Chuyển đổi số mang lại hiệu quả rõ nét trong cải cách hành chính tại TPHCM (Ảnh MH).

Quản lý hiệu quả công việc, thay vì điểm danh truyền thống

Cụ thể, Sở Nội vụ TPHCM vừa trình UBND TPHCM chủ trương xây dựng và ban hành Đề án “Công sở hành chính thông minh”, hướng tới hình thành mô hình quản trị hiện đại, vận hành toàn diện trên môi trường số.

Đáng chú ý, đề án đề xuất thí điểm cơ chế làm việc kết hợp, cho phép một số nhóm cán bộ, công chức làm việc từ xa từ 1-2 ngày/tuần và được đánh giá dựa trên hiệu quả công việc thay vì hình thức điểm danh truyền thống.

Theo Sở Nội vụ, bộ máy hành chính thành phố hiện đang chịu áp lực lớn về khối lượng công việc trong bối cảnh tinh gọn tổ chức, giảm biên chế. Bên cạnh đó, việc phải thường xuyên di chuyển quãng đường xa hoặc thay đổi nơi cư trú sau sắp xếp đơn vị hành chính cũng tác động không nhỏ đến đời sống và tâm lý làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức.

Kết quả khảo sát do Viện Nghiên cứu phát triển TP.HCM thực hiện vào tháng 5-2026 đối với hơn 21.500 cán bộ, công chức tại 168 xã, phường và đặc khu cho thấy, trên 43% người được hỏi cho rằng hệ thống quản lý văn bản điện tử vận hành chưa hiệu quả là một trong những trở ngại lớn đối với quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Trong bối cảnh đó, việc xây dựng cơ chế làm việc số hóa, phi địa giới được xác định là yêu cầu khách quan nhằm bảo đảm hoạt động thông suốt của bộ máy hành chính.

Vẫn theo Sở Nội vụ, mô hình công sở hành chính thông minh sẽ giúp chính quyền chuyển từ phương thức “quản trị dựa trên sự hiện diện” sang “quản trị dựa trên hiệu suất”. Hệ thống số có khả năng vận hành liên tục 24/7, hỗ trợ xử lý hồ sơ ngoài giờ hành chính hoặc trong các tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh.

Việc khai thác dữ liệu thời gian thực cũng giúp lãnh đạo các cấp nâng cao năng lực phản ứng và ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn thay vì phụ thuộc vào các báo cáo thủ công.

Mô hình này được kỳ vọng tạo môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt, góp phần thu hút chuyên gia, nhà khoa học và nguồn nhân lực chất lượng cao vào khu vực công; đồng thời hạn chế tình trạng dịch chuyển nhân lực sang khu vực tư nhân do áp lực công việc và điều kiện làm việc chưa phù hợp. Đây cũng là giải pháp tháo gỡ khó khăn về khoảng cách địa lý đối với đội ngũ cán bộ, công chức sau quá trình sắp xếp đơn vị hành chính.

Một số bộ phận công chức TPHCM có thể làm việc tại nhà 1-2 ngày trong tuần và quản lý bằng hiệu quả công việc (Ảnh minh họa).

Ứng dụng công nghệ giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc

Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin ở mức độ cao sẽ hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, tăng cường quản lý công việc trên nền tảng số, bảo đảm tính công khai, minh bạch và nâng cao hiệu quả phòng, chống tiêu cực trong thực thi công vụ.

Toàn bộ quy trình xử lý công việc được số hóa và lưu vết, góp phần hạn chế tình trạng nhũng nhiễu, chậm trễ giải quyết hồ sơ hoặc can thiệp trái quy định vào quy trình hành chính. Việc ứng dụng công nghệ cũng giúp tinh gọn quy trình nội bộ, giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Đối với người dân và doanh nghiệp, mô hình công sở hành chính thông minh sẽ tạo điều kiện tiếp cận dịch vụ công mọi lúc, mọi nơi; nâng cao chất lượng phục vụ và mức độ hài lòng của người dân. Đồng thời, góp phần cải thiện các chỉ số quản trị và hành chính quan trọng như PAR Index, SIPAS, PAPI và PCI.

Để hiện thực hóa mục tiêu này, TPHCM dự kiến đầu tư đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin trong toàn hệ thống chính trị; xây dựng Trung tâm dữ liệu và tính toán hiệu năng cao đáp ứng yêu cầu phát triển các ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT) và các nền tảng số thế hệ mới.

Các nền tảng số dùng chung sẽ được phát triển theo hướng liên thông, tích hợp trợ lý ảo phục vụ công tác điều hành và hỗ trợ người dân. Dữ liệu được chuẩn hóa theo nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”; đồng thời đẩy mạnh số hóa hồ sơ, thủ tục hành chính và xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành trọng điểm.

Song song đó, thành phố sẽ triển khai các ứng dụng AI chuyên biệt nhằm tự động phát hiện sai sót, phân tích dữ liệu chuyên sâu và tổng hợp báo cáo định kỳ, qua đó nâng cao chất lượng quản trị và điều hành.

Một trong những trọng tâm của đề án là chuyển đổi từ phương thức quản lý hành vi sang quản trị theo mục tiêu và kết quả đầu ra. Theo đó, thành phố sẽ xây dựng bộ chỉ số KPIs, OKRs số hóa cho từng vị trí việc làm và tích hợp trên nền tảng làm việc số tập trung, cho phép tự động phân bổ mục tiêu từ cấp lãnh đạo đến từng công chức.

Thành phố cũng dự kiến thành lập Trung tâm Điều hành Hiệu suất Hành chính, cung cấp dữ liệu thời gian thực phục vụ công tác giám sát, điều hành. Hệ thống được tích hợp cơ chế cảnh báo thông minh dựa trên AI, tự động theo dõi tiến độ công việc và phát tín hiệu cảnh báo theo ba cấp độ khi phát hiện nguy cơ chậm trễ.

Đáng chú ý, đề án đề xuất thí điểm cơ chế làm việc kết hợp đối với nhóm công chức thực hiện nhiệm vụ tham mưu, nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược và các công việc chuyên môn phù hợp. Theo đó, công chức có thể đăng ký làm việc từ xa từ 1-2 ngày mỗi tuần, được quản lý thông qua chất lượng sản phẩm đầu ra và duy trì kết nối bằng các hình thức giao ban trực tuyến, thay cho phương thức kiểm soát bằng điểm danh cơ học.

"Mô hình công sở hành chính thông minh đề xuất phù hợp với đặc điểm chính quyền đô thị, góp phần thực hiện thành công Chương trình chuyển đổi số của TPHCM đến năm 2030, hướng tới thành phố thông minh, chính quyền số, xã hội số và kinh tế số", Sở Nội vụ khẳng định.