Thường trực Ban Bí thư Trần Cẩm Tú ký ban hành Quy định 211 của Ban Bí thư về quản lý hồ sơ cán bộ. Quy định này áp dụng với cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị (gọi chung là cán bộ).

Hồ sơ cán bộ giấy và điện tử có giá trị pháp lý như nhau

Theo quy định của Ban Bí thư, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ các quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.

Thường trực Ban Bí thư Trần Cẩm Tú ký ban hành Quy định 211 của Ban Bí thư về quản lý hồ sơ cán bộ. Ảnh: Đoàn Bắc

Mỗi cán bộ đều phải có hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng. Cán bộ mới được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc cho cán bộ; bảo đảm mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.

Hồ sơ cán bộ phải được lập, cập nhật, bổ sung đầy đủ, chính xác, kịp thời, quản lý, sử dụng thống nhất theo quy định. Đồng thời có sự phân cấp, phân quyền, phân công rõ cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể, bảo đảm phục vụ tốt công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ.

Theo quy định, hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau.

Việc quản lý hai loại hồ sơ được thực hiện kết hợp theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật và hạ tầng.

Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật và phân quyền truy cập theo thẩm quyền. Dữ liệu hồ sơ cán bộ được định hướng kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ.

Quy định đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ hồ sơ và dữ liệu hồ sơ cán bộ, trong đó nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch hoặc hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng không đúng mục đích.

Với tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ, tài liệu phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định, đồng thời phải thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.

Các tài liệu trong hồ sơ cán bộ

Quy định của Ban Bí thư nêu rõ các loại tài liệu trong hồ sơ cán bộ. Cụ thể gồm: quyển lý lịch cán bộ; lý lịch tóm tắt; sơ yếu lý lịch; phiếu bổ sung lý lịch; các quyết định về nhân sự; các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá, xếp loại cán bộ; kê khai tài sản, thu nhập đối với trường hợp thuộc diện phải kê khai; các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ và các tài liệu khác theo quy định.

Quy định cũng có một chương riêng về quản lý hồ sơ cán bộ, trong đó có nêu quy định về lập, bổ sung, chỉnh sửa, nghiên cứu, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ.

Cùng với đó, quy định của Ban Bí thư dành một chương nêu về quản lý hồ sơ cán bộ điện tử, cụ thể có các điều về tạo lập, cập nhật, chỉnh lý, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ.

Về thẩm quyền, quy định nêu rõ Ban Tổ chức Trung ương quản lý hồ sơ cán bộ diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý.

Ban Tổ chức tỉnh, thành ủy quản lý hồ sơ của cán bộ thuộc diện ban thường vụ tỉnh, thành ủy quản lý và cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị của địa phương theo phân cấp.

Cơ quan, đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ cấp xã, phường, đặc khu và tương đương quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện cấp mình quản lý.

Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ của cơ quan, đơn vị mình.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cũng có trách nhiệm lựa chọn, phân công người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ có lý lịch rõ ràng, đáp ứng tiêu chuẩn chính trị đối với người làm việc trong cơ quan, bộ phận, vị trí trọng yếu, cơ mật.