Thanh tra tỉnh Bắc Ninh phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh khai thác hồ sơ phục vụ công tác giải quyết tố cáo. Ảnh: Thanh tra tỉnh

Trước yêu cầu đó, Thanh tra tỉnh Bắc Ninh đã chủ động tăng cường phối hợp với các xã, phường, cơ quan chuyên môn và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, từng bước tháo gỡ khó khăn, bảo đảm công tác giải quyết đơn thư của công dân đúng pháp luật, kịp thời, hiệu quả.

Hồ sơ lưu trữ - căn cứ pháp lý quan trọng trong công tác thanh tra

Trong hoạt động của ngành Thanh tra, hồ sơ lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, là cơ sở pháp lý để xem xét, đánh giá toàn diện các vụ việc khiếu nại, tố cáo, nhất là những vụ việc phức tạp, kéo dài qua nhiều giai đoạn quản lý. Sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, toàn bộ hồ sơ của các đơn vị trước sáp nhập được bàn giao, lưu trữ tập trung tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

Việc lưu trữ tập trung góp phần bảo đảm tính thống nhất, an toàn và lâu dài của tài liệu. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu triển khai, do khối lượng hồ sơ rất lớn, được hình thành qua nhiều thời kỳ, thuộc nhiều cơ quan khác nhau, nên công tác phân loại, lập danh mục, tra cứu, khai thác phục vụ yêu cầu chuyên môn của ngành Thanh tra gặp không ít khó khăn.

Nhiều hồ sơ liên quan đến cùng một vụ việc nhưng phân tán ở các đơn vị cũ, gắn với các mốc thời gian quản lý khác nhau; cách thức lập, ghi chép, ký hiệu hồ sơ không đồng nhất. Trong khi đó, nhu cầu khai thác hồ sơ của Thanh tra tỉnh ngày càng tăng, do số lượng đơn thư khiếu nại, tố cáo phát sinh nhiều, nội dung phức tạp, đòi hỏi phải có đầy đủ căn cứ pháp lý để giải quyết dứt điểm.

Trước những yêu cầu đặt ra, Thanh tra tỉnh Bắc Ninh đã xác định rõ việc tăng cường phối hợp trong khai thác hồ sơ lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính then chốt đối với chất lượng giải quyết khiếu nại, tố cáo. Trên cơ sở đó, Thanh tra tỉnh đã chủ động làm việc với UBND các xã, phường, các cơ quan chuyên môn liên quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để thống nhất phương thức phối hợp, rà soát thông tin và phục vụ khai thác hồ sơ.

Cán bộ Thanh tra tỉnh được phân công trực tiếp phối hợp với cán bộ lưu trữ trong việc đối chiếu danh mục, xác định nguồn hồ sơ, phạm vi thời gian và nội dung tài liệu cần khai thác. Đối với những vụ việc phức tạp, liên quan đến nhiều giai đoạn quản lý, việc tra cứu không chỉ dừng ở một kho hồ sơ mà cần sự phối hợp chặt chẽ giữa Thanh tra tỉnh, Trung tâm Lưu trữ và chính quyền cơ sở - nơi nắm rõ bối cảnh hình thành hồ sơ trước khi sáp nhập.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tích cực phối hợp, bố trí cán bộ chuyên môn hướng dẫn nghiệp vụ, hỗ trợ tra cứu, tạo điều kiện thuận lợi để Thanh tra tỉnh khai thác hồ sơ đúng quy định. Các xã, phường cũng chủ động cung cấp thông tin ban đầu, xác định mốc thời gian, đơn vị quản lý và các yếu tố liên quan, giúp rút ngắn đáng kể thời gian tìm kiếm hồ sơ gốc.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh số 1. Ảnh: Thanh tra tỉnh

Hiệu quả rõ nét trong giải quyết đơn thư của công dân

Nhờ sự phối hợp đồng bộ, trách nhiệm và linh hoạt giữa các đơn vị, công tác khai thác hồ sơ lưu trữ phục vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo tại Thanh tra tỉnh Bắc Ninh đã đạt nhiều kết quả tích cực. Từ ngày 1/7/2025 đến nay, nhiều hồ sơ khó, hồ sơ tồn đọng kéo dài đã được tra cứu, cung cấp kịp thời, giúp Thanh tra tỉnh có đầy đủ căn cứ pháp lý để xem xét, kết luận vụ việc một cách khách quan, toàn diện.

Chất lượng giải quyết đơn thư được nâng lên rõ rệt; nhiều vụ việc được xử lý đúng thời hạn, đúng quy định, tạo sự đồng thuận của công dân, góp phần hạn chế tình trạng khiếu kiện đông người, vượt cấp. Công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư ngày càng đi vào nền nếp, thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm của ngành Thanh tra trong bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người dân và giữ vững kỷ cương pháp luật.

Thông qua thực tiễn phối hợp, đội ngũ cán bộ Thanh tra tỉnh cũng tích lũy thêm kinh nghiệm trong công tác lưu trữ, nắm vững hơn quy trình xác định, khai thác hồ sơ tại kho lưu trữ tập trung - yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động chuyên môn trong bối cảnh mới.

Trong thời gian tới, cùng với việc đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số của tỉnh, Thanh tra tỉnh Bắc Ninh xác định tiếp tục tăng cường phối hợp với Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các địa phương trong quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ. Trọng tâm là từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu, số hóa tài liệu, nâng cao tính khoa học, minh bạch và hiệu quả của công tác khai thác hồ sơ phục vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Có thể khẳng định, mặc dù còn nhiều khó khăn khách quan trong giai đoạn sắp xếp đơn vị hành chính, song với tinh thần chủ động, trách nhiệm và sự phối hợp chặt chẽ giữa Thanh tra tỉnh Bắc Ninh và các cơ quan, đơn vị liên quan, công tác khai thác hồ sơ lưu trữ đã đạt những kết quả tích cực, góp phần quan trọng nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động thanh tra, hướng tới xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, vì Nhân dân phục vụ.