Đặc biệt, lần đầu tiên pháp luật quy định dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu và pháp luật có liên quan; được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ, tài liệu bản giấy khi đáp ứng các điều kiện luật định và pháp luật không có quy định khác. Quy định này không chỉ giải quyết những rào cản pháp lý trong quá trình chuyển đổi số mà còn mở ra khả năng thay đổi căn bản phương thức tổ chức công việc của các cơ quan Nhà nước, giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy và thúc đẩy việc hình thành môi trường làm việc điện tử xuyên suốt.

Từ góc độ quản trị Nhà nước, đây là bước chuyển từ mô hình "số hóa hồ sơ" sang "quản trị bằng dữ liệu số". Hồ sơ giấy không còn là trung tâm của hoạt động quản lý; thay vào đó, dữ liệu trở thành nền tảng để kết nối, chia sẻ, phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định. Chính sự thay đổi này sẽ tác động trực tiếp đến toàn bộ quy trình tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo; đồng thời đặt ra yêu cầu đổi mới về tổ chức thực hiện, năng lực cán bộ, hạ tầng kỹ thuật và cơ chế bảo đảm an toàn dữ liệu.

Ảnh: Bảo Anh

Từ quản lý hồ sơ giấy đến quản trị bằng dữ liệu số

Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo nói riêng, hồ sơ giấy từ lâu được xem là căn cứ chủ yếu để ghi nhận quá trình xử lý công việc, chứng minh tính hợp pháp của hoạt động quản lý và phục vụ công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ số và yêu cầu cải cách hành chính, mô hình quản lý dựa trên hồ sơ giấy ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế. Việc lưu trữ phân tán, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan còn khó khăn, quá trình tra cứu mất nhiều thời gian, nguy cơ thất lạc hồ sơ, trùng lặp thông tin và phát sinh chi phí quản lý lớn đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả giải quyết công việc.

Trong lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, những hạn chế này càng trở nên rõ nét khi nhiều vụ việc kéo dài qua nhiều cấp, nhiều ngành, hồ sơ được bổ sung qua nhiều giai đoạn khác nhau và lưu giữ tại nhiều cơ quan. Việc tổng hợp đầy đủ diễn biến của một vụ việc, theo dõi tiến độ xử lý hay đánh giá trách nhiệm của từng cơ quan thường phải dựa vào việc thu thập, đối chiếu nhiều bộ hồ sơ giấy, làm giảm hiệu quả chỉ đạo, điều hành và ảnh hưởng đến quyền tiếp cận thông tin của người dân.

Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số không chỉ nhằm thay thế phương tiện lưu trữ mà hướng đến thay đổi phương thức quản trị. Thay vì quản lý từng tập hồ sơ riêng lẻ, cơ quan nhà nước quản lý dữ liệu được chuẩn hóa, cập nhật theo thời gian thực, có khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác trên cùng một nền tảng. Dữ liệu không còn đơn thuần là "sản phẩm" của quá trình giải quyết công việc mà trở thành nguồn lực phục vụ quản trị, phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định.

Nghị định số 197/2026/NĐ-CP được ban hành trong bối cảnh đó, thể hiện rõ định hướng chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản trị dữ liệu hiện đại. Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo được xác định là hạ tầng dữ liệu dùng chung, được xây dựng, quản lý tập trung và kết nối trên phạm vi toàn quốc, tạo nền tảng để đổi mới toàn diện phương thức quản lý trong lĩnh vực này.

Ảnh: Bảo Anh

Những điểm mới của Nghị định số 197/2026/NĐ-CP

So với Nghị định số 55/2022/NĐ-CP, Nghị định số 197/2026/NĐ-CP không chỉ sửa đổi về kỹ thuật quản lý cơ sở dữ liệu mà còn thể hiện bước chuyển quan trọng trong tư duy quản trị Nhà nước trên môi trường số. Nếu như trước đây cơ sở dữ liệu chủ yếu được xem là công cụ phục vụ việc lưu trữ và thống kê thông tin thì Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã xác lập cơ sở dữ liệu là hạ tầng dữ liệu số quốc gia, là nền tảng phục vụ quản lý, điều hành, kết nối, chia sẻ dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định trong toàn bộ quá trình tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Những điểm mới nổi bật của Nghị định có thể được khái quát trên các phương diện sau:

Thứ nhất, xác lập vị trí của Cơ sở dữ liệu quốc gia như một hạ tầng dữ liệu dùng chung trong phạm vi toàn quốc

Trong đó Cơ sở dữ liệu quốc gia thực hiện chức năng thu thập, lưu trữ, quản lý, kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Điểm mới này cho thấy sự thay đổi từ mô hình quản lý dữ liệu phân tán ở từng cơ quan sang mô hình quản trị dữ liệu tập trung. Mọi dữ liệu phát sinh trong quá trình tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo đều được cập nhật vào một hệ thống thống nhất, tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền khai thác thông tin đồng bộ, giảm tình trạng phân mảnh dữ liệu và hạn chế việc lưu trữ trùng lặp tại nhiều cấp, nhiều ngành.

Việc đặt Cơ sở dữ liệu tại Trung tâm dữ liệu quốc gia cũng cho thấy định hướng hình thành hạ tầng dữ liệu thống nhất, phù hợp với quá trình xây dựng Chính phủ số và nền hành chính số ở Việt Nam.

Thứ hai, lần đầu tiên xác lập dữ liệu là nền tảng của hoạt động quản lý nhà nước

Một điểm đổi mới có tính chất đột phá là Nghị định không còn tiếp cận dữ liệu theo nghĩa là kết quả của quá trình xử lý công việc, mà xác định dữ liệu là nguồn tài nguyên số, là cơ sở để tổ chức, vận hành và đổi mới phương thức quản lý nhà nước. Theo đó, dữ liệu phải được chuẩn hóa, số hóa, quản lý theo thời gian thực, bao gồm cả dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu phi cấu trúc; đồng thời bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ, liên thông giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị.

Đây là sự thay đổi căn bản về tư duy quản trị. Nếu trước đây hồ sơ giấy là trung tâm của quá trình quản lý thì nay dữ liệu trở thành trung tâm. Hồ sơ chỉ còn là hình thức thể hiện của dữ liệu, còn giá trị cốt lõi nằm ở khả năng tổ chức, phân tích và khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo và điều hành.

Thứ ba, thiết lập cơ chế cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và quản trị dữ liệu theo vòng đời

Nghị định quy định dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ và theo thời gian thực, phản ánh toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết và kết thúc vụ việc. Đồng thời, việc quản trị dữ liệu phải bảo đảm truy xuất được nguồn gốc, thời điểm cập nhật, chủ thể cập nhật và toàn bộ lịch sử thay đổi dữ liệu.

Đây là điểm mới rất quan trọng bởi nó thay đổi hoàn toàn phương thức quản lý hồ sơ truyền thống. Thay vì chỉ cập nhật kết quả cuối cùng của quá trình giải quyết vụ việc, hệ thống dữ liệu phản ánh liên tục toàn bộ diễn biến của vụ việc, qua đó giúp cơ quan quản lý theo dõi được tiến độ xử lý, phát hiện các khâu chậm trễ và xác định rõ trách nhiệm của từng cơ quan, cá nhân trong từng giai đoạn. Quản trị dữ liệu theo vòng đời cũng tạo điều kiện để nâng cao tính minh bạch, tăng cường trách nhiệm giải trình và hỗ trợ kiểm tra, thanh tra, giám sát sau này.

Thứ tư, chuyển từ quản lý hồ sơ sang quản lý theo mã vụ việc điện tử

Một điểm mới đáng chú ý khác là mỗi vụ việc được tạo lập một hồ sơ điện tử thống nhất và được cấp mã vụ việc duy nhất ngay từ thời điểm tiếp nhận. Việc quản lý theo mã vụ việc thay vì theo từng bộ hồ sơ giấy riêng lẻ giúp toàn bộ thông tin phát sinh trong suốt quá trình giải quyết được liên kết trên cùng một nền tảng dữ liệu.

Đây là điều kiện quan trọng để theo dõi lịch sử xử lý vụ việc, hạn chế thất lạc tài liệu, tránh việc tạo lập nhiều bộ hồ sơ khác nhau đối với cùng một nội dung khiếu nại, tố cáo. Đồng thời, người dân cũng có thể sử dụng mã vụ việc để tra cứu tình trạng giải quyết trên môi trường số, góp phần tăng tính công khai, minh bạch và nâng cao khả năng giám sát của công dân đối với hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Thứ năm, hình thành nguyên tắc "thu thập một lần, sử dụng nhiều lần”

Một trong những điểm mới mang tính cải cách mạnh mẽ là Nghị định đã nội luật hóa nguyên tắc "thu thập một lần, sử dụng nhiều lần" trong quản trị dữ liệu. Theo nguyên tắc này, khi thông tin đã được cập nhật chính xác vào Cơ sở dữ liệu thì các cơ quan Nhà nước không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp lại, trừ trường hợp dữ liệu chưa được cập nhật hoặc cần xác minh để bảo đảm tính chính xác. Đây là bước tiến rất lớn trong cải cách thủ tục hành chính.

Trước đây, người dân thường phải nộp nhiều lần cùng một loại giấy tờ khi làm việc với các cơ quan khác nhau hoặc ngay trong cùng một vụ việc. Khi dữ liệu được quản lý tập trung và liên thông, cơ quan Nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu đã có thay vì chuyển gánh nặng chứng minh sang người dân. Điều này không chỉ giảm chi phí tuân thủ pháp luật mà còn góp phần xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân làm trung tâm.

Thứ sáu, tăng cường kết nối, chia sẻ và liên thông dữ liệu trên phạm vi toàn quốc

Một điểm mới quan trọng của Nghị định số 197/2026/NĐ-CP là quy định cụ thể việc kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia, hệ thống thông tin báo cáo của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan.

Điểm mới này khắc phục tình trạng "cát cứ dữ liệu", mỗi cơ quan quản lý một hệ thống thông tin riêng biệt như trước đây. Khi các cơ sở dữ liệu được kết nối, việc xác minh thông tin công dân, đối chiếu hồ sơ, theo dõi quá trình giải quyết vụ việc hay tổng hợp báo cáo sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, hạn chế tình trạng sai lệch, trùng lặp hoặc thiếu thống nhất giữa các nguồn thông tin.

Đáng chú ý, Nghị định còn quy định việc kết nối và chia sẻ dữ liệu được thực hiện chủ yếu bằng phương thức tự động, đồng thời xây dựng lộ trình hạn chế việc trao đổi dữ liệu thủ công. Đây là bước chuyển quan trọng từ mô hình trao đổi thông tin bằng văn bản sang mô hình chia sẻ dữ liệu số theo thời gian thực, góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các cơ quan Nhà nước và giảm đáng kể thời gian xử lý công việc.

Thứ bảy, ứng dụng dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ chỉ đạo, điều hành

Nếu như các quy định trước đây chủ yếu coi cơ sở dữ liệu là công cụ lưu trữ và thống kê thì Nghị định số 197/2026/NĐ-CP đã mở rộng đáng kể chức năng của Cơ sở dữ liệu theo hướng hỗ trợ phân tích, dự báo và ra quyết định. Theo đó, Cơ sở dữ liệu có khả năng hỗ trợ phát hiện, cảnh báo các vụ việc khiếu nại, tố cáo phức tạp, kéo dài, khiếu kiện đông người hoặc có nguy cơ phát sinh điểm nóng về an ninh, trật tự. Đồng thời, hệ thống được định hướng ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) để nhận diện xu hướng, đánh giá tình hình và dự báo rủi ro. Có thể thấy, đây là bước phát triển từ quản lý mang tính phản ứng sang quản trị mang tính chủ động. Thay vì chỉ xử lý vụ việc sau khi phát sinh, cơ quan Nhà nước có điều kiện nhận diện sớm các dấu hiệu bất thường, phân tích nguyên nhân và chủ động đưa ra giải pháp quản lý phù hợp.

Tuy nhiên, cũng cần nhấn mạnh rằng AI và các công cụ phân tích dữ liệu chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Quyết định cuối cùng về giải quyết vụ việc vẫn thuộc trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Điều này bảo đảm sự kết hợp giữa công nghệ và trách nhiệm pháp lý của con người trong hoạt động quản lý nhà nước.

Thứ tám, đổi mới phương thức đánh giá bằng dữ liệu số và bộ chỉ số KPI

Một điểm mới đáng chú ý khác là Nghị định đã thiết lập cơ chế đánh giá hiệu quả công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo dựa trên dữ liệu số. Theo đó, Thanh tra Chính phủ có trách nhiệm xây dựng bộ chỉ số đánh giá (KPI) thống nhất trên phạm vi toàn quốc; hệ thống có chức năng tự động tổng hợp, phân tích, trực quan hóa dữ liệu và thiết lập cơ chế cảnh báo đối với các trường hợp chậm xử lý, có dấu hiệu vi phạm hoặc nguy cơ phát sinh vụ việc phức tạp.

Quy định này phản ánh sự thay đổi từ phương thức đánh giá chủ yếu dựa trên báo cáo hành chính sang phương thức đánh giá dựa trên dữ liệu khách quan, được cập nhật theo thời gian thực. Khi dữ liệu trở thành căn cứ đánh giá, việc theo dõi tiến độ giải quyết, xác định tỷ lệ giải quyết đúng hạn, đánh giá mức độ hài lòng của người dân hay xem xét trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị sẽ có cơ sở minh bạch và dễ kiểm chứng hơn.

Đây cũng là tiền đề để từng bước xây dựng hệ thống quản trị công dựa trên dữ liệu (data-driven governance), trong đó mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành đều được hỗ trợ bởi thông tin được chuẩn hóa và phân tích khoa học.

Thứ chín, tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu và trách nhiệm giải trình về dữ liệu

Bên cạnh việc mở rộng khả năng khai thác dữ liệu, Nghị định đặc biệt chú trọng đến trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc tạo lập, cập nhật, quản lý và sử dụng dữ liệu. Theo đó, người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trực tiếp về tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; đồng thời có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu đúng quy định.

Điểm mới này cho thấy dữ liệu không còn được xem là vấn đề thuần túy kỹ thuật mà trở thành một nội dung của trách nhiệm quản lý nhà nước. Chất lượng dữ liệu sẽ gắn trực tiếp với chất lượng thực thi công vụ và là căn cứ để xem xét trách nhiệm của người đứng đầu. Đây là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh quản trị số, khi mọi quyết định quản lý đều dựa trên dữ liệu.

Thứ mười, mở rộng quyền tiếp cận thông tin và tăng cường sự tham gia giám sát của công dân

Một điểm tiến bộ của Nghị định là mở rộng quyền của công dân trong việc tiếp cận và kiểm soát dữ liệu liên quan đến mình. Theo quy định, công dân có quyền được cung cấp thông tin cá nhân do cơ quan Nhà nước thu thập, lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu; đồng thời có quyền yêu cầu xem xét, cập nhật, sửa đổi hoặc bổ sung khi phát hiện thông tin không chính xác. Quy định này không chỉ góp phần bảo đảm quyền tiếp cận thông tin và quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân mà còn tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan Nhà nước. Khi người dân có điều kiện theo dõi và kiểm tra thông tin về vụ việc của mình trên môi trường số, niềm tin vào quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo sẽ được củng cố, đồng thời tạo động lực để các cơ quan Nhà nước nâng cao trách nhiệm trong việc cập nhật và quản lý dữ liệu.

Các quy định về chuẩn hóa dữ liệu, quản trị theo vòng đời, kết nối và chia sẻ liên thông, ứng dụng dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo, đánh giá bằng dữ liệu số, trách nhiệm giải trình và quyền của công dân đã tạo nên một khuôn khổ pháp lý tương đối toàn diện cho việc vận hành hệ thống quản trị số trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, nếu nhìn dưới góc độ lập pháp, những điểm mới nêu trên chủ yếu tạo lập hạ tầng và phương thức quản trị dữ liệu. Điểm có ý nghĩa đột phá nhất của Nghị định lại nằm ở một quy định mang tính nền tảng hơn, đó là lần đầu tiên pháp luật xác lập rõ giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử và cho phép sử dụng dữ liệu điện tử thay thế hồ sơ giấy khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Đây không chỉ là sự thay đổi về hình thức lưu trữ thông tin mà còn là sự chuyển biến căn bản trong nhận thức pháp lý về giá trị của dữ liệu điện tử. Từ chỗ dữ liệu chủ yếu đóng vai trò hỗ trợ cho hồ sơ giấy, dữ liệu điện tử đã được thừa nhận là căn cứ pháp lý độc lập trong quá trình tổ chức thực hiện công vụ. Chính quy định này mở ra khả năng hình thành quy trình xử lý hoàn toàn trên môi trường số, giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy và tạo nền tảng pháp lý cho việc hiện đại hóa toàn diện công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Ảnh: Bảo Anh

Bước đột phá trong quản trị số công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Trong số các điểm mới của Nghị định số 197/2026/NĐ-CP, quy định về giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử và việc cho phép sử dụng dữ liệu điện tử thay thế hồ sơ giấy có thể được xem là điểm đổi mới quan trọng nhất, tạo nên bước chuyển về chất trong tư duy xây dựng và vận hành nền hành chính số. Cụ thể:

Lần đầu tiên xác lập rõ giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử trong lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 197/2026/NĐ-CP quy định dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu được cập nhật, quản lý theo thời gian thực; có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về dữ liệu và các quy định pháp luật có liên quan; được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ, tài liệu bản giấy khi bảo đảm các điều kiện về tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và pháp luật không có quy định khác.

Quy định này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng vì lần đầu tiên trong lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, pháp luật không chỉ quy định về việc số hóa hồ sơ mà còn thừa nhận trực tiếp giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử. Đây là bước phát triển vượt lên trên quan điểm truyền thống vốn coi hồ sơ giấy là hình thức lưu trữ chính thức, còn dữ liệu điện tử chủ yếu mang tính hỗ trợ trong quản lý.

Việc xác lập giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử cũng thể hiện sự thống nhất của Nghị định với hệ thống pháp luật mới về chuyển đổi số, đặc biệt là Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Dữ liệu năm 2024, Luật Chuyển đổi số năm 2025 và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng. Nhờ đó, dữ liệu điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia không tồn tại độc lập mà được đặt trong một hành lang pháp lý đồng bộ, bảo đảm tính hợp pháp và khả năng sử dụng trong hoạt động quản lý nhà nước.

Hai là, từ "số hóa hồ sơ giấy" đến "quản lý hoàn toàn bằng dữ liệu số".

Trong nhiều năm qua, quá trình chuyển đổi số ở không ít cơ quan Nhà nước chủ yếu được thực hiện theo cách chuyển hồ sơ giấy thành tệp điện tử thông qua hoạt động quét (scan), lưu trữ hoặc số hóa tài liệu. Cách tiếp cận này tuy góp phần giảm chi phí lưu trữ nhưng về bản chất vẫn đặt hồ sơ giấy ở vị trí trung tâm. Dữ liệu điện tử chủ yếu phản ánh lại nội dung của hồ sơ giấy và chưa thay đổi đáng kể phương thức quản lý.

Ảnh: Bảo Anh

Nghị định số 197/2026/NĐ-CP thể hiện một cách tiếp cận hoàn toàn khác. Trọng tâm của quản lý không còn là hồ sơ giấy mà là dữ liệu số được cập nhật liên tục trong suốt vòng đời của vụ việc. Mỗi thông tin phát sinh từ khi tiếp công dân, tiếp nhận đơn, phân loại, chuyển đơn, xác minh, giải quyết, ban hành quyết định đến theo dõi việc thực hiện đều trở thành dữ liệu của hệ thống và được quản lý thống nhất trên môi trường số. Sự thay đổi này có ý nghĩa rất lớn. Thay vì quản lý các tập hồ sơ độc lập, cơ quan Nhà nước quản lý một dòng dữ liệu xuyên suốt, có thể tra cứu, thống kê, phân tích và khai thác ngay khi cần thiết. Hồ sơ giấy, trong trường hợp vẫn phải lập theo quy định của pháp luật, chỉ còn đóng vai trò là một trong những hình thức thể hiện của dữ liệu chứ không còn là trung tâm của toàn bộ quy trình quản lý.

Ba là, giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử tạo cơ sở cho việc hình thành quy trình nghiệp vụ số

Một trong những rào cản lớn của chuyển đổi số trong khu vực công thời gian qua là nhiều quy trình vẫn phải thực hiện song song trên hai hệ thống: Hệ thống điện tử và hồ sơ giấy. Điều này làm gia tăng chi phí, kéo dài thời gian xử lý và chưa phát huy được đầy đủ lợi ích của công nghệ số. Việc Nghị định cho phép sử dụng dữ liệu điện tử thay thế giấy tờ, tài liệu bản giấy khi đáp ứng các điều kiện luật định đã tạo cơ sở pháp lý để từng bước hình thành quy trình nghiệp vụ số hoàn chỉnh. Theo đó, toàn bộ quá trình tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo có thể được thực hiện trên cùng một nền tảng điện tử, từ tiếp nhận thông tin, cập nhật diễn biến vụ việc, trao đổi giữa các cơ quan, theo dõi tiến độ xử lý, ban hành văn bản điện tử cho đến lưu trữ kết quả giải quyết.

Quan trọng hơn, quy trình nghiệp vụ số còn tạo điều kiện để các hệ thống thông tin có thể tự động chia sẻ dữ liệu, hỗ trợ phân tích, cảnh báo rủi ro và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành theo thời gian thực. Đây là tiền đề để chuyển từ mô hình xử lý công việc dựa trên giấy tờ sang mô hình điều hành dựa trên dữ liệu.

Bốn là, việc thay thế hồ sơ giấy không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn hồ sơ giấy.

Mặc dù tạo ra bước đột phá trong chuyển đổi số, Nghị định số 197/2026/NĐ-CP vẫn tiếp cận theo hướng thận trọng và bảo đảm an toàn pháp lý.

Theo quy định, dữ liệu điện tử chỉ được sử dụng thay thế giấy tờ, tài liệu bản giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và pháp luật không có quy định khác.

Quy định này cho thấy mục tiêu của Nghị định không phải là xóa bỏ hoàn toàn hồ sơ giấy trong mọi trường hợp mà là tạo cơ sở pháp lý để mở rộng phạm vi sử dụng dữ liệu điện tử ở những lĩnh vực, những quy trình đã đáp ứng đầy đủ điều kiện kỹ thuật và pháp lý. Đối với những tài liệu mà pháp luật chuyên ngành vẫn yêu cầu phải lập bản giấy hoặc bản gốc vật lý thì các quy định đó vẫn tiếp tục được áp dụng.

Cách tiếp cận này vừa bảo đảm tính khả thi của quá trình chuyển đổi số, vừa hạn chế rủi ro pháp lý trong giai đoạn chuyển tiếp từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản trị số.

Những yêu cầu đặt ra để dữ liệu điện tử thực sự thay thế hồ sơ giấy

Việc pháp luật công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử mới chỉ là điều kiện cần. Để dữ liệu điện tử thực sự thay thế được hồ sơ giấy trong thực tiễn, theo tác giả cần đồng thời bảo đảm một số điều kiện quan trọng.

Thứ nhất, dữ liệu phải được tạo lập ngay từ đầu trên môi trường số, bảo đảm đầy đủ, chính xác và được cập nhật kịp thời trong suốt quá trình xử lý vụ việc.

Thứ hai, hệ thống kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu về bảo mật, an toàn thông tin, lưu trữ lâu dài, truy xuất nguồn gốc và ghi nhận đầy đủ lịch sử cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu.

Thứ ba, cần tiếp tục chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn dữ liệu và cơ chế kết nối giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để bảo đảm dữ liệu có thể chia sẻ và khai thác thống nhất.

Thứ tư, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo phải được bồi dưỡng kỹ năng số, kỹ năng quản trị dữ liệu và nhận thức đầy đủ về giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử trong quá trình thực thi công vụ.

Cuối cùng, cần tiếp tục rà soát các quy định pháp luật chuyên ngành còn yêu cầu sử dụng hồ sơ giấy để từng bước sửa đổi theo hướng thống nhất với chủ trương chuyển đổi số, tránh tình trạng vừa phải xử lý trên môi trường điện tử vừa phải lập đầy đủ hồ sơ giấy như hiện nay.