(Thanh tra) - Qua thanh tra việc chấp hành pháp luật trong lĩnh vực công chứng tại Văn phòng công chứng Lan Châu, Thanh tra tỉnh Nghệ An đã chỉ ra nhiều tồn tại, hạn chế liên quan đến thu phí công chứng, công tác tài chính - kế toán và việc quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách nghiệp vụ.
Thu phí công chứng chưa đúng quy định, phát sinh nghĩa vụ tài chính phải thu hồi
Thanh tra tỉnh Nghệ An vừa ban hành kết luận thanh tra về việc chấp hành pháp luật trong lĩnh vực công chứng tại Văn phòng công chứng Lan Châu, có trụ sở tại đường Nguyễn Huệ, phường Cửa Lò. Cuộc thanh tra được thực hiện theo Kế hoạch thanh tra năm 2025, tập trung vào thời kỳ hoạt động năm 2023-2024
Theo kết luận, Văn phòng công chứng Lan Châu là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, có 3 công chứng viên, cùng đội ngũ nhân viên, kế toán, hoạt động độc lập, tự chủ tài chính. Trong giai đoạn được thanh tra, văn phòng đã thực hiện công chứng 2.472 hồ sơ, chủ yếu là các hợp đồng, giao dịch và hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký.
Thanh tra tỉnh Nghệ An đánh giá, về tổng thể, văn phòng được thành lập và tổ chức hoạt động cơ bản đúng quy định pháp luật; trụ sở làm việc khang trang, điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo; việc niêm yết thủ tục, phí, thù lao công chứng và chế độ báo cáo định kỳ được thực hiện tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đạt được, kết luận thanh tra cũng chỉ rõ nhiều tồn tại, hạn chế cần được chấn chỉnh kịp thời.
Thanh tra tỉnh Nghệ An chỉ ra, việc thu phí và thù lao công chứng tại Văn phòng công chứng Lan Châu chưa đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Qua kiểm tra hồ sơ, đoàn thanh tra phát hiện văn phòng đã thu phí công chứng vượt quy định đối với 92 hồ sơ, với tổng số tiền 6,56 triệu đồng. Ngược lại, đơn vị cũng thu thấp hơn quy định đối với 68 hồ sơ, với số tiền hơn 17,56 triệu đồng.
Theo giải trình của Văn phòng công chứng Lan Châu, nguyên nhân của việc thu vượt là do đơn vị thu gộp phí công chứng với thù lao công chứng và chi phí in ấn, sao chụp hồ sơ. Thanh tra tỉnh Nghệ An xác định đây là cách thu không đúng quy định, yêu cầu đơn vị phải rút kinh nghiệm, thực hiện tách bạch rõ ràng giữa phí công chứng và giá dịch vụ trong thời gian tới.
Trong công tác tài chính - kế toán, Thanh tra tỉnh Nghệ An phát hiện số liệu trên sổ sách kế toán của văn phòng không phù hợp với số liệu báo cáo tài chính. Việc hiểu chưa đúng về doanh thu chịu thuế và không chịu thuế đã dẫn đến việc kê khai, nộp thiếu thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, với tổng số tiền lên tới 26.277.167 đồng trong hai năm 2023 và 2024.
Nhiều sai sót nghiệp vụ, trách nhiệm thuộc về người đứng đầu và bộ phận liên quan
Trên cơ sở đó, Thanh tra tỉnh Nghệ An đã ban hành quyết định thu hồi toàn bộ số tiền thuế kê khai thiếu. Văn phòng công chứng Lan Châu đã chấp hành, nộp đầy đủ số tiền này vào tài khoản tạm giữ của Thanh tra tỉnh Nghệ An theo quy định.
Bên cạnh những vấn đề về tài chính, kết luận thanh tra của Thanh tra tỉnh Nghệ An cũng chỉ ra nhiều sai sót trong công tác nghiệp vụ công chứng và quản lý hồ sơ. Cụ thể, nhiều phiếu yêu cầu công chứng không có chữ ký, họ tên của người tiếp nhận hồ sơ; việc mở, sử dụng và khóa sổ công chứng, sổ chứng thực còn tồn tại tình trạng không đánh số trang, không ký xác nhận, đóng dấu theo quy định; một số thông tin về tài sản, thù lao trong sổ ghi chép chưa đầy đủ.
Thanh tra tỉnh Nghệ An đánh giá, đây là những sai sót mang tính kỹ thuật, chưa gây hậu quả nghiêm trọng nhưng phản ánh sự thiếu cẩn trọng trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Trách nhiệm đối với các tồn tại, hạn chế này được xác định thuộc về Trưởng Văn phòng công chứng Lan Châu, bộ phận kế toán và các cá nhân có liên quan.
Từ kết quả thanh tra, Thanh tra tỉnh Nghệ An kiến nghị Văn phòng công chứng Lan Châu tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm nghiêm túc; đồng thời chấn chỉnh toàn diện công tác thu phí, hạch toán kế toán, quản lý hồ sơ, sổ sách nghiệp vụ theo đúng quy định pháp luật.
Đối với Sở Tư pháp Nghệ An, Thanh tra tỉnh Nghệ An đề nghị tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra chuyên ngành nhằm nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.
