Hành trình của một lá đơn từ tiếp nhận đến xử lý theo quy trình thống nhất. Ảnh minh họa: Lan Anh

Chính vì vậy, việc thiết lập một quy trình thống nhất để tiếp nhận, phân loại và xử lý đơn được xác định là yêu cầu nền tảng trong Nghị quyết số 116/2025/UBTVQH15.

Nghị quyết 116 không tiếp cận vấn đề theo từng khâu rời rạc, mà xây dựng một chuỗi quy trình xuyên suốt, từ thời điểm đơn được tiếp nhận đến khi được xử lý, theo dõi hoặc lưu theo quy định. Nhìn từ góc độ đó, hành trình của một lá đơn cũng chính là hành trình thể hiện trách nhiệm của các cơ quan dân cử trong công tác dân nguyện.

Các nguồn tiếp nhận đơn

Ngay ở điểm khởi đầu của hành trình, Nghị quyết 116 đã xác định rõ các nguồn tiếp nhận đơn. Theo Điều 12 Nghị quyết 116/2025/UBTVQH15, đơn được tiếp nhận qua các nguồn: Dịch vụ bưu chính; hoạt động tiếp công dân của Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng Nhân dân, đại biểu Hội đồng Nhân dân; hoạt động tiếp xúc cử tri của đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng Nhân dân; do cơ quan, tổ chức, cá Nhân có thẩm quyền chuyển đến; nguồn khác theo quy định của pháp luật.

Phó Vụ trưởng Vụ Dân nguyện và Giám sát Quốc hội Trần Hồng Cẩn chia sẻ, quy định này đặt ra yêu cầu các cơ quan của Quốc hội và Hội đồng Nhân dân phải tiếp nhận đầy đủ các đơn thư gửi đến từ những kênh hợp pháp, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để thống nhất việc tiếp nhận, tránh bỏ sót hoặc tiếp nhận không đúng nguồn việc liệt kê đầy đủ các nguồn tiếp nhận đơn là điểm rất quan trọng trong tổ chức thực hiện.

Theo ông Trần Hồng Cẩn, trong thực tế công tác dân nguyện, nếu không xác định rõ nguồn tiếp nhận, việc quản lý, tổng hợp và theo dõi đơn sẽ gặp nhiều khó khăn, nhất là khi đơn được gửi qua nhiều kênh khác nhau.

Ông Trần Hồng Cẩn, Phó Vụ trưởng Vụ Dân nguyện và Giám sát Quốc hội đang nghiên cứu đơn của công dân. Ảnh: Lan Anh

Đơn nào được xử lý?

Không phải mọi lá đơn sau khi tiếp nhận đều được đưa vào quy trình xử lý. Ngay sau khâu tiếp nhận là khâu phân loại, được Nghị quyết 116 quy định cụ thể nhằm xác định đơn đủ điều kiện xử lý và đơn không đủ điều kiện xử lý.

Theo khoản 1, Điều 13 Nghị quyết 116/2025/UBTVQH15, việc phân loại đơn căn cứ vào nội dung trình bày trong đơn, đơn đủ điều kiện xử lý, đơn không đủ điều kiện xử lý, trách nhiệm xử lý, thẩm quyền giám sát.

Nghị quyết tiếp tục quy định rõ điều kiện đối với đơn đủ điều kiện xử lý. Theo khoản 2, Điều 13, đơn đủ điều kiện xử lý là đơn dùng chữ viết là tiếng Việt, trường hợp đơn không dùng chữ viết là tiếng Việt thì phải kèm bản dịch bằng tiếng Việt; đơn được ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn; họ tên, số căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc số định danh cá Nhân hoặc số hộ chiếu, địa chỉ của người viết đơn; có chữ ký hoặc điểm chỉ của người viết đơn; đối với đơn khiếu nại, kiến nghị, phản ánh của cơ quan, tổ chức thì phải ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Đồng thời, đơn khiếu nại phải ghi rõ tên, địa chỉ của người bị khiếu nại; nội dung, lý do khiếu nại, tài liệu có liên quan đến nội dung khiếu nại và yêu cầu của người khiếu nại; đơn tố cáo ghi rõ tên, địa chỉ của người bị tố cáo; hành vi vi phạm pháp luật bị tố cáo; cách thức liên hệ với người tố cáo và thông tin khác có liên quan.

Ngược lại, khoản 3, Điều 13 quy định các trường hợp đơn không đủ điều kiện xử lý, bao gồm đơn không đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều này; đơn được gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, cá Nhân trong đó có cơ quan, tổ chức hoặc cá Nhân có thẩm quyền giải quyết; đơn có nội dung chống đối đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo; có lời lẽ thô tục, bôi nhọ, xúc phạm danh dự, uy tín của cơ quan, tổ chức, cá Nhân; đơn rách nát, chữ viết bị tẩy xóa, không rõ, không đọc được;

Ông Trần Hồng Cẩn nhấn mạnh, khâu phân loại là bước “then chốt” trong toàn bộ hành trình của một lá đơn. Ông cho rằng, nếu phân loại không đúng, đơn không đủ điều kiện vẫn được xử lý như đơn đủ điều kiện sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực, kéo dài thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả chung của công tác dân nguyện.

Đơn được chuyển cho ai xử lý?

Khi đã xác định là đơn đủ điều kiện xử lý, hành trình tiếp theo của lá đơn là được chuyển đến chủ thể có trách nhiệm xử lý theo thẩm quyền. Nghị quyết 116 dành các điều từ Điều 14 đến Điều 22 để quy định rõ trách nhiệm tiếp nhận, phân loại và xử lý đơn của từng chủ thể.

Theo khoản 1 Điều 14, cỦy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng Nhân dân, Ban của Hội đồng Nhân dân, đại biểu Hội đồng Nhân dân có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại đơn của cơ quan, tổ chức, cá Nhân gửi đến từ các nguồn quy định. Đối với cấp Quốc hội, khoản 2, Điều 14 quy định, Thường trực Ủy ban Dân nguyện và Giám sát có trách nhiệm giúp Ủy ban Thường vụ Quốc hội tổ chức tiếp nhận, phân loại đơn gửi đến Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Thường trực Hội đồng Nhân dân có trách nhiệm giúp Hội đồng Nhân dân tổ chức tiếp nhận, phân loại đơn gửi đến Hội đồng Nhân dân cùng cấp.

Ông Trần Hồng Cẩn chia sẻ, việc quy định rõ đầu mối tiếp nhận, phân loại ở cấp Quốc hội là cơ sở để bảo đảm tính thống nhất trong tổ chức thực hiện. Khi trách nhiệm được xác định rõ, việc theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình xử lý đơn cũng sẽ thuận lợi hơn.

Công chức Phòng Xử lý đơn tại Trụ sở Tiếp công dân Trung ương xử lý đơn của công dân. Ảnh minh họa: Lan Anh

Khi lá đơn được theo dõi và lưu lại

Không phải mọi lá đơn đều kết thúc hành trình bằng việc chuyển đi giải quyết. Trong nhiều trường hợp, đơn được lưu theo quy định để phục vụ quản lý, theo dõi và giám sát khi cần thiết.

Theo Điều 19 Nghị quyết 116/2025/UBTVQH15, việc lưu đơn được thực hiện trong các trường hợp: Đơn không đủ điều kiện xử lý; đơn đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét, giải quyết, trả lời mà không có căn cứ để xem xét lại; đơn đang trong quá trình theo dõi, đôn đốc việc giải quyết; và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Thời hạn lưu đơn được quy định là 1 năm.

Cũng theo ông Trần Hồng Cẩn, lưu đơn không đồng nghĩa với việc bỏ đơn. Việc lưu đơn theo đúng quy định giúp công tác quản lý đơn thư được thực hiện khoa học, có hệ thống, đồng thời tạo cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác theo dõi, tổng hợp và giám sát trong những trường hợp cần thiết.

Phó Vụ trưởng Vụ Dân nguyện và Giám sát Quốc hội nhấn mạnh, hành trình của một lá đơn theo Nghị quyết 116 cho thấy sự liên kết chặt chẽ giữa tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu đơn. Khi các khâu này được chuẩn hóa và thực hiện thống nhất, đây sẽ là nền tảng quan trọng để các cơ quan của Quốc hội và Hội đồng Nhân dân thực hiện hiệu quả chức năng giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Nghị quyết 116, với các quy định cụ thể về quy trình nghiệp vụ, đã tạo cơ sở pháp lý để mỗi lá đơn khi đến với cơ quan dân cử đều được đặt đúng vị trí trong một chuỗi xử lý rõ ràng, minh bạch và có trách nhiệm.

Bài 3: Giám sát theo hành trình, theo kết quả - cách tiếp cận mới trong công tác dân nguyện