(Thanh tra) - Dù tiếp nhận và giải quyết hàng nghìn hồ sơ hộ tịch, chứng thực đúng quy định, công tác quản lý hành chính tại UBND xã Đất Mũi (tỉnh Cà Mau) vẫn bộc lộ không ít thiếu sót như cấp giấy chứng nhận kết hôn trái quy định, ghi trùng số và ký chứng thực trước ngày tiếp nhận... Kết luận thanh tra Thanh tra tỉnh Cà Mau đã chỉ rõ các tồn tại này, đồng thời yêu cầu chấn chỉnh kịp thời và xem xét hủy bỏ văn bản cấp sai.
Xã Đất Mũi (tỉnh Cà Mau) được thành lập trên cơ sở sáp nhập xã Đất Mũi, xã Viên An và một phần xã Tân Ân (thuộc huyện Ngọc Hiển cũ), vận hành theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.
Theo Kết luận thanh tra số 80/KL-TT ngày 22/9/2026 của Chánh Thanh tra tỉnh Cà Mau vừa được công khai, trong thời kỳ thanh tra (từ ngày 1/7/2025 đến ngày 30/6/2026), UBND xã Đất Mũi đã lãnh đạo, chỉ đạo triển khai, quán triệt kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo của cấp trên về lĩnh vực hộ tịch, chứng thực. Đơn vị đã ban hành đầy đủ quyết định phân công nhiệm vụ, ủy quyền cho công chức theo đúng quy định, công khai thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa, đồng thời triển khai tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Trong thời kỳ thanh tra, UBND xã Đất Mũi đã tiếp nhận và giải quyết 2.949 trường hợp đăng ký hộ tịch và 2.196 trường hợp chứng thực. Tổng số tiền thu phí, lệ phí hộ tịch và phí chứng thực là hơn 48,5 triệu đồng. Đơn vị cũng thực hiện đúng quy định ở nhiều nghiệp vụ như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký khai tử và cập nhật dữ liệu hộ tịch điện tử…
Bên cạnh những mặt làm được, kết quả thanh tra cho thấy công tác quản lý, thực hiện nhiệm vụ hộ tịch tại UBND xã Đất Mũi vẫn còn tồn tại một số thiếu sót nghiệp vụ.
Theo đó, đối với việc thực hiện quy định về đăng ký kết hôn, UBND xã Đất Mũi đã thực hiện đăng ký kết hôn đối với 1 trường hợp (hồ sơ số 77/2025 ngày 11/8/2025) dù trường hợp này đã được UBND xã Viên An (cũ) cấp giấy chứng nhận kết hôn từ ngày 19/12/2014 và bản chính giấy chứng nhận kết hôn đã có sẵn trong thành phần hồ sơ. Việc làm này vi phạm quy định tại Điều 17, Điều 18 Luật Hộ tịch năm 2014.
Quá trình thanh tra cũng phát hiện 1 hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ghi tên giấy tờ tùy thân chưa chính xác; 1 hồ sơ nhưng lại cấp 2 giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Ngoài ra, có 4 hồ sơ trích lục bản sao giấy khai sinh ghi trùng số (2 hồ sơ trùng số 1330 trong năm 2025 và 2 hồ sơ trùng số 133 trong năm 2026), không đúng quy định tại khoản 3 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
Cùng với đó, việc khóa sổ hộ tịch còn tình trạng công chức phụ trách công tác này không ký rõ họ tên nơi thực hiện việc khóa sổ. Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân còn tình trạng ghi không chính xác, không đầy đủ nội dung, ghi số vào sổ không liên tục. Tương tự, tại sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch còn tồn tại tình trạng ghi không chính xác, không đầy đủ, viết tắt nội dung, bỏ trống nội dung, ghi trùng số…
Đối với lĩnh vực chứng thực, Thanh tra tỉnh Cà Mau cũng phát hiện một số hạn chế, thiếu sót liên quan đến quy trình giải quyết thủ tục hành chính và hình thức thể hiện văn bản.
Theo đó, đã phát hiện 4 hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai và 2 hồ sơ chứng thực văn bản phân chia di sản có ngày ký chứng thực trước ngày tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống, chưa đảm bảo đúng quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Kết luận thanh tra còn chỉ ra có 2 hồ sơ chứng thực chữ ký bị ghi trùng số chứng thực (số 155 ngày 10/12/2025 và số 155 ngày 11/12/2025); tại sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ có 2 số thứ tự (số 38 và 106) bị bỏ trống thông tin, dữ liệu.
Ngoài ra, có tới 103 hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch, văn bản từ 2 trang trở lên nhưng từng trang không đánh số thứ tự hoặc đánh số thứ tự từng trang không đầy đủ, cách ghi số tờ, số trang tại trang lời chứng không đúng quy định.
Từ các tồn tại đã được làm rõ, Thanh tra tỉnh Cà Mau đã kiến nghị Chủ tịch UBND tỉnh Cà Mau chỉ đạo chấn chỉnh, rút kinh nghiệm đối với ông Cao Văn Phú (Chủ tịch UBND xã Đất Mũi); ông Tăng Thiện Tính và ông Đỗ Trọng Nghĩa (đều là Phó Chủ tịch UBND xã).
Thanh tra cũng đề nghị Chủ tịch UBND xã Đất Mũi tổ chức chấn chỉnh, rút kinh nghiệm đối với ông Nguyễn Văn Tèo (chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND xã) và ông Trần Chí Nguyện (chuyên viên Trung tâm Phục vụ hành chính công xã).
Thanh tra tỉnh Cà Mau đề nghị Chủ tịch UBND xã Đất Mũi có trách nhiệm kịp thời chấn chỉnh, khắc phục toàn bộ các hạn chế đã nêu; trình Chủ tịch UBND tỉnh Cà Mau xem xét ban hành quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận kết hôn số 77/2025 do UBND xã Đất Mũi cấp trái quy định pháp luật...
