Ảnh minh họa: IT

Hoạt động cơ bản đúng quy định, cơ sở vật chất đảm bảo

Kết luận thanh tra ngày 27/2 nêu, Văn phòng công chứng Nguyễn Tự được thành lập theo Quyết định số 3066/QĐ-UBND ngày 13/5/2013 của UBND TP Hà Nội (trước đây là Văn phòng công chứng Ba Vì). Văn phòng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, do bà Nguyễn Thị Tự làm Trưởng văn phòng, có trụ sở tại lô đất 27, liền kề 28, khu Hà Trì 4, phường Hà Đông, TP Hà Nội.

Qua kiểm tra cho thấy, Văn phòng hoạt động đúng địa chỉ đăng ký, cơ sở vật chất bảo đảm phục vụ công việc với hệ thống trang thiết bị gồm nhiều máy tính, máy in, máy photocopy và khu vực lưu trữ hồ sơ riêng biệt. Hồ sơ được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu.

Biển hiệu, nội quy làm việc, quy trình thủ tục công chứng, biểu phí và thù lao công chứng được niêm yết đầy đủ tại trụ sở theo quy định của pháp luật. Văn phòng cũng thực hiện đúng việc lập sổ theo dõi hoạt động công chứng, chứng thực, khóa sổ và thống kê số liệu hằng năm.

Trong giai đoạn thanh tra, các công chứng viên của Văn phòng đều tham gia đầy đủ các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng bắt buộc. Văn phòng cũng thực hiện chế độ báo cáo thống kê đúng thời hạn theo quy định của Bộ Tư pháp.

Đáng chú ý, đơn vị đã kết nối và sử dụng hệ thống quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng, giao dịch đã công chứng (UCHI). Qua kiểm tra xác suất, các hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng đều được cập nhật lên hệ thống ngay trong ngày.

Một số vi phạm trong nghiệp vụ công chứng

Bên cạnh những ưu điểm, kết luận thanh tra cũng chỉ ra một số tồn tại, hạn chế trong hoạt động của Văn phòng.

Đáng chú ý, Văn phòng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên trong giai đoạn từ ngày 1/1/2020 đến 31/8/2020, vi phạm quy định tại Luật Công chứng năm 2014. Tuy nhiên, hành vi này đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Trong quá trình kiểm tra ngẫu nhiên 103 hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch giai đoạn 2020–2024, Đoàn thanh tra phát hiện một số sai sót nghiệp vụ như một số văn bản công chứng ghi lời chứng chưa đúng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, thiếu thông tin giấy tờ tùy thân của người đại diện hoặc ghi nhận chưa chính xác việc ký và điểm chỉ của các bên; một số hợp đồng thế chấp thiếu chữ ký của đại diện bên nhận thế chấp tại các trang của hợp đồng, vi phạm quy định của Luật Công chứng; một trường hợp sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng không đúng quy định.

Một hồ sơ chưa đảm bảo trình tự công chứng khi phiếu yêu cầu công chứng được lập sau khi văn phòng đã thực hiện các bước xác minh và niêm yết; một hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất ghi nhận chưa đầy đủ, chính xác về tình trạng hôn nhân của bên chuyển nhượng.

Ngoài ra, qua kiểm tra 125 hồ sơ chứng thực chữ ký giai đoạn 2022–2024, Đoàn thanh tra phát hiện một trường hợp chứng thực giấy ủy quyền có nội dung giao dịch liên quan đến việc tham gia tố tụng. Việc chứng thực này không đúng quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, hành vi cũng đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính.

Kiến nghị kiểm điểm, khắc phục sai sót

Từ kết quả thanh tra, Thanh tra TP Hà Nội yêu cầu Văn phòng công chứng Nguyễn Tự tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm và khắc phục kịp thời các tồn tại, hạn chế đã được chỉ ra. Văn phòng phải báo cáo kết quả thực hiện kết luận thanh tra trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được kết luận.

Đồng thời, Thanh tra thành phố kiến nghị Sở Tư pháp Hà Nội tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý các sai phạm phát sinh.

Theo Thanh tra thành phố, việc rút kinh nghiệm từ các sai sót của Văn phòng công chứng Nguyễn Tự cũng nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, bảo đảm các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tuân thủ đúng quy định pháp luật, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân và doanh nghiệp.