(Thanh tra) - Nghị định mới hướng dẫn thi hành Luật Công chứng quy định rõ lộ trình chuyển đổi, giải thể phòng công chứng, đồng thời tái cấu trúc toàn diện hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, từ mô hình tổ chức đến cơ chế vận hành.
Từ ngày 1/7, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng chính thức có hiệu lực, mở đường cho quá trình tái cấu trúc toàn diện tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước. Nghị định quy định rõ lộ trình chuyển đổi, giải thể phòng công chứng công lập, đồng thời đặt nền tảng pháp lý cho việc sắp xếp, tổ chức lại văn phòng công chứng theo hướng minh bạch, chuyên nghiệp, phù hợp với cơ chế thị trường.
Theo Nghị định, phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập, sẽ được chuyển đổi thành văn phòng công chứng hoặc bị giải thể tùy theo điều kiện cụ thể. Việc chuyển đổi được đặt dưới sự chủ trì của Sở Tư pháp, phối hợp với các sở, ngành và hội công chứng viên tại địa phương để xây dựng đề án chuyển đổi cụ thể.
Chuyển đổi: Ưu tiên công chứng viên, dự phòng đấu giá
Quyền nhận chuyển đổi phòng công chứng có thể được chuyển giao cho chính các công chứng viên đang là viên chức của phòng đó, với giá được xác định là số tiền nộp ngân sách và nộp thuế trung bình trong 3 năm gần nhất.
Trường hợp không có công chứng viên đủ điều kiện hoặc không nhận chuyển đổi, quyền này sẽ được đưa ra đấu giá công khai. Tuy nhiên, giá trị đấu giá không bao gồm giá trị trụ sở, trang thiết bị và tài sản khác thuộc sở hữu Nhà nước.
Văn phòng công chứng thành lập từ việc chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ trong hoạt động công chứng và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ công chứng của phòng công chứng cũ.
Nghị định đặt ra lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các phòng công chứng dựa trên mức độ tự chủ tài chính: Đối với phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư: chậm nhất là ngày 31/12/2026; đối với phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên: chậm nhất là ngày 31/12/2027; đối với phòng công chứng không thuộc 2 trường hợp trên: chậm nhất là ngày 31/12/2028.
Phòng công chứng không chuyển đổi được sẽ bị giải thể. Việc chuyển đổi hoặc giải thể phòng công chứng phải được Sở Tư pháp đăng báo Trung ương hoặc báo địa phương trong 3 số liên tiếp.
Đa dạng hóa mô hình văn phòng công chứng
Một điểm mới quan trọng trong Nghị định là việc mở rộng và phân định rõ mô hình hoạt động của văn phòng công chứng, gồm hai loại hình chính: Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh. Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh sẽ ban hành danh mục địa bàn được thành lập văn phòng công chứng loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Văn phòng công chứng loại hình doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành loại hình công ty hợp danh, nhưng ngược lại thì không. Việc chuyển đổi này đòi hỏi văn phòng không bị tạm ngừng hoạt động hoặc bị thu hồi giấy phép tại thời điểm đề nghị.
Trưởng văn phòng doanh nghiệp tư nhân phải cam kết chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản đối với các khoản nợ cũ, trừ khi có thỏa thuận khác với các thành viên hợp danh dự kiến. Các thành viên hợp danh dự kiến phải có thỏa thuận bằng văn bản về việc tiếp tục các yêu cầu công chứng đang giải quyết, tiếp nhận người lao động, và trụ sở của văn phòng công chứng chuyển đổi phải trong cùng địa bàn cấp xã với văn phòng cũ.
Hợp nhất, sáp nhập - Cơ chế linh hoạt để tái cấu trúc
Nghị định quy định chi tiết về tổ chức lại văn phòng công chứng loại hình công ty hợp danh thông qua hai hình thức: hợp nhất và sáp nhập. Các thủ tục này đều yêu cầu hợp đồng hợp nhất/sáp nhập, báo cáo tài chính đã kiểm toán của các văn phòng liên quan và sự chấp thuận của Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh dựa trên đề nghị của Sở Tư pháp.
Sau khi được chấp thuận, văn phòng công chứng hợp nhất hoặc nhận sáp nhập sẽ làm thủ tục đăng ký hoạt động hoặc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Các văn phòng công chứng bị hợp nhất/sáp nhập không được tiếp nhận yêu cầu công chứng mới từ thời điểm nhất định và văn phòng mới sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và hồ sơ.
Cho phép chuyển nhượng, bán văn phòng công chứng
Đối với văn phòng công chứng loại hình công ty hợp danh, Nghị định cũng quy định chi tiết hồ sơ, trình tự, thủ tục chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh. Tương tự, đối với văn phòng công chứng loại hình doanh nghiệp tư nhân, Nghị định hướng dẫn thủ tục bán văn phòng công chứng. Cả hai trường hợp này đều yêu cầu hợp đồng chuyển nhượng/bán, báo cáo tài chính và sự chấp thuận của Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh. Bên nhận chuyển nhượng/bên mua sẽ làm thủ tục cấp lại giấy đăng ký hoạt động và kế thừa quyền, nghĩa vụ, hồ sơ.
Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, thay thế Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong việc tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam.
