(Thanh tra) - Thực hiện chỉ đạo của Đảng ủy, lãnh đạo Thanh tra Bộ Công an, Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Công an địa phương đã phát động đợt cao điểm rà soát, phân loại, chỉnh lý số hóa và cập nhập dữ liệu hồ sơ thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, xác định có hơn 1.200 hồ sơ phải tiến hành số hóa.
Trong giai đoạn phát triển mới của đất nước, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số đã trở thành một yêu cầu khách quan, mang tính chiến lược đối với toàn bộ hệ thống chính trị. Đối với lực lượng Công an nhân dân nói chung và lực lượng Thanh tra Bộ Công an nói riêng, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc thay đổi phương thức làm việc từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử, mà còn là giải pháp cốt lõi để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo điều hành và tra cứu, khai thác, sử dụng thông tin nghiệp vụ.
Số hóa hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo là nhiệm vụ cấp thiết
Thanh tra Bộ Công an là đơn vị giúp Bộ trưởng Bộ Công an quản lý nhà nước về công tác thanh tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong Công an nhân dân. Thanh tra Bộ Công an giao nhiệm vụ cho Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Công an địa phương tham mưu và thực hiện công tác thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo trên các lĩnh vực công an.
Trong quá trình thực hiện các mặt công tác, mọi tài liệu hồ sơ hình thành đều chứa đựng những thông tin pháp lý quan trọng. Việc quản lý, bảo quản và khai thác nguồn tài liệu này có ý nghĩa đặc biệt đối với việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, tổ chức và cá nhân, đồng thời phục vụ đắc lực cho công tác xây dựng lực lượng Công an nhân dân trong sạch, vững mạnh.
Tuy nhiên, các nguồn tài liệu nghiệp vụ này đã tích tụ qua nhiều thập kỷ lưu trữ đang đặt ra những thách thức rất lớn. Nhiều tập hồ sơ từ những năm 1970 đã có dấu hiệu xuống cấp, xơ mục, bay mầu mực, trong khi nhu cầu tra cứu, khai thác thông tin ngày càng đòi hỏi sự nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Chính vì vậy, việc triển khai số hóa, chuẩn hóa và xây dựng Cơ sở dữ liệu hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo là một nhiệm vụ cấp thiết, vừa có ý nghĩa lịch sử, vừa có giá trị thực tiễn lâu dài.
Công tác chuyển đổi số và hiện đại hóa lực lượng Công an nhân dân được triển khai dựa trên các văn bản chỉ đạo xuyên suốt của Đảng. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị đã xác định đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia là động lực hàng đầu để đưa đất nước bước vào kỷ nguyên phát triển mới.
Đối với ngành Công an, Đảng ủy Công an Trung ương đã ban hành Nghị quyết số 18-NQ/ĐUCA ngày 15/12/2023 về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác thanh tra trong Công an nhân dân và Đảng ủy Thanh tra Bộ Công an đã ban hành Kế hoạch số 400-KH/ĐU(X05) để thực hiện Nghị quyết số 12-NQ/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh xây dựng lực lượng Công an nhân dân thật sự trong sạch, vững mạnh, chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới. Các văn bản này đều khẳng định việc ứng dụng công nghệ số và chuẩn hóa dữ liệu nghiệp vụ là nền tảng bắt buộc đối với lực lượng Thanh tra Công an.
Tuân thủ chặt chẽ các quy định trong quá trình số hóa, lưu trữ hồ sơ
Quá trình rà soát, phân loại, số hóa và lưu trữ hồ sơ đều tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật và quy định nghiệp vụ của ngành Công an. Văn bản pháp lý cao nhất điều chỉnh công tác này là Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp gồm Thông tư số 45/2018/TT-BCA quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong Công an nhân dân; Thông tư số 08/2000/TT-BCA, Thông tư số 20/2004/TT-BCA(V24), Thông tư số 52/2021/TT-BCA và Thông tư số 55/2025/TT-BCA quy định về công tác hồ sơ thanh tra Công an nhân dân và Hướng dẫn số 3740/HD-X05-P1 quy định chi tiết quy trình kỹ thuật số hóa hồ sơ.
Thực hiện chỉ đạo của Đảng ủy - lãnh đạo Thanh tra Bộ Công an, Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Công an địa phương đã phát động đợt cao điểm rà soát, phân loại, chỉnh lý số hóa và cập nhập dữ liệu hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Kết quả xác định có hơn 1.200 hồ sơ vụ việc phải tiến hành số hóa.
Số hồ sơ này được chia thành ba giai đoạn lịch sử với những đặc điểm, tình trạng tài liệu khác nhau, cụ thể: Giai đoạn từ năm 1970 – 2012 có đặc điểm giấy cũ ố vàng, nhiều tập xơ mục, chưa có danh mục trích yếu chi tiết; Giai đoạn từ năm 2013 – 2020 có số hồ sơ tương đối đầy đủ nhưng phải thẩm định chính xác thời hạn bảo quản và kết quả giải quyết; Giai đoạn từ năm 2021 - 4/8/2026 đã được số hóa theo quy định.
Những khó khăn, bất cập cần tháo gỡ
Qua công tác phân loại, rà soát đã phát hiện một số khó khăn, bất cập như sau:
Thứ nhất là áp lực lớn về mặt thời hạn định mức công việc trong khi vừa phải xử lý, rà soát, số hóa khối lượng lớn hồ sơ nêu trên đồng thời phải thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên khác như xác minh, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo mới phát sinh.
Thứ hai là bất cập trong công tác quản lý hồ sơ lịch sử và dữ liệu đầu vào. Nhiều danh mục hồ sơ theo dõi chưa thể hiện đầy đủ, chính xác tên vụ việc, đối tượng bị tố cáo hoặc thời gian hình thành, có hồ sơ không thể hiện rõ văn bản kết luận hoặc quyết định giải quyết cuối cùng, khiến cho việc xác định thời hạn bảo quản (bảo quản vĩnh viễn hay bảo quản có thời hạn để đề xuất tiêu hủy) gặp rất nhiều khó khăn.
Thứ ba là yếu tố biến động nhân sự qua các thời kỳ. Trong giai đoạn từ năm 1970 đến nay, nhiều cán bộ phụ trách hồ sơ đã chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc được bổ nhiệm giữ các vị trí lãnh đạo khác nhau. Việc bàn giao hồ sơ qua các thời kỳ chưa thật sự chặt chẽ, thiếu sự thống nhất trong cách sắp xếp gây khó khăn trong việc chỉnh lý hồ sơ trước khi sắp xếp lại để thực hiện số hóa.
Thứ tư là sự thiếu hụt nghiêm trọng về hạ tầng và trang thiết bị kỹ thuật, như các máy scan chuyên dụng. Quá trình scan tài liệu lịch sử giai đoạn trước năm 2012 gặp rất nhiều trở ngại do chất lượng giấy đã mỏng giòn, mủn, hay bị dính ghim, kẹt giấy, làm chậm tiến độ và nguy cơ gây hỏng hóc tài liệu, thiết bị.
Thực hiện số hóa với quyết tâm chính trị cao nhất
Để tháo gỡ khó khăn, bất cập “điểm nghẽn” trên, Cấp ủy, lãnh đạo Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Công an địa phương đã quán triệt với quan điểm phát huy tối đa tính tiền phong gương mẫu của từng đảng viên. Việc thực hiện số hóa phải được tiến hành với quyết tâm chính trị cao nhất, thực hiện nghiêm túc phương châm chỉ đạo: “Rõ người - rõ việc - rõ tiến độ - rõ trách nhiệm - rõ kết quả”; trong đó giao nhiệm vụ cụ thể đến từng các bộ, chiến sĩ của Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Công an địa phương với các giải pháp cụ thể như sau:
Một là: Phát động đợt thi đua cao điểm với tinh thần “Làm hết việc, không làm hết giờ”, khuyến khích cán bộ chủ động sắp xếp công việc chuyên môn để làm thêm giờ, làm việc vào ngày thứ Bảy và Chủ nhật. Phân công các đồng chí lãnh đạo phòng trực tiếp phụ trách các Tổ công tác, vừa chỉ đạo vừa trực tiếp tham gia xử lý hồ sơ cùng cán bộ. Kết quả thực hiện chỉ tiêu số hóa hồ sơ được lấy làm thước đo trực tiếp để đánh giá, xếp loại chất lượng đảng viên và bình xét thi đua năm 2026.
Hai là: Xây dựng phương án tham mưu lãnh đạo Thanh tra Bộ phối hợp với các đơn vị liên quan công tác hồ sơ trong ngành Công an cử cán bộ hỗ trợ chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu. Việc phân công ca làm việc phải được tổ chức khoa học thành các ca Sáng, Chiều và Tối để khai thác tối đa công suất của các máy scan hiện có.
Ba là: Duy trì chế độ giao ban đôn đốc tiến độ định kỳ tại buổi họp đơn vị thứ 2 hàng tuần. Tại buổi giao ban, từng cán bộ báo cáo số lượng hồ sơ đã hoàn thành trong tuần, nêu rõ các vướng mắc phát sinh về mặt kỹ thuật hoặc quá trình chỉnh lý hồ sơ để chỉ đạo tháo gỡ kịp thời.
Bốn là: Đề xuất lãnh đạo Thanh tra Bộ Công an quan tâm trang cấp đầy đủ số lượng trang thiết bị cần thiết để đảm bảo tiến độ công tác số hóa hồ sơ theo quy định.
