ sở dữ liệu quốc gia vận hành thống nhất và hiệu quả. Trong quá trình triển khai Nghị định số 197/2026/NĐ-CP, cần rà soát các quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo, lưu trữ, giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các lĩnh vực có liên quan để bảo đảm sự thống nhất trong việc sử dụng dữ liệu điện tử.

Đồng thời, cần sớm ban hành các quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn dữ liệu, quy trình kết nối và chia sẻ dữ liệu, hướng dẫn khai thác dữ liệu bằng phương thức điện tử và cơ chế đánh giá hiệu quả vận hành Cơ sở dữ liệu quốc gia. Đây sẽ là nền tảng để các bộ, ngành và địa phương triển khai thống nhất, hạn chế sự khác biệt trong quá trình tổ chức thực hiện.

Nhìn tổng thể, các giải pháp nêu trên không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Hoàn thiện thể chế tạo nền tảng pháp lý; quản trị dữ liệu bảo đảm chất lượng thông tin; hạ tầng công nghệ và kết nối liên thông tạo điều kiện khai thác dữ liệu; còn nguồn nhân lực và văn hóa sử dụng dữ liệu quyết định hiệu quả vận hành của toàn bộ hệ thống. Chỉ khi những yếu tố này được triển khai đồng bộ, Cơ sở dữ liệu quốc gia mới thực sự trở thành công cụ quản trị hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và nâng cao chất lượng giải quyết khiếu nại, tố cáo.