Công chứng viên Trần Thanh Vũ đang ký hồ sơ cho khách hàng. Ảnh: Đình Thuyết

Tuy nhiên, sau hơn 2 tháng triển khai, TP HCM - địa phương dẫn đầu cả nước về chuyển đổi số - vẫn đối mặt với nhiều khó khăn liên quan đến hạ tầng kỹ thuật, bảo mật an ninh mạng và sự sẵn sàng của người dân.

Trao đổi với phóng viên Báo Thanh tra, công chứng viên Trần Thanh Vũ - Văn phòng Công chứng Trần Thanh Vũ, địa chỉ 229 Trần Hưng Đạo, phường Đông Hòa, TP HCM cho biết: Để chuẩn bị cho việc thực hiện công chứng điện tử, công chứng trực tuyến theo quy định Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025, Văn phòng Công chứng Trần Thanh Vũ đã thực hiện đăng ký chữ ký số của văn phòng công chứng, đăng ký chữ ký số (có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian) của 1 công chứng viên để phục vụ công chứng điện tử, vì hiện tại nhu cầu công chứng điện tử chưa phát sinh nhiều. Về trang thiết bị, văn phòng công chứng trang bị 2 laptop để kết nối video call trực tuyến để phục vụ công chứng trực tuyến, 4 camera tại bàn làm việc của công chứng viên để chụp hình khách hàng khi ký hồ sơ công chứng, 4 thiết bị đọc dữ liệu căn cước gắn chip để nhận diện khách hàng.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/7/2025, Văn phòng Công chứng Trần Thanh Vũ chưa tiếp nhận và thực hiện giao dịch công chứng điện tử hay công chứng trực tuyến nào.

Công chứng viên Trần Thanh Vũ lý giải việc khó khăn, vướng mắc trong công chứng điện tử, đó là: Việc công chứng điện tử còn mới mẻ, quy định pháp lý chưa thống nhất, các tổ chức hành nghề công chứng chưa có phần mềm công chứng để sử dụng chung trong phạm vi cả nước, các cơ quan tiếp nhận như chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, cơ quan thuế, công an khi thực hiện thủ tục sang tên nhà, đất, xe vẫn yêu cầu văn bản giấy.

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin giữa các cơ quan thuế, đất đai, hộ tịch, cơ sở dữ liệu dân cư chưa được chia sẻ liên thông, chưa cập nhật kịp thời gây khó khăn cho hoạt động công chứng điện tử.

Nguy cơ bị tấn công bảo mật an ninh mạng dẫn đến lộ thông tin dữ liệu công chứng điện tử. Tâm lý e ngại của người dân khi công chứng điện tử đối với giao dịch bất động sản thường có giá trị lớn, muốn thấy tận mắt, cầm tận tay mới an tâm.

Từ những khó khăn trên, để thực hiện tốt công chứng điện tử, công chứng viên Trần Thanh Vũ kiến nghị các cơ quan chức năng sửa đổi, đồng bộ luật công chứng, quy định căn cước điện tử có giá trị sử dụng thay thế căn cước bản chính khi thực hiện thủ tục công chứng.

Bên cạnh đó, đồng bộ các luật liên quan để văn bản công chứng điện tử được các cơ quan khác chấp nhận. Xây dựng phần mềm công chứng thống nhất trên phạm vi cả nước, trong đó được khai thác truy cập dữ liệu về dân cư, hộ tịch, nhà, đất, xe nhằm giảm thủ tục, hồ sơ, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cá nhân và tổ chức, đồng thời cũng hạn chế tình trạng giả mạo hồ sơ, giấy tờ, đảm bảo tính xác thực của giao dịch công chứng. Nhà nước có thể hỗ trợ chi phí đầu tư thiết bị, phần mềm để phát triển công chứng điện tử. Tuyên truyền cho người dân, tổ chức giá trị pháp lý và tính thuận tiện, bảo mật của công chứng điện tử.

Công chứng viên Phan Đình Khánh trao đổi với phóng viên. Ảnh: Đình Thuyết

Phóng viên Báo Thanh tra ghi nhận trực tiếp tại Văn phòng Công chứng Phan Đình Khánh tại số 72 đường số 11, Khu dân cư Him Lam, xã Bình Hưng, TP HCM.

Trao đổi với phóng viên, công chứng viên Phan Đình Khánh cho biết một số khó khăn trong việc công chứng điện tử: Công chứng điện tử bắt đầu thực hiện từ ngày 1/7/2025 đến nay, nhưng Văn phòng Công chứng Phan Đình Khánh chưa thực hiện hồ sơ nào liên quan đến công chứng điện tử.

Theo ông, dù Luật Công chứng mới đã có hiệu lực từ 1/7/2025, nhưng một số quy định liên quan như liên thông dữ liệu đất đai, dân cư, hộ tịch, thuế… đang trong quá trình hoàn thiện. Việc chưa có hoặc chậm kết nối giữa các cơ sở dữ liệu gây khó khăn trong xác minh thông tin.

Một số thủ tục hành chính hoặc cơ quan tiếp nhận vẫn chưa công nhận, hoặc chưa sẵn sàng tiếp nhận văn bản công chứng điện tử hoặc hồ sơ trực tuyến.

Hơn nữa, người dân và doanh nghiệp quen với công chứng truyền thống - có gặp mặt trực tiếp, bản giấy, dấu mộc - nên có tâm lý e ngại, chưa tin tưởng vào công chứng điện tử. Các giao dịch quan trọng, đặc biệt về bất động sản, thường yêu cầu tính chắc chắn và người dân muốn giữ lại bản giấy.

Từ những khó khăn nêu trên, công chứng viên Phan Đình Khánh kiến nghị các cơ quan Nhà nước tăng cường xây dựng và liên kết các cơ sở dữ liệu quốc gia (dân cư, hộ tịch, đất đai, đăng ký biến động, thuế) để thực hiện xác minh thông tin nhanh chóng, chính xác.

Đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin: Máy chủ, đường truyền internet; đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật cao. Đào tạo công chứng viên, nhân viên văn phòng công chứng về công nghệ, bảo mật, chữ ký số. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức của người dân, doanh nghiệp về giá trị pháp lý, lợi ích cũng như cách sử dụng công chứng điện tử.

Xây dựng cơ chế, quy trình rõ ràng, minh bạch trong việc tiếp nhận văn bản công chứng điện tử tại các cơ quan hành chính, ngân hàng, cơ sở tổ chức khác. Đồng thời, có chính sách hỗ trợ (về tài chính hoặc kỹ thuật) cho các văn phòng công chứng để có thể triển khai công chứng điện tử mà không bị gánh nặng chi phí ban đầu. Ông Khánh cho biết.

Phóng viên Báo Thanh tra trực tiếp liên hệ thêm một số phòng công chứng, tuy nhiên, công chứng viên cho biết từ 1/7/2025 đến nay, văn phòng công chứng chưa tiếp nhận hồ nào liên quan đến công chứng điện tử, trực tuyến…

Để khắc phục các khó khăn trên, TP HCM cần đẩy mạnh đầu tư hạ tầng công nghệ, đặc biệt là tại các khu vực ngoại thành. Việc hoàn thiện liên thông dữ liệu giữa các cơ quan là yếu tố then chốt để tăng tốc độ xử lý giao dịch. Về bảo mật, cần tăng cường đào tạo công chứng viên và áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến, đồng thời nâng cao nhận thức người dân về an ninh mạng. Đối với sự sẵn sàng của người dân, các chương trình tuyên truyền cần được đẩy mạnh, kết hợp với hướng dẫn cụ thể về quy trình công chứng điện tử, đặc biệt nhắm đến đối tượng lớn tuổi và các giao dịch bất động sản.