(Thanh tra) - Qua thanh tra 5 tổ chức hành nghề công chứng, Thanh tra thành phố Đồng Nai chỉ ra nhiều hạn chế trong việc lập, quản lý sổ và thực hiện nghiệp vụ công chứng, chứng thực. Trong đó, 3 văn phòng công chứng đã bị xử phạt vi phạm hành chính với tổng số tiền 31 triệu đồng.
Theo Kết luận thanh tra số 36/KL-TT ngày 20/10/2026 của Thanh tra thành phố Đồng Nai về việc chấp hành quy định pháp luật trong lĩnh vực công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, đoàn đã tiến hành thanh tra tại 5 văn phòng công chứng gồm: Nguyễn Lê Lan, Ngọc Huy, Bình Đa, Nguyễn Văn Đăng và Hố Nai.
Kết quả thanh tra cho thấy, 5/5 văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Các văn phòng đều đảm bảo điều kiện về tổ chức và hoạt động, có trụ sở, nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động, nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Tuy nhiên, đoàn thanh tra ghi nhận một số nội dung chưa đúng quy định. Cụ thể, 3/5 văn phòng công chứng gồm Văn phòng Công chứng Nguyễn Lê Lan, Văn phòng Công chứng Bình Đa và Văn phòng Công chứng Ngọc Huy, nội dung điều lệ chưa đảm bảo quy định.
Đối với việc lập các loại sổ sách, 3/5 văn phòng có sai sót trong việc lập, sử dụng, quản lý các loại sổ sách.
Cụ thể, năm 2024, Văn phòng Công chứng Nguyễn Lê Lan không cung cấp được sổ theo dõi sử dụng lao động. Qua làm việc, đơn vị giải trình sổ đã được lập nhưng bị thất lạc, chưa đảm bảo trách nhiệm quản lý, sử dụng và xuất trình sổ theo quy định.
Năm 2025, sổ công chứng bản dịch/sổ chứng thực chữ ký người dịch không đúng quy định của pháp luật.
Tại Văn phòng Công chứng Bình Đa, năm 2024, sổ công chứng hợp đồng giao dịch chưa ghi đầy đủ thông tin, chưa thực hiện khóa sổ và thống kê vụ việc công chứng đã thực hiện trong năm, chưa thực hiện xác nhận ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu vào sổ theo quy định.
Sổ chứng thực bản sao từ bản chính chưa thực hiện khóa sổ; sổ chứng thực người dịch/chứng thực điểm chỉ nhưng chưa thực hiện khóa sổ và thống kê số vụ việc chứng thực đã thực hiện trong năm.
Đối với Văn phòng Công chứng Hố Nai, năm 2024, sổ công chứng hợp đồng giao dịch chưa ghi đầy đủ thông tin; sổ chứng thực bản sao từ bản chính chưa đúng mẫu (thiếu cột số bản sao được chứng thực); sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ chưa ghi đầy đủ thông tin, tổng số giao dịch khi khóa sổ là 1664, nhưng số chốt sổ của văn phòng là 1667.
Năm 2025, Văn phòng Công chứng Hố Nai lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng, chứng thực không đúng quy định; ghi trùng số vào sổ công chứng đối với 34 giao dịch chưa đúng hướng dẫn ghi tại mẫu. Đơn vị lập, quản lý, sử dụng sổ chứng thực không đúng quy định; ghi trùng số vào sổ chứng thực chữ ký đối với 7 số chứng thực chưa đúng quy định.
Qua kiểm tra ngẫu nhiên 2.150 hồ sơ công chứng và chứng thực trong thời kỳ thanh tra, đoàn thanh tra nhận thấy đa số các hồ sơ được công chứng, chứng thực cơ bản thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế.
Tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Lê Lan, đoàn thanh tra xác định, một số trường hợp, việc đóng dấu giáp lai (hợp đồng đóng dấu giáp lai quá 5 tờ) chưa đúng quy định. Hồ sơ số 4465/2025/CCGD ngày 26/8/2025 hợp đồng thế chấp, văn bản công chứng có trang số 14 được đánh số 2 lần, dẫn đến việc đánh số thứ tự các trang không liên tục.
Tại Văn phòng Công chứng Bình Đa, 4 hồ sơ được chọn kiểm tra, sổ yêu cầu công chứng và văn bản thỏa thuận phân chia di sản thể hiện ngày yêu cầu công chứng và ngày công chứng trong cùng một ngày; trong khi hồ sơ có văn bản xác nhận kết thúc niêm yết thể hiện việc niêm yết đã được thực hiện đủ 15 ngày.
Việc thể hiện thời điểm tiếp nhận yêu cầu công chứng, thời gian niêm yết và thời điểm công chứng trong hồ sơ chưa đảm bảo tính thống nhất về trình tự, thời gian thực hiện thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản theo Điều 59 Luật Công chứng năm 2024 và Điều 44 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP.
Đối với Văn phòng Công chứng Hố Nai, các hồ sơ công chứng hợp đồng số 253, số 262 ngày 14/1/2025; số 286 ngày 15/1/2025 và số 300 ngày 16/1/2025, hồ sơ công chứng chưa có tài liệu, thông tin thể hiện việc công chứng viên thực hiện tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với tài sản và các bên tham gia giao dịch.
Riêng Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Đăng, việc không chấp thuận, không bố trí thời gian và điều kiện để ông Tr.Đ.T. tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng ngày 15/11/2025 và 16/11/2025, mặc dù ông T. có đề xuất tham gia, là không đảm bảo thực hiện trách nhiệm tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm theo quy định.
Từ kết quả thanh tra, Thanh tra thành phố Đồng Nai kiến nghị các Văn phòng Công chứng: Nguyễn Lê Lan, Bình Đa, Hố Nai, Nguyễn Văn Đăng, Ngọc Huy tổ chức kiểm điểm rút kinh nghiệm, nâng cao trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị; chấm dứt và chấn chỉnh, khắc phục ngay các tồn tại, hạn chế; chấp hành nghiêm các quy định của Luật Công chứng và các quy định pháp luật có liên quan trong hoạt động hành nghề công chứng.
Liên quan đến hành vi vi phạm của Văn phòng Công chứng Bình Đa, Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Đăng và Văn phòng Công chứng Hố Nai, đoàn thanh tra đã lập các biên bản vi phạm hành chính, ban hành các văn bản chuyển hồ sơ xử phạt đến Sở Tư pháp theo quy định. Sở Tư pháp đã ban hành các quyết định xử phạt với tổng số tiền 31 triệu đồng.
