Từ 2026, quy định thuế mới áp dụng người kinh doanh online qua sàn thương mại điện tử buộc người bán phải thay đổi thói quen kê khai, nộp thuế.

Người bán cần phải thay đổi thói quen ghi chép sổ sách

Nhiều chủ shop đang đối mặt với không ít lo lắng khi quy định thuế đối với người kinh doanh online thay đổi từ năm 2026. Trước đây, việc bán hàng qua các sàn thương mại điện tử (TMĐT) không yêu cầu phải làm thủ tục thuế phức tạp. Tuy nhiên, với luật thuế mới, hộ kinh doanh phải chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế chính xác.

Với những quy định thuế mới áp dụng từ năm 2026, người bán không chỉ phải đối mặt với quy trình kê khai phức tạp mà còn phải thay đổi tư duy và thói quen trong việc quản lý tài chính và thuế. Quy định về việc kê khai, nộp thuế qua sàn và tự quyết toán thuế vào cuối năm đã mở ra một giai đoạn mới trong hoạt động kinh doanh online, nhưng cũng đầy thử thách.

Theo Cục Thuế, từ năm 2026, người kinh doanh online trên sàn thương mại điện tử sẽ phải kê khai và nộp thuế đúng với doanh thu thực tế. Điều này đồng nghĩa với việc mọi giao dịch bán hàng sẽ được tính thuế trên tổng doanh thu, không phải trên tiền thực nhận sau khi trừ phí sàn hay giảm giá, trợ giá. Với cách tính này, những người bán hàng cần phải hiểu rõ hơn về cách thức tính thuế cho các giao dịch online.

Theo quy định của Nghị định 117/2025, các khoản thuế sẽ được khấu trừ trực tiếp ngay khi người mua thanh toán và đơn hàng hoàn tất. Mức thuế giá trị gia tăng (VAT) sẽ được áp dụng theo tỷ lệ 1% đối với hàng hóa, 3% đối với dịch vụ vận tải và gắn với hàng hóa, và 5% đối với dịch vụ. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân cư trú trong nước sẽ dao động từ 0,5% đến 2%, tùy thuộc vào loại hàng hóa và dịch vụ bán ra. Các chuyên gia thuế nhận định rằng, tuy người bán không phải tự nộp thuế mà sẽ qua sự khấu trừ của các sàn thương mại điện tử, nhưng việc quyết toán thuế vào cuối năm vẫn là yêu cầu cần thiết, đặc biệt với những người có doanh thu vượt ngưỡng 3 tỷ đồng/năm.

Các chuyên gia cho rằng, người bán cần phải thay đổi thói quen ghi chép sổ sách và lưu trữ đầy đủ chứng từ hợp lệ như hóa đơn, hợp đồng, sao kê thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người bán khi cơ chế thuế mới chính thức áp dụng. Việc không lưu giữ hóa đơn sẽ khiến người bán không thể tính toán chi phí hợp lý khi kê khai thuế, và từ đó không thể xác định được thuế phải nộp đúng.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam, cũng chỉ ra rằng, một trong những thách thức lớn nhất đối với người bán là việc hiểu rõ trách nhiệm của các sàn thương mại điện tử trong việc khấu trừ và nộp thuế thay. Nếu người bán không có ủy quyền cho sàn, họ sẽ phải tự kê khai và nộp thuế. Vì vậy, bà Cúc khuyến cáo rằng người bán cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng về các quy định này và có sự chuẩn bị ngay từ bây giờ.

Chú trọng đến quy trình quyết toán thuế

Để chuẩn bị tốt cho việc quyết toán thuế vào cuối năm, Cục Thuế đã đề nghị các hộ kinh doanh cần phải rà soát và tổng hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng online. Các chi phí này sẽ được đưa vào để xác định lại thu nhập chịu thuế, nếu hợp lệ và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Khi doanh thu của hộ kinh doanh vượt mức 3 tỷ đồng/năm sẽ phải chuyển sang tính thuế trên lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí) thay vì chỉ tính thuế trên doanh thu.

Theo bà Phạm Thị Minh Hiền, Phó trưởng ban Chính sách thuế quốc tế, Cục Thuế (Bộ Tài chính), đối với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 3 tỷ đồng, nếu doanh thu trên sàn TMĐT đã được kê khai, khấu trừ và nộp thuế thay, người nộp thuế không cần phải kê khai thuế thêm. Tuy nhiên, với nhóm có doanh thu trên 3 tỷ, sàn TMĐT vẫn sẽ kê khai, khấu trừ và nộp thuế thay, và số thuế đã nộp sẽ được trừ vào nghĩa vụ thuế khi quyết toán cuối năm. Hộ kinh doanh sẽ xác định nghĩa vụ thuế theo phương pháp doanh thu trừ chi phí.

Một vấn đề không thể bỏ qua là việc không có hóa đơn hợp lệ đối với hàng hóa nhập khẩu hoặc dịch vụ sẽ khiến các chi phí này không thể được trừ khi tính thuế. Điều này đồng nghĩa với việc người bán sẽ phải tính thuế trên tổng doanh thu mà không thể giảm bớt chi phí phát sinh. Trường hợp này, Cục Thuế sẽ yêu cầu người bán phải lập bảng kê chi phí theo quy định để làm căn cứ xác định thuế.

Các chuyên gia cũng lưu ý rằng, việc sử dụng các dịch vụ hỗ trợ thuế và phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp người bán dễ dàng hơn trong việc quản lý thuế và kê khai thuế đúng hạn. Với sự chuẩn bị kỹ càng ngay từ đầu, người kinh doanh online sẽ không gặp phải những rắc rối không đáng có khi đến thời điểm quyết toán thuế cuối năm.