Thông tư có hiệu lực kể từ ngày 15/12/2014, thay thế Thông tư số 07/2011/TT-TTCP ngày 28/7/2011 của TTCP.

Theo quy định tại Chương II của Thông tư, khi tiếp người khiếu nại (KN), người TCD yêu cầu người KN nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có) để xác định họ là người tự mình thực hiện việc KN hay là người đại diện KN hay là người được ủy quyền KN.

Trường hợp công dân hoặc người được ủy quyền, người đại diện theo quy định của pháp luật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức vi phạm quy định Điều 9 thì người TCD thì người TCD từ chối việc tiếp như quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

Trường hợp các cá nhân được cơ quan, tổ chức, cá nhân ủy quyền việc khiếu nại thì người TCD đề nghị người được ủy quyền xuất trình giấy ủy quyền, giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền; trường hợp người KN ủy quyền cho luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý thực hiện việc KN thì người TCD yêu cầu luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý xuất trình thẻ luật sư, thẻ trợ giúp viên pháp lý và giấy ủy quyền KN.

Công dân không có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc việc ủy quyền không theo đúng quy định tại điểm a, b Khoản 1 Điều 12 Luật KN thì người TCD không tiếp nhận hồ sơ vụ việc nhưng phải giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân, người được ủy quyền làm các thủ tục cần thiết để thực hiện việc KN theo đúng quy định.

Khi người KN có đơn trình bày nội dung rõ ràng, đầy đủ theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Luật KN thì người TCD cần xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của người KN để xử lý cho phù hợp. Nếu nội dung đơn KN không rõ ràng, chưa đầy đủ thì người TCD đề nghị người KN viết lại đơn hoặc viết bổ sung vào đơn những nội dung chưa rõ, còn thiếu.

Trường hợp không có đơn KN thì người TCD hướng dẫn người KN viết đơn KN theo các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 8 Luật KN. Nếu công dân trình bày trực tiếp thì người TCD ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung KN do công dân trình bày. Nội dung nào chưa rõ thì đề nghị người KN trình bày thêm, sau đó đọc lại cho người KN nghe và đề nghị người KN ký tên (hoặc điểm chỉ xác nhận) vào văn bản, trong đó ghi rõ nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Luật KN.

Đối với trường hợp nhiều người KN về cùng một nội dung thì người TCD hướng dẫn người KN cử người đại diện để trình bày nội dung KN, người TCD ghi lại nội dung KN bằng văn bản như theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Luật KN. Trường hợp đơn KN có nội dung TC hoặc kiến nghị, phản ánh thì người TCD hướng dẫn công dân viết thành đơn KN riêng để thực hiện việc KN với cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Sau khi nghe người KN trình bày, nghiên cứu sơ bộ nội dung KN, các thông tin, tài liệu, bằng chứng có liên quan mà người KN cung cấp, người TCD xác định địa điểm, thời gian phát sinh vụ việc, người bị KN là cá nhân, cơ quan, tổ chức nào; nội dung KN và thẩm quyền giải quyết; đối tượng KN là quyết định hành chính hay hành vi hành chính; quá trình xem xét, giải quyết (nếu có); cơ quan đã giải quyết; kết quả giải quyết; hình thức văn bản giải quyết của cơ quan có thẩm quyền; yêu cầu của người KN.

Khi người KN cung cấp các thông tin, tài liệu, bằng chứng có liên quan đến KN như quyết định hành chính bị KN, quyết định giải quyết KN (nếu có), các thông tin, tài liệu, bằng chứng khác có liên quan thì người TCD phải kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin, tài liệu, bằng chứng đó.

Trong trường hợp KN thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị, sau khi đối chiếu thông tin, tài liệu, bằng chứng do người KN cung cấp, người TCD phải viết “Giấy biên nhận”, thực hiện theo Mẫu số 02-TCD ban hành kèm theo Thông tư này. Giấy biên nhận được lập thành 2 bản, ghi lại tên các thông tin, tài liệu, bằng chứng đã nhận, tình trạng thông tin, tài liệu, bằng chứng (chỉ nhận bản phô tô hoặc bản sao công chứng) và đề nghị người KN ký vào “Giấy biên nhận”, giao 1 bản cho người KN, 1 bản chuyển cho bộ phận thụ lý cùng các thông tin, tài liệu, bằng chứng đã nhận.

Lê Nguyên