Bộ thủ tục ban hành kèm theo gồm thủ tục TCD cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã: Thủ tục hành chính TCD tại cấp tỉnh do UBND cấp tỉnh; thanh tra tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực hiện. TTHC TCD tại cấp huyện do UBND cấp huyện thực hiện, thanh tra huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện. TTHC TCD tại cấp xã do UBND cấp xã thực hiện. Từng TTHC đều được nêu rõ nội dung cụ thể về trình tự thực hiện; cách thức thực hiện; thành phần, số lượng hồ sơ, mẫu đơn, mẫu tờ khai…

Người TCD đón tiếp, yêu cầu công dân nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tuỳ thân; trường hợp được ủy quyền thì yêu cầu xuất trình giấy ủy quyền.  Nghe, ghi chép nội dung khiếu nại (KN), tố cáo (TC), kiến nghị, phản ánh, tiếp nhận thông tin, tài liệu. Khi người KN,TC kiến nghị, phản ánh có đơn trình bày nội dung rõ ràng, đầy đủ thì người TCD cần xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân để xử lý cho phù hợp.

Nếu nội dung đơn KN,TC, kiến nghị, phản ánh không rõ ràng, chưa đầy đủ thì người TCD đề nghị công dân viết lại đơn hoặc viết bổ sung vào đơn những nội dung chưa rõ, còn thiếu. Trường hợp không có đơn KN, TC, kiến nghị, phản ánh thì người TCD hướng dẫn công dân viết đơn theo quy định của pháp luật.

Nếu công dân trình bày trực tiếp thì người TCD ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung KN,TC kiến nghị, phản ánh do công dân trình bày; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị công dân ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

Trường hợp nhiều người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người TCD hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; người TCD ghi lại nội dung bằng văn bản. Trường hợp đơn có nhiều nội dung khác nhau thì người TCD hướng dẫn công dân tách riêng từng nội dung để gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

Người TCD tiếp nhận các thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh do công dân cung cấp (nếu có) và phải viết, giao giấy biên nhận các tài liệu đã tiếp nhận cho công dân.

Việc phân loại, xử lý KN,TC đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền thụ lý, giải quyết trong quá trình TCD được thực hiện như sau:

Trường hợp KN,TC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và đủ điều kiện thụ lý thì người TCD tiếp nhận thông tin, tài liệu, chứng cứ kèm theo, đồng thời báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị thụ lý.

Trường hợp KN,TC không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì hướng dẫn người KN,TC đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.  Nếu KN,TC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp dưới mà chưa được giải quyết thì xử lý như sau:

Trong trường hợp KN thuộc thẩm quyền của cấp dưới nhưng quá thời gian quy định mà chưa được giải quyết thì người TCD phải báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, quyết định.

Trường hợp KN lần đầu đã hết thời hạn nhưng chưa được giải quyết thì người TCD báo cáo thủ trưởng cơ quan, tố chức, đơn vị để xem xét, giải quyết theo quy định của Luật KN.

Trường hợp TC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tố chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp nhưng quá thời gian quy định mà chưa được giải quyết thì nguời TCD báo cáo thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị để ra văn bản yêu cầu cấp dưới giải quyết.

Trường hợp KN,TC đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật thì người TCD giải thích, hướng dẫn để người đến KN,TC chấp hành nghiêm chỉnh quyết định giải quyết KN, quyết định xử lý hành vi vi phạm bị TC và yêu cầu công dân chấm dứt việc KN,TC.

Trường hợp nhận được đơn KN,TC không do người KN, người TC trực tiếp chuyển đến thì thực hiện việc phân loại và xử lý theo quy định của pháp luật về KN,TC.

Việc phân loại, chuyển nội dung kiến nghị, phản ánh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền thụ lý, giải quyết trong quá trình TCD được thực hiện như sau: Trường hợp kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì người TCD báo cáo người có thẩm quyền để nghiên cứu, xem xét, giải quyết hoặc phân công bộ phận nghiên cứu, xem xét, giải quyết. Trường hợp kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì người TCD chuyển đơn hoặc chuyển bản ghi lại nội dung trình bày của người kiến nghị, phản ánh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền để nghiên cứu, tiếp thu, xem xét, giải quyết.            

Ngọc Diệp