Chỉ thị yêu cầu các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh tập trung chỉ đạo, tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Công văn số 414/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ và Công văn số 718/BCĐ-CAT của Ban Chỉ đạo công tác bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh Bình Thuận. Trong đó, nhấn mạnh trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc đảm bảo an toàn tài liệu, hồ sơ và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý trong suốt quá trình sắp xếp, từ trước khi chuyển giao đến sau khi hoàn tất tổ chức bộ máy.

Tỉnh Bình Thuận nghiêm cấm hành vi chiếm giữ, tiêu hủy, làm hư hỏng tài liệu trong quá trình tổ chức bộ máy. Ảnh minh họa

Văn bản này nghiêm cấm hành vi chiếm giữ, tiêu hủy, chuyển giao trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu. Việc quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư số, cũng như bảo vệ bí mật nhà nước và thông tin, dữ liệu trong quá trình bàn giao, bảo quản, sử dụng tài liệu phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật.

Đặc biệt, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thực hiện việc đóng phông lưu trữ kể từ thời điểm có quyết định hợp nhất hoặc chấm dứt hoạt động, đồng thời ngừng ban hành văn bản hành chính kể từ thời điểm quyết định có hiệu lực. Toàn bộ tài liệu, hồ sơ đã hoàn thành và chưa hoàn thành phải được thống kê, đóng gói, lập danh mục rõ ràng và nộp về Lưu trữ cơ quan, trong đó tài liệu chưa hoàn thành cần đóng gói riêng biệt, có ghi chú cụ thể.

Chỉ thị cũng giao nhiệm vụ cụ thể cho UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo Phòng Nội vụ và UBND cấp xã bố trí nơi lưu trữ, bảo quản tập trung tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đảm bảo an toàn tuyệt đối trong suốt quá trình chuyển giao.

Về phía Sở Nội vụ, đơn vị này được giao nhiệm vụ ban hành kế hoạch triển khai thực hiện chỉ thị; tham mưu các văn bản hướng dẫn và tổ chức lại lưu trữ lịch sử tỉnh trong đề án sắp xếp tổ chức hành chính. Sở cũng cần chủ động tiếp nhận tài liệu, tổ chức các hoạt động nghiệp vụ và phối hợp với các sở, ngành liên quan trong công tác thu thập, bàn giao và bảo quản hồ sơ lưu trữ. Đồng thời, Sở phải chủ trì xây dựng đề án, dự án xử lý tài liệu sau sắp xếp tổ chức và định danh tài liệu, mã hồ sơ, ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới.