Thanh tra tỉnh Gia Lai vừa công bố kết luận thanh tra tại các văn phòng công chứng ngoài công lập. Ảnh: Song Việt

Thanh tra tỉnh Gia Lai vừa ban hành Thông báo số 89/TB-TTT ngày 6/8/2026 về Kết luận thanh tra số 20/KL-TTT ngày 24/7/2026 về việc chấp hành pháp luật về công chứng đối với các văn phòng công chứng ngoài công lập trên địa bàn tỉnh.

Qua thanh tra thời kỳ từ ngày 1/1/2021 đến ngày 31/12/2025, bên cạnh những kết quả đạt được, cơ quan thanh tra đã chỉ ra một số tồn tại, hạn chế, vi phạm tại Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai và Văn phòng Công chứng Tuy Phước; đồng thời kiến nghị các đơn vị liên quan chấn chỉnh, khắc phục.

Vi phạm về bảo hiểm, lời chứng và công chứng tài sản thế chấp

Theo Thanh tra tỉnh Gia Lai, các Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai, Dương Thanh Hùng, Dương Thùy Trang, Đỗ Hải, Liên Kết Gia Lai, Bình Định, Tuy Phước và Trần Minh Thiện được thành lập trên cơ sở quyết định cho phép của UBND tỉnh, hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Các văn phòng hoạt động đúng địa chỉ đăng ký; trụ sở có nơi tiếp người yêu cầu công chứng, chỗ làm việc cho công chứng viên và nhân viên; có kho lưu trữ hồ sơ, biển hiệu và thực hiện niêm yết theo quy định.

Đa số các văn phòng đã mua và báo cáo đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên. Toàn bộ công chứng viên đã tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm, bảo đảm thời gian theo quy định. Việc hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng được thực hiện đúng và đầy đủ, không có trường hợp bị từ chối hướng dẫn tập sự.

Các văn phòng cũng thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất; việc mở, theo dõi, khóa các loại sổ đúng quy định. Quy trình tiếp nhận, giải quyết và lưu trữ hồ sơ công chứng cơ bản tuân thủ Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc thu phí công chứng, chứng thực cũng cơ bản đúng quy định.

Tuy nhiên, kết quả thanh tra chỉ ra một số tồn tại, hạn chế, vi phạm tại Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai và Văn phòng Công chứng Tuy Phước.

Cụ thể, trong năm 2023, Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho 2/2 công chứng viên. Thanh tra tỉnh Gia Lai xác định hành vi này vi phạm khoản 5 Điều 33 và khoản 2 Điều 37 Luật Công chứng năm 2014.

Cũng tại Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai, khi công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, công chứng viên đã ghi lời chứng trong 20 hồ sơ không phản ánh đúng thực tế. Theo cơ quan thanh tra, nội dung này vi phạm khoản 3 Điều 24 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 3/2/2021 của Bộ Tư pháp.

Tại Văn phòng Công chứng Tuy Phước, đơn vị đã công chứng một số hợp đồng thế chấp tài sản là nhà ở trong khi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chưa ghi nhận quyền sở hữu nhà ở.

Theo Thông báo 89, việc này vi phạm điểm a khoản 1 Điều 118 Luật Nhà ở năm 2014, điểm a khoản 1 Điều 160 Luật Nhà ở năm 2023 và khoản 3, khoản 4, khoản 6 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014.

Thanh tra tỉnh Gia Lai xác định trách nhiệm đối với những tồn tại, hạn chế, khuyết điểm và vi phạm nêu trên thuộc về Trưởng Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai, Trưởng Văn phòng Công chứng Tuy Phước, công chứng viên ghi lời chứng và các cá nhân có liên quan.

Kiến nghị chấn chỉnh, khắc phục vi phạm

Căn cứ tính chất, mức độ của những tồn tại, hạn chế, khuyết điểm và vi phạm, Chánh Thanh tra tỉnh Gia Lai kiến nghị biện pháp xử lý đối với hai văn phòng công chứng và Sở Tư pháp.

Văn phòng Công chứng Lê Cảnh Lai được yêu cầu rà soát, khắc phục và chấm dứt các tồn tại, hạn chế, khuyết điểm, vi phạm đã được nêu trong kết luận thanh tra; đồng thời kiểm điểm trách nhiệm của Trưởng Văn phòng Công chứng và các cá nhân có liên quan.

Văn phòng Công chứng Tuy Phước cũng phải rà soát, khắc phục, chấm dứt các tồn tại, hạn chế, khuyết điểm, vi phạm; tổ chức kiểm điểm trách nhiệm của Trưởng Văn phòng Công chứng và các cá nhân có liên quan.

Đối với Sở Tư pháp, Chánh Thanh tra tỉnh kiến nghị tổ chức chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế, khuyết điểm, vi phạm trong hoạt động công chứng; yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng còn lại trên địa bàn nghiêm túc chấn chỉnh hoạt động nghiệp vụ, tránh để xảy ra vi phạm tương tự.

Sở Tư pháp cũng được kiến nghị tăng cường kiểm tra về tổ chức, hoạt động và hướng dẫn nghiệp vụ đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý sai phạm trong hoạt động công chứng, chứng thực.

Trước đó, ngày 28/7/2026, Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai ban hành Quyết định số 3167/QĐ-UBND, thống nhất nội dung Kết luận thanh tra số 20/KL-TTT.

Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh đề nghị 8 văn phòng công chứng thuộc phạm vi thanh tra, Sở Tư pháp và các đơn vị liên quan, theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, thực hiện kết luận thanh tra và ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh.