(Thanh tra) - Qua thanh tra việc thực hiện quy định pháp luật về hộ tịch, chứng thực tại UBND xã Phước Long, Thanh tra tỉnh Cà Mau ghi nhận những nỗ lực của đơn vị trong giai đoạn đầu vận hành chính quyền địa phương 2 cấp. Tuy nhiên, kết quả thanh tra cũng hé lộ nhiều thiếu sót, đòi hỏi địa phương phải khẩn trương chấn chỉnh, rút kinh nghiệm và khắc phục dứt điểm.
Xã Phước Long, tỉnh Cà Mau được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1/7/2025 trên cơ sở hợp nhất thị trấn Phước Long và xã Vĩnh Phú Đông (thuộc huyện Phước Long, tỉnh Bạc Liêu cũ).
Theo Kết luận thanh tra số 81/KL-TT của Thanh tra tỉnh Cà Mau vừa được công khai, trong thời kỳ thanh tra (từ ngày 1/7/2025 đến ngày 30/6/2026), UBND xã Phước Long và Chủ tịch UBND xã đã quan tâm chỉ đạo, kịp thời triển khai, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch, chứng thực.
Đơn vị đã ban hành quyết định phân công nhiệm vụ, ủy quyền cho công chức chuyên môn; niêm yết công khai đầy đủ thủ tục hành chính và tổ chức tiếp nhận, giải quyết hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Trong khoảng thời gian này, UBND xã đã tiếp nhận và giải quyết 3.125 trường hợp đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử, thay đổi/cải chính hộ tịch, xác nhận tình trạng hôn nhân...) và 8.824 trường hợp chứng thực các loại. Tổng số tiền thu lệ phí hộ tịch và phí chứng thực đạt hơn 256,6 triệu đồng. Hầu hết các hồ sơ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử hay chứng thực bản sao, chữ ký... được thực hiện cơ bản đúng trình tự, thủ tục quy định.
Bên cạnh những mặt làm được, kết luận của Thanh tra tỉnh Cà Mau cho thấy công tác quản lý và thực hiện nhiệm vụ hộ tịch, chứng thực tại UBND xã Phước Long vẫn còn không ít hạn chế, thiếu sót.
Đối với lĩnh vực hộ tịch, qua kiểm tra 169/635 hồ sơ đăng ký khai sinh, phát hiện 1 trường hợp đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân nhưng thiếu văn bản cam đoan về việc chưa đăng ký khai sinh.
Thanh tra việc quản lý, sử dụng và lưu trữ Sổ hộ tịch cho thấy, đơn vị này không thực hiện khóa Sổ đăng ký khai sinh; thực hiện khóa Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con không đúng quy định. Các Sổ đăng ký khai tử; nhận cha, mẹ, con; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; cấp bản sao trích lục hộ tịch cũng bị phát hiện thực hiện không đúng quy định.
UBND xã Phước Long đã lập Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch bằng hình thức kết xuất dữ liệu từ Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử in thành sổ là thực hiện không đúng quy định tại khoản 3 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 và khoản 1 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
Đối với lĩnh vực chứng thực, qua thanh tra đã phát hiện 3 hồ sơ chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền (số 515 ngày 15/9/2025, số 16 ngày 6/1/2026, số 915 ngày 6/5/2026) có một phần nội dung liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất thực hiện không đúng quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Qua xác minh, các vụ việc này chưa gây ra hậu quả thực tế và UBND xã Phước Long đã chủ động ban hành các quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy ủy quyền nêu trên.
Kết luận của Thanh tra tỉnh Cà Mau còn cho biết, có 87 hồ sơ chứng thực có hợp đồng, giao dịch, văn bản chứng thực đã được chứng thực có từ 2 trang trở lên nhưng đánh số thứ tự từng tờ chưa đầy đủ (tại trang lời chứng không có số trang) và cách ghi số tờ, số trang tại trang lời chứng không đúng quy định. Cùng với đó, phát hiện có 7 hồ sơ (chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất) thực hiện không đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp.
Đoàn thanh tra cũng phát hiện có 14 hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch khác, chữ ký của người tiếp nhận hồ sơ trên hợp đồng đã được chứng thực không đầy đủ là không đúng quy định. Việc thực hiện chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch cũng có nhiều hồ sơ thực hiện không đúng quy định…
Từ những phát hiện qua thanh tra, Thanh tra tỉnh Cà Mau đã kiến nghị Chủ tịch UBND tỉnh Cà Mau chỉ đạo chấn chỉnh, tổ chức rút kinh nghiệm đối với ông Nguyễn Tấn Thức (Chủ tịch UBND xã Phước Long), ông Quảng Trọng Cần (Phó Chủ tịch UBND xã) và ông Đoàn Văn Gia (nguyên Phó Chủ tịch UBND xã - hiện là Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy xã Phước Long).
Đồng thời đề nghị Chủ tịch UBND xã Phước Long tổ chức chấn chỉnh, rút kinh nghiệm đối với ông Trần Thanh Khương, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã và 4 chuyên viên thuộc Trung tâm này.
Ngoài ra, Chánh Thanh tra tỉnh còn đề nghị Chủ tịch UBND xã Phước Long cần kịp thời chấn chỉnh, khắc phục ngay những hạn chế, thiếu sót đã được nêu trong kết luận; khẩn trương đối soát và nộp số tiền 10,6 triệu đồng phí chứng thực vào ngân sách Nhà nước…
Về quản lý tài chính, Thanh tra tỉnh Cà Mau xác định UBND xã Phước Long đã chậm nộp tổng số tiền hơn 31,1 triệu đồng và vẫn còn hơn 10,6 triệu đồng tiền phí chứng thực chưa được nộp vào ngân sách Nhà nước. Việc này là thực hiện không đúng quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 74/2022/TT-BTC.
