Việc xác minh, kết luận phải dựa trên tài liệu, chứng cứ hợp pháp. Ảnh: Lan Anh

Quy định đã có, nhưng cách hiểu vẫn chưa thống nhất

Việc sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính giai đoạn 2023 - 2025 là bước đi lớn trong tinh gọn bộ máy Nhà nước. Tuy nhiên, hệ quả tất yếu là nhiều vụ việc khiếu nại, tố cáo đang được Chủ tịch UBND cấp huyện, xã cũ giải quyết phải chuyển giao cho cơ quan mới - thường là cấp tỉnh hoặc cấp xã sau khi sáp nhập.

Theo Ban Tiếp công dân Trung ương, Điều 14 Nghị định 141/2025/NĐ-CP, “các hồ sơ, tài liệu, kết quả xác minh vụ việc đang thụ lý của cơ quan, đơn vị đã giải thể hoặc thay đổi thẩm quyền được bàn giao nguyên trạng cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền mới tiếp nhận”. Quy định này thể hiện nguyên tắc kế thừa giá trị pháp lý của hồ sơ đã được lập hợp lệ.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không ít nơi vẫn băn khoăn: Khi hồ sơ do cơ quan cũ lập nhưng chưa có kết luận cuối cùng, liệu cơ quan mới có phải tiến hành xác minh lại toàn bộ, hay chỉ cần rà soát, bổ sung phần còn thiếu?

Cách hiểu khác nhau dẫn đến việc một số vụ việc bị “làm lại từ đầu”, khiến thời gian giải quyết kéo dài, tốn nhân lực và ảnh hưởng quyền lợi công dân.

Thực tế, Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo đều khẳng định: Việc xác minh, kết luận phải dựa trên tài liệu, chứng cứ hợp pháp. Do đó, nếu biên bản, kết quả xác minh được lập đúng quy định, có chữ ký của người có thẩm quyền, thì dù cơ quan cũ đã sáp nhập hoặc giải thể, giá trị pháp lý của tài liệu đó vẫn nguyên vẹn. Việc lập lại hồ sơ chỉ cần thực hiện trong trường hợp biên bản thiếu căn cứ, có dấu hiệu sai lệch, hoặc phát sinh tình tiết mới cần xác minh bổ sung.

Giữ nguyên giá trị hồ sơ khiếu nại, tố cáo, bảo đảm tính liên tục của công vụ

Nguyên tắc “kế thừa hồ sơ hợp pháp” không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn thể hiện tinh thần liên tục và ổn định trong hoạt động hành chính. Khi cơ quan hành chính thay đổi về tổ chức, quyền và nghĩa vụ của Nhà nước vẫn không gián đoạn, nên hồ sơ đang xử lý được xem là “tài sản công vụ”, phải được bàn giao nguyên vẹn, lưu trữ, bảo quản và tiếp tục giải quyết.

Việc kế thừa hồ sơ còn giúp bảo vệ tính khách quan của kết quả xác minh. Bởi nếu vụ việc đã được điều tra, phỏng vấn, đối thoại đầy đủ, thì việc lặp lại quy trình không chỉ gây lãng phí mà còn tạo tâm lý mệt mỏi cho người dân, có thể làm mất niềm tin vào cơ quan Nhà nước.

Để triển khai thống nhất, các chuyên gia pháp lý đề xuất 3 giải pháp:

Thứ nhất, khi chuyển giao thẩm quyền, cơ quan cũ phải lập biên bản bàn giao rõ ràng, niêm phong tài liệu, có danh mục chi tiết từng hồ sơ.

Thứ hai, cơ quan mới tiếp nhận phải lập “phiếu rà soát hồ sơ” để xác định phần nào đủ điều kiện kế thừa, phần nào cần bổ sung.

Thứ ba, việc kế thừa phải được ghi nhận trong quyết định giải quyết cuối cùng, tránh tranh chấp về giá trị chứng cứ sau này.

Việc làm này không chỉ đúng với tinh thần Nghị định 141/2025/NĐ-CP mà còn phù hợp nguyên tắc hành chính cơ bản: Bảo đảm quyền lợi người dân, không để tổ chức lại bộ máy làm phát sinh thêm thủ tục cho công dân.

Sắp xếp đơn vị hành chính là yêu cầu khách quan trong tiến trình cải cách bộ máy Nhà nước, song quá trình đó phải đi kèm với sự kế thừa đầy đủ về trách nhiệm và hồ sơ công vụ. Việc khẳng định giá trị pháp lý của hồ sơ khiếu nại, tố cáo đã lập, nếu được áp dụng thống nhất, sẽ giúp bảo đảm tính liên tục trong giải quyết vụ việc và củng cố niềm tin của người dân vào sự minh bạch của nền hành chính.

Bài 4: Mâu thuẫn giữa thời hiệu khiếu nại 90 ngày và hiệu lực quyết định 30 ngày, thực chất có xung đột pháp lý?