Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận 3 có nhiều thiếu sót, vi phạm trong giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: Thu Huyền

Chánh Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Kết luận thanh tra số 425/KL-TTTP-P5, thanh tra trách nhiệm việc thực hiện pháp luật về thanh tra, tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo; việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trên địa bàn Quận 3.

Tại Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận 3, kết luận thanh tra đã chỉ ra những hạn chế, thiếu sót, vi phạm trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho người dân trong lĩnh vực đất đai.

Cụ thể, thành phần hồ sơ không đảm bảo theo quy định, có 17/72 hồ sơ phát sinh thêm thành phần hồ sơ (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cam kết tài sản duy nhất, cam kết sở hữu nhiều tài sản, giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, căn cước công dân, biên bản giải quyết phản ánh của chủ sử dụng...); 72/72 hồ sơ không điền đầy đủ thông tin theo Mẫu 04/ĐK (không ghi thông tin mục đích sử dụng đất, thời điểm sử dụng đất, giấy tờ nộp kèm..); 1 hồ sơ sử dụng Mẫu 09/ĐK (đăng ký biến động) đối với 1 hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu là thực hiện không đúng quy định tại Điều 8, khoản 1 Điều 11 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính.

Đối với biểu mẫu thực hiện, 100% phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ giải quyết đối với hồ sơ trả, phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết (đối với trường hợp quá hạn thời gian giải quyết hồ sơ), sổ theo dõi là thực hiện không đúng quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Ngoài ra, chưa xây dựng bộ hồ sơ mẫu để thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cấp giấy chứng nhận cho người dân và doanh nghiệp theo quy định của khoản 2 Điều 5 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2023 của Văn phòng Chính phủ.

Về thời hạn giải quyết, tỷ lệ hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đúng hạn trên tổng số hồ sơ tiếp nhận tại Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận 3 chiếm tỷ lệ rất thấp (2.483/10.118 hồ sơ, tỷ lệ 24,5%); tỷ lệ hồ sơ giải quyết quá hạn trên hồ sơ giải quyết chiếm tỷ lệ cao (5.742/8.856 hồ sơ, chiếm 64,84%); tỷ lệ hồ sơ từ chối giải quyết trên tổng số hồ sơ tiếp nhận chiếm tỷ lệ cao (928/10.118 hồ sơ, tỷ lệ 9,17%).

Tỷ lệ hồ sơ giải quyết trễ hạn tồn đọng kéo dài qua nhiều năm, chuyển sang năm sau chiếm tỷ lệ tương đối cao (208 hồ sơ, chiếm 2,05%); hồ sơ quá hạn chưa giải quyết vận động người dân rút đơn, không tiếp tục thực hiện là 126 hồ sơ (tỷ lệ 1,24%).

Chánh Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh kiến nghị làm rõ trách nhiệm đối với tập thể, cá nhân liên quan đến thiếu sót, sai phạm. Ảnh: Thu Huyền

Theo kết luận thanh tra, 97% hồ sơ trễ hạn không thực hiện thư xin lỗi gửi cho người dân; thư xin lỗi có thời gian thực hiện trễ hơn so với quy định; thư xin lỗi không thể hiện ngày ban hành; các hồ sơ có thư xin lỗi đều không đầy đủ thông tin, về lý do trễ hạn không chính xác, không đầy đủ, rõ ràng, không xác định rõ nguyên nhân trễ hạn thuộc trách nhiệm của cá nhân/tổ chức nào theo quy định tại khoản 9 Điều 19 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ và khoản 2 Điều 5 Quyết định số 5157/QĐ-UBND ngày 30/9/2016 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh.

Bên cạnh đó, 68/68 hồ sơ giải quyết quá thời hạn so với quy trình (tỷ lệ 100%) là không thực hiện đúng theo Quyết định số 4114/QĐ-UBND ngày 30/9/2019 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của chi nhánh VPĐKĐĐ quận, huyện.

Kết luận của Chánh Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh đã nêu rõ, việc Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận 3 kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính, yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật là thực hiện không đúng khoản 1 Điều 5 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Cũng theo kết luận thanh tra, việc phối hợp giữa các đơn vị thiếu chặt chẽ, phần lớn hồ sơ khi chuyển giao các đơn vị không mở sổ theo dõi, không có bảng kê tài liệu giao nhận. Các văn bản trao đổi không quy định thời hạn trả lời nên phần lớn các đơn vị thông tin chậm trễ, không có văn bản kịp thời đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, vi phạm nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông, thực hiện không đúng quy định tại Điều 9, Điều 11, Điều 12 Quyết định số 36/2017/QĐ-UBND ngày 17/8/2017 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và khoản 6 Điều 1 Quyết định số 08/2021/QĐ-UBND ngày 29/4/2021 của UBND thành phố.

Chánh Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh kiến nghị Chủ tịch UBND thành phố giao Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường chủ trì tổ chức kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm đối với tập thể, cá nhân của Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận 3 thuộc thẩm quyền của Sở có liên quan đến những thiếu sót, sai phạm được nêu tại phần kết luận thanh tra, đặc biệt là trách nhiệm của người đứng đầu Chi nhánh đối với hồ sơ giải quyết quá hạn, hồ sơ quá hạn chưa giải quyết thủ tục hành chính cho người dân trên địa bàn Quận 3.