(Thanh tra) - Chứng cứ điện tử đang dần trở thành “trụ cột” trong hoạt động chứng minh giữa bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ. Với hoạt động thanh tra, việc nhận diện đúng, khai thác hiệu quả và sử dụng chặt chẽ loại chứng cứ này không chỉ là yêu cầu tất yếu, mà còn là yếu tố then chốt nâng cao chất lượng kết luận thanh tra, bảo đảm tính thuyết phục và khả năng thực thi trên thực tế.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số và quá trình chuyển đổi số toàn diện đang làm thay đổi căn bản phương thức quản lý Nhà nước, đồng thời làm biến đổi sâu sắc cách thức phát sinh, thực hiện và che giấu các hành vi vi phạm pháp luật.
Nếu trước đây, phần lớn vi phạm được thể hiện qua hồ sơ giấy tờ, giao dịch trực tiếp thì hiện nay, ngày càng nhiều hành vi vi phạm diễn ra trên môi trường số: giao dịch điện tử, chuyển tiền trực tuyến, quản lý dữ liệu số, điều hành qua phần mềm, thậm chí là các hành vi vi phạm được tổ chức hoàn toàn trên không gian mạng. Trong bối cảnh đó, chứng cứ điện tử không còn là yếu tố bổ trợ mà đã trở thành nguồn chứng cứ quan trọng, thậm chí mang tính quyết định trong nhiều vụ việc.
Đối với hoạt động thanh tra – vốn là công cụ quan trọng để phát hiện, xử lý vi phạm và kiến nghị hoàn thiện cơ chế quản lý – yêu cầu về chứng cứ ngày càng cao. Kết luận thanh tra chỉ có giá trị khi được xây dựng trên cơ sở chứng cứ đầy đủ, chính xác, khách quan và hợp pháp. Nếu thiếu chứng cứ hoặc chứng cứ không đủ độ tin cậy, các kiến nghị thanh tra rất dễ bị khiếu nại, khiếu kiện hoặc không được thực thi nghiêm túc.
Luật Thanh tra năm 2025 đã đặt ra yêu cầu đẩy mạnh thanh tra trực tuyến, ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động thanh tra. Điều này đồng nghĩa với việc nguồn thông tin và chứng cứ trong thanh tra ngày càng gắn chặt với môi trường số. Dữ liệu từ hệ thống quản lý, email công vụ, nhật ký truy cập, camera giám sát, giao dịch ngân hàng điện tử, dữ liệu từ nền tảng số… đều có thể trở thành chứng cứ quan trọng để xác định bản chất vụ việc.
Tuy nhiên, chứng cứ điện tử có những đặc điểm hoàn toàn khác biệt so với chứng cứ truyền thống. Thứ nhất, tính phi vật chất: chứng cứ tồn tại dưới dạng dữ liệu số, không thể “cầm nắm” như tài liệu giấy. Thứ hai, tính dễ bị thay đổi: dữ liệu có thể bị chỉnh sửa, xóa bỏ, làm giả hoặc thay thế chỉ trong thời gian rất ngắn, thậm chí từ xa. Thứ ba, tính phân tán: dữ liệu có thể được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau, kể cả ngoài lãnh thổ quốc gia (máy chủ nước ngoài, điện toán đám mây). Thứ tư, tính phụ thuộc công nghệ: việc đọc, trích xuất, xác minh dữ liệu phụ thuộc vào phần mềm, thiết bị và chuyên môn kỹ thuật.
Chính những đặc điểm này đặt ra yêu cầu đặc biệt đối với hoạt động thanh tra: nếu không có phương pháp thu thập, bảo quản và sử dụng chứng cứ điện tử phù hợp, nguy cơ mất chứng cứ, sai lệch chứng cứ hoặc không được công nhận giá trị chứng minh là rất lớn. Khi đó, dù có dấu hiệu vi phạm rõ ràng, cơ quan thanh tra vẫn có thể không đủ cơ sở để kết luận và kiến nghị xử lý.
Do vậy, việc nhận thức đầy đủ vai trò của chứng cứ điện tử và xây dựng cơ chế phù hợp để khai thác nguồn chứng cứ này là yêu cầu cấp thiết, gắn trực tiếp với chất lượng và hiệu lực của hoạt động thanh tra trong thời đại số.
Thu thập chứng cứ điện tử là khâu quan trọng nhất, quyết định giá trị của toàn bộ quá trình chứng minh. Khác với chứng cứ truyền thống, chứng cứ điện tử có thể “biến mất” hoặc bị thay đổi nhanh chóng, do đó yêu cầu đầu tiên là tính kịp thời.
Nguồn chứng cứ điện tử trong thanh tra rất đa dạng, bao gồm: Dữ liệu từ hệ thống quản lý nội bộ (phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý dự án); Email công vụ và email cá nhân liên quan; Tin nhắn, dữ liệu trao đổi trên nền tảng số; Dữ liệu từ camera giám sát, thiết bị ghi âm, ghi hình; Nhật ký truy cập hệ thống (log); Dữ liệu giao dịch ngân hàng điện tử; Dữ liệu từ các nền tảng trực tuyến, mạng xã hội.
Trước sự đa dạng này, việc thu thập phải bảo đảm 3 yêu cầu cốt lõi:
(1) Tính toàn vẹn của dữ liệu. Đây là yêu cầu hết sức quan trọng. Ngay khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, cần có biện pháp “đóng băng” dữ liệu (data preservation), tránh việc đối tượng xóa, sửa hoặc làm sai lệch thông tin. Điều này có thể thực hiện thông qua việc sao lưu dữ liệu ngay lập tức, trích xuất log hệ thống, hoặc yêu cầu đơn vị quản lý hệ thống bảo toàn dữ liệu.
(2) Tính xác thực và nguồn gốc của dữ liệu được thu thập.
Mỗi dữ liệu thu thập cần xác định rõ: được tạo ra khi nào, bởi ai, từ hệ thống nào, có bị can thiệp hay không. Việc ghi nhận đầy đủ thông tin về nguồn gốc (metadata) là yếu tố quan trọng để chứng minh giá trị pháp lý của chứng cứ.
(3) Việc thu thập phải bảo đảm thẩm quyền trình tự, thủ tục thu thập hợp pháp.
Dù pháp luật thanh tra hiện chưa quy định chi tiết như tố tụng hình sự, nhưng nguyên tắc chung vẫn là: việc thu thập phải có căn cứ, được lập biên bản, có sự chứng kiến (khi cần thiết), và bảo đảm không xâm phạm trái pháp luật đến quyền riêng tư, bí mật thông tin.
Để tăng tính thuyết phục, việc thu thập chứng cứ điện tử nên đi kèm với các biện pháp kỹ thuật như: chụp ảnh màn hình có thời gian, quay video quá trình trích xuất dữ liệu, lập biên bản chi tiết, sử dụng chữ ký số hoặc mã băm (hash) để xác nhận tính toàn vẹn của dữ liệu.
Sau khi thu thập, vấn đề then chốt là bảo quản chứng cứ sao cho không bị thay đổi trong suốt quá trình sử dụng.
Khác với tài liệu giấy, dữ liệu điện tử có thể bị thay đổi ngay cả khi không có tác động cố ý (ví dụ: mở file cũng có thể làm thay đổi metadata). Do đó, nguyên tắc bảo quản là:
(1) Lưu trữ bản gốc và bản sao riêng biệt: bản gốc được bảo quản nghiêm ngặt, chỉ sử dụng bản sao trong quá trình làm việc; (2) Sử dụng phương tiện lưu trữ an toàn: ổ cứng chuyên dụng, hệ thống lưu trữ có kiểm soát truy cập; (3) Áp dụng các biện pháp bảo mật: mã hóa dữ liệu, đặt mật khẩu, phân quyền truy cập; (4) Ghi nhận quá trình quản lý chứng cứ (chain of custody): ai đã tiếp cận, vào thời điểm nào, với mục đích gì.
Trong trường hợp cần chuyển giao dữ liệu (ví dụ: gửi cho cơ quan giám định hoặc cơ quan có thẩm quyền), cần áp dụng các biện pháp như: nén file, đặt mật khẩu, ký số, niêm phong điện tử. Mọi thao tác chuyển giao đều phải được lập biên bản để bảo đảm tính minh bạch.
Việc sử dụng chứng cứ điện tử trong thanh tra phải bảo đảm 2 yêu cầu: giá trị chứng minh và khả năng kiểm chứng.
Do đặc thù kỹ thuật, nhiều loại chứng cứ điện tử không thể tự “nói lên” nội dung nếu không có chuyên môn phân tích. Ví dụ: log hệ thống, dữ liệu máy chủ, file bị xóa… Do đó, trong nhiều trường hợp, cơ quan thanh tra cần trưng cầu giám định.
Việc giám định chứng cứ điện tử nên được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền và năng lực chuyên môn, như cơ quan giám định kỹ thuật số trong ngành kiểm sát, công an hoặc các tổ chức giám định được cấp phép. Kết luận giám định là cơ sở quan trọng để củng cố giá trị pháp lý của chứng cứ, đặc biệt trong các vụ việc phức tạp hoặc có tranh chấp.
Một yêu cầu quan trọng khác là khả năng “không thể chối cãi”. Điều này đòi hỏi chứng cứ phải chứng minh được mối liên hệ rõ ràng giữa dữ liệu và chủ thể vi phạm (ví dụ: tài khoản, thiết bị, địa chỉ IP, chữ ký số…). Nếu không thiết lập được mối liên hệ này, chứng cứ có thể bị phủ nhận.
Một là, hoàn thiện cơ sở pháp lý về chứng cứ trong hoạt động thanh tra.
Hiện nay, pháp luật thanh tra chưa có quy định đầy đủ về hệ thống về chứng cứ, đặc biệt là chứng cứ điện tử. Đây là khoảng trống lớn, khiến hoạt động thanh tra thiếu cơ sở pháp lý vững chắc khi xử lý các vụ việc liên quan đến dữ liệu số.
Cần nghiên cứu xây dựng các quy định về: Khái niệm và giá trị pháp lý của chứng cứ điện tử trong thanh tra; trình tự, thủ tục thu thập, bảo quản, sử dụng chứng cứ; nguyên tắc đánh giá chứng cứ; và cơ chế phối hợp với các cơ quan giám định.
Việc tham khảo kinh nghiệm từ pháp luật tố tụng hình sự là cần thiết, nhưng cần điều chỉnh phù hợp với đặc thù của hoạt động thanh tra – vốn linh hoạt hơn và không mang tính buộc tội.
Hai là nâng cao năng lực cho người tiến hành thanh tra.
Chứng cứ điện tử đòi hỏi kiến thức liên ngành: pháp lý, công nghệ thông tin, kỹ thuật số. Do đó, cần tổ chức đào tạo, tập huấn chuyên sâu về thu thập và xử lý chứng cứ điện tử; Xây dựng đội ngũ chuyên gia hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật trong ngành Thanh tra; Ban hành tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất. Nếu không nâng cao năng lực con người, mọi quy định pháp lý sẽ khó đi vào thực tiễn.
Ba là, tăng cường hạ tầng công nghệ và kết nối dữ liệu: Để khai thác hiệu quả chứng cứ điện tử, ngành Thanh tra cần đầu tư Hệ thống phần mềm hỗ trợ thu thập, phân tích dữ liệu; Hạ tầng lưu trữ an toàn, bảo mật cao và công cụ giám sát và khai thác dữ liệu trực tuyến.
Đặc biệt, cần thúc đẩy kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ quan quản lý khác (thuế, ngân hàng, đăng ký kinh doanh, công nghệ thông tin…). Khi dữ liệu được liên thông, việc phát hiện và chứng minh vi phạm sẽ nhanh chóng và chính xác hơn.
Chứng cứ điện tử đang trở thành “trụ cột” của hoạt động chứng minh trong bối cảnh số hóa. Đối với hoạt động thanh tra, việc nắm bắt, khai thác và sử dụng hiệu quả loại chứng cứ này không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là điều kiện quyết định để nâng cao chất lượng kết luận thanh tra, bảo đảm tính thuyết phục và khả năng thực thi.
Trong thời gian tới, cùng với việc hoàn thiện pháp luật, nâng cao năng lực con người và đầu tư hạ tầng công nghệ, ngành Thanh tra cần có bước chuyển mạnh mẽ về tư duy: từ thanh tra dựa trên hồ sơ giấy sang thanh tra dựa trên dữ liệu. Chỉ khi đó, hoạt động thanh tra mới thực sự theo kịp sự phát triển của xã hội số và đáp ứng yêu cầu phòng, chống vi phạm pháp luật trong thời đại mới.
