Văn phòng Công chứng Dương Thái Hoàng. Ảnh: Internet

Sổ công chứng không đúng mẫu

Kết luận thanh tra chỉ rõ, trụ sở văn phòng công chứng (VPCC) hoạt động đúng như đã đăng ký, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng, nơi lữu trữ hồ sơ. Văn phòng có treo biển hiệu đầy đủ.

Tuy nhiên, biển hiệu của văn phòng chưa được lập theo đúng mẫu TP-CC-20 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP

VPCC Dương Thái Hoàng thực hiện việc báo cáo 6 tháng và báo cáo năm đúng thời hạn quy định. Tuy nhiên, số liệu, báo cáo chưa chính xác.

Về sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022, 2023, kết luận chỉ ra, sổ lập không đúng mẫu quy định, cụ thể, sổ không có các cột: “Loại hợp đồng giao dịch”, “phí công chứng”, “thù lao công chứng”, “ghi chú”. Các thông tin của 2 cột: “Họ tên, CMND/hộ chiếu/CCCD, nơi cư trú của người yêu cầu công chứng” và “tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch” được nhập thành một cột.

VPCC lập sổ công chứng điện tử nhưng định kỳ hàng tháng không in và đóng thành sổ; sổ không được đóng dấu giáp lai, hết năm chưa thực hiện khoá sổ; số công chứng trong sổ không theo thứ tự thời gian.

Kiểm tra 9 hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp, tại lời chứng, phần ghi về chủ thể là ngân hàng không ghi mã số doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân của người đại diện của tổ chức, là chưa đầy đủ theo hướng dẫn ghi lời chứng TP-CC-21 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP.

Về hợp đồng ủy quyền, có 2 hồ sơ, các bên tham gia vừa ký, vừa điểm chỉ nhưng lời chứng ghi thiếu cụm từ “... và dấu điểm chỉ” theo mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP.

Không vào sổ công chứng các hợp đồng giao dịch

Thanh tra Bộ nhận được đơn có tiêu đề đơn yêu cầu (nhưng có nội dung tố cáo) của công dân, kèm theo có bản phô tô của 2 hợp đồng mua bán xe ô tô do VPCC Dương Thái Hoàng công chứng.

Trong quá trình xác minh 2 hợp đồng này, cùng với 2 hợp đồng thu thập trong quá trình thanh tra, đoàn thanh tra chỉ ra, văn phòng không lưu trữ hồ sơ công chứng 3 hợp đồng mua ô tô, xe máy trên.

Văn phòng không vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch 3 hợp đồng này. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng. Tuy nhiên, Nghị định số 82/2020/NĐ-CP chỉ quy định phạt tiền đối với hành vi không lưu trữ hồ sơ công chứng, chưa có quy định chế tài đối với hành vi không vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch đối với văn bản đã công chứng, là bất cập của quy định pháp luật.

Kết quả xác minh cho thấy, cả 4 hợp đồng đều là VPCC của VPCC Dương Thái Hoàng.

Công chứng viên cũng khẳng định cả người mua, người bán đều ký trước mặt công chứng viên. Công chứng viên đã kiểm tra hồ sơ, đối chiếu để nhận diện người yêu cầu công chứng trước khi ký vào lời chứng và ký từng trang của hợp đồng theo quy định.

Các bên mua của 3 hợp đồng mua bán ô tô, xe máy đều xác nhận có đến VPCC Dương Thái Hoàng ký hợp đồng, chữ ký trong hợp đồng là chữ ký của họ. Do đó, không có sự giả mạo chữ ký trong hợp đồng.

Các bên bán, do không thể xác minh được, cũng không có bản gốc của các hợp đồng này nên chưa đủ cơ sở kết luận có hay không có việc giả mạo chữ ký trong các hợp đồng mua bán xe trên. Đồng thời, qua xác minh tại địa chỉ của người tố cáo theo đơn tố cáo, không có ai tên như tên người tố cáo viết trong đơn, nên việc tố cáo là nặc danh.

Đến thời điểm hiện tại, Thanh tra Bộ Tư pháp chưa nhận được đơn thư, kiến nghị về việc có thiệt hại xẩy ra từ việc công chứng các hợp đồng trên.

Trên cơ sở kết quả thanh tra, căn cứ các biên bản vi phạm hành chính đoàn thanh tra đã lập, Chánh Thanh tra đã quyết định tổng số tiền xử phạt đối với VPCC Dương Thái Hoàng và công chứng viên là 145 triệu đồng.

Ngay sau khi nhận được các quyết định xử phạt, VPCC Dương Thái Hoàng và công chứng viên đã nộp tiền phạt đầy đủ theo quy định.

Thanh tra Bộ kiến nghị VPCC Dương Thái Hoàng và công chứng viên chấm dứt các hành vi vi phạm, nghiêm túc rút kinh nghiệm và chấn chỉnh kịp thời những tồn tại, hạn chế mà kết luận thanh tra đã nêu.

Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh tổ chức chấn chỉnh đối với các sai phạm trong hoạt động công chứng của VPCC Dương Thái Hoàng; rút kinh nghiệm chung cho các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố để thực hiện đúng các quy định pháp luật trong hoạt động công chứng.

Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về tổ chức, hoạt động và hướng dẫn nghiệp vụ đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, xử lý các sai phạm trong hoạt động công chứng.