Ảnh minh họa: IT

Theo kết luận thanh tra của Thanh tra TP Hà Nội ký ban hành ngày 27/2/2026, việc thanh tra được thực hiện theo Quyết định số 6123/QĐ-TTTP-NC ngày 13/10/2025 của Chánh Thanh tra TP, đối với công tác quản lý nhà nước của Sở Tư pháp trong lĩnh vực cấp phép, quản lý sau cấp phép đối với các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời thanh tra hoạt động của 17 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, trong đó có Văn phòng công chứng Phạm Thiện.

Văn phòng công chứng Phạm Thiện được thành lập năm 2012 (tên ban đầu là Văn phòng công chứng Bắc Thăng Long), có trụ sở tại số 1 Khúc Thừa Dụ, phường Cầu Giấy, Hà Nội, hoạt động theo mô hình công ty hợp danh do ông Phạm Văn Thiện làm Trưởng văn phòng.

Qua thanh tra cho thấy, văn phòng hoạt động đúng địa chỉ đăng ký; cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động công chứng. Trụ sở được bố trí hợp lý với khu vực tiếp nhận hồ sơ, phòng làm việc của công chứng viên và kho lưu trữ hồ sơ riêng.

Văn phòng cũng thực hiện niêm yết nội quy, thủ tục công chứng, thời gian giải quyết, biểu phí và thù lao công chứng theo quy định; hồ sơ công chứng, chứng thực được lưu trữ tương đối khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu.

Ngoài ra, văn phòng đã kết nối hệ thống quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng giao dịch đã công chứng (UCHI) và cập nhật thông tin các hợp đồng, giao dịch lên hệ thống đúng quy định.

Bên cạnh các kết quả đạt được, kết luận thanh tra cũng chỉ ra nhiều tồn tại, hạn chế trong hoạt động của Văn phòng công chứng Phạm Thiện.

Đáng chú ý, văn phòng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên trong giai đoạn từ ngày 1/1/2020 đến 10/5/2021, vi phạm quy định của Luật Công chứng năm 2014. Sau đó, trong giai đoạn từ 11/5/2021 đến 11/5/2022, văn phòng có mua bảo hiểm nhưng mức phí không đảm bảo mức tối thiểu theo quy định của pháp luật.

Thanh tra TP Hà Nội cũng phát hiện việc tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng của một số công chứng viên chưa đầy đủ. Cụ thể, năm 2020 và 2023, một số công chứng viên tham gia bồi dưỡng chưa đủ thời gian theo quy định; thậm chí có trường hợp không tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ bắt buộc.

Trong hoạt động nghiệp vụ, một số hồ sơ công chứng và chứng thực còn sai sót như lập sổ chứng thực bản sao từ bản chính năm 2024 chưa đúng mẫu theo quy định; một số hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch sửa lỗi kỹ thuật chưa đúng quy định; có hồ sơ chưa lưu đầy đủ thành phần tài liệu theo quy định; một số bản dịch công chứng thiếu chữ ký của công chứng viên hoặc người dịch trên từng trang, hoặc không đánh số trang.

Đối với hoạt động chứng thực chữ ký, Thanh tra TP Hà Nội phát hiện một số hồ sơ ghi lời chứng chưa đúng mẫu, có trường hợp chứng thực ngoài trụ sở nhưng hồ sơ không nêu rõ lý do. Đặc biệt, có một hồ sơ chứng thực chữ ký tại giấy ủy quyền có nội dung giao dịch, không đúng quy định của pháp luật về chứng thực.

Tuy nhiên, theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính, nhiều hành vi vi phạm đã hết thời hiệu xử phạt hành chính.

Từ kết quả thanh tra, Thanh tra TP Hà Nội yêu cầu Văn phòng công chứng Phạm Thiện nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm và khắc phục các tồn tại, hạn chế đã được chỉ ra; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện kết luận thanh tra trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được kết luận.

Đối với Sở Tư pháp Hà Nội, Thanh tra TP đề nghị tổ chức chấn chỉnh đối với các sai phạm trong hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng Phạm Thiện, đồng thời rút kinh nghiệm chung đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

Cơ quan Thanh tra TP Hà Nội cũng yêu cầu tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các tổ chức hành nghề công chứng, nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng, chứng thực.