Trụ sở Thanh tra tỉnh Hưng Yên. Ảnh: PV

Kịp thời phát hiện những thiếu sót

Qua thanh tra, Thanh tra tỉnh ghi nhận cả hai văn phòng công chứng cơ bản đã thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động. Hệ thống cơ sở vật chất được đầu tư tương đối đầy đủ; đội ngũ công chứng viên đáp ứng điều kiện hành nghề; việc quản lý hồ sơ, lưu trữ, thực hiện chế độ báo cáo, ký kết hợp đồng lao động, tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đều được thực hiện theo quy định. Các quy chế nội bộ, quy chế chi tiêu, phân công nhiệm vụ và công tác quản lý nhân sự cơ bản được xây dựng, triển khai bài bản, tạo nền tảng cho hoạt động ổn định của các tổ chức hành nghề công chứng.

Tuy nhiên, trong các cuộc thanh tra, Thanh tra tỉnh Hưng Yên đã kịp thời phát hiện những thiếu sót, tuy không lớn nhưng nếu không được chấn chỉnh sẽ ảnh hưởng đến tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và uy tín của tổ chức hành nghề công chứng.

Đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Bích Điền, đoàn thanh tra xác định đơn vị chưa thực hiện việc đăng báo nội dung đăng ký hoạt động trong ba số báo liên tiếp sau khi được cấp lại giấy đăng ký hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP. Đây là thiếu sót trong việc công khai thông tin hoạt động, ảnh hưởng đến yêu cầu minh bạch đối với tổ chức hành nghề công chứng.

Đối với Văn phòng công chứng Văn Lâm, Thanh tra tỉnh phát hiện nội quy niêm yết tại trụ sở về thời gian làm việc chưa phù hợp với quy định về giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước theo thông báo của UBND tỉnh Hưng Yên, chưa bảo đảm đúng quy định của Luật Công chứng năm 2024. Dù đây chỉ là sai sót về hình thức quản lý, nhưng đã được Thanh tra tỉnh chỉ rõ để kịp thời điều chỉnh, tránh phát sinh những vướng mắc trong quá trình phục vụ người dân.

Điểm nổi bật trong hai cuộc thanh tra là cách tiếp cận vừa nghiêm minh, vừa mang tính hướng dẫn của Thanh tra tỉnh Hưng Yên. Thay vì chỉ tập trung xử lý vi phạm, các kết luận thanh tra đã phân tích rõ nguyên nhân, căn cứ pháp lý của từng tồn tại, từ đó yêu cầu các đơn vị tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm, khẩn trương khắc phục các thiếu sót và thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật trong hoạt động công chứng.

Ông Đỗ Văn Tuấn (bìa trái), Phó Chánh Thanh tra tỉnh Hưng Yên tại buổi làm việc với Tổ công tác Thanh tra Chính phủ ngày 14/5/2026. Ảnh: PV

Yêu cầu rà soát toàn diện quy trình hoạt động

Thanh tra tỉnh cũng kiến nghị các văn phòng công chứng tiếp tục rà soát toàn diện quy trình hoạt động, tăng cường công tác tự kiểm tra, cập nhật kịp thời các quy định mới của Luật Công chứng năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành; đồng thời nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm phòng ngừa vi phạm ngay từ sớm.

Không dừng lại ở việc chỉ ra các thiếu sót của từng đơn vị, hai kết luận thanh tra còn thể hiện rõ vai trò của Thanh tra tỉnh trong việc phòng ngừa vi phạm trên phạm vi toàn ngành. Thông qua việc phân tích những hạn chế cụ thể, các kết luận trở thành tài liệu tham khảo quan trọng để các tổ chức hành nghề công chứng khác trên địa bàn tỉnh tự rà soát, đối chiếu, hoàn thiện quy trình hoạt động, qua đó hạn chế nguy cơ xảy ra sai phạm tương tự.

Đáng chú ý, Thanh tra tỉnh Hưng Yên đã giao các phòng nghiệp vụ theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kết luận thanh tra, yêu cầu các đơn vị nghiêm túc báo cáo kết quả khắc phục trong thời hạn quy định. Cơ chế theo dõi sau thanh tra thể hiện quyết tâm đưa các kết luận thanh tra đi vào thực tiễn, bảo đảm mọi kiến nghị đều được thực hiện đầy đủ, không để tình trạng kết luận thanh tra chỉ dừng lại trên giấy.

Thông qua việc đánh giá khách quan, chỉ rõ tồn tại, kiến nghị khắc phục và theo dõi việc thực hiện sau thanh tra, Thanh tra tỉnh Hưng Yên tiếp tục khẳng định vai trò là lực lượng nòng cốt trong bảo đảm kỷ cương pháp luật, góp phần xây dựng môi trường hành nghề công chứng minh bạch, chuyên nghiệp, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trong lĩnh vực tư pháp trên địa bàn tỉnh.