Sở Tư pháp tỉnh Khánh Hòa chấn chỉnh đối với các sai phạm trong hoạt động công chứng của 3 tổ chức hành nghề công chứng. Ảnh: Internet

Đoàn tiến hành thanh tra tại Sở Tư pháp, Phòng Công chứng số 1 tỉnh Khánh Hòa, Văn phòng Công chứng Kim Ngân, Văn phòng Công chứng Lê Thị Kim Anh.

Nhiều vi phạm trong công tác công tác công chứng, chứng thực

Tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Khánh Hòa, kết luận chỉ ra, hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chức viên (CCV), chưa gửi thông báo và bản sao hợp đồng bảo hiểm cho Sở Tư pháp theo quy định.

Về sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2023, ngày mở sổ chưa đúng quy định; sổ chứng thực bản sao từ bản chính năm 2022, bìa của sổ ghi chưa đúng quy định.

Phòng sử dụng mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT- BTP cho sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ là vi phạm quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Tại hồ sơ hợp đồng thế chấp, có 2 hồ sơ đại diện ngân hàng chưa ký đầy đủ từng trang hợp đồng theo quy định; 3 hồ sơ người ký hợp đồng thế chấp là phó giám đốc chi nhánh, phó phòng giao dịch nhưng không có văn bản ủy quyền nên không đủ tư cách đại diện cho ngân hàng ký hợp đồng, vi phạm quy định Bộ luật Dân sự 2015.

Đặc biệt, có 40 hồ sơ có lời chứng còn ghi thiếu mã số doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân của người đại diện của tổ chức là chưa đầy đủ theo hướng dẫn ghi lời chứng tại mẫu TP-CC-21 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP; 5 hồ sơ người yêu cầu công chứng vừa ký vừa điểm chỉ nhưng lời chứng chỉ ghi ký là chưa chính xác; 3 hồ sơ có lời chứng của CCV chưa đầy đủ theo hướng dẫn đối với trường hợp tổ chức đã đăng ký chữ ký mẫu và ký trước vào hợp đồng…

Tại Văn phòng Công chứng Lê Thị Kim Anh, ngoài việc chưa gửi thông báo và bản sao hợp đồng bảo hiểm cho Sở Tư pháp và sổ công chứng bản dịch năm 2023 có ngày mở sổ không đúng theo quy định thì có 6 hồ sơ thế chấp có lời chứng ghi thiếu mã số doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân của người đại diện của tổ chức là chưa đúng quy định; các hồ sơ đại diện ngân hàng chưa ký đầy đủ từng trang hợp đồng.

Hồ sơ công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Thanh tra Bộ chỉ ra, có 5 hồ sơ có người yêu cầu công chứng vừa ký vừa điểm chỉ vào hợp đồng, 2 hồ sơ hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền của người yêu cầu công chứng vừa ký vừa điểm chỉ vào hợp đồng nhưng lời chứng chỉ ghi đã ký là chưa chính xác…

Đối với Văn phòng Công chứng Kim Ngân, sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022 ghi ngày mở sổ chưa đúng quy định, khi hết năm chưa thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm. Văn phòng lập sổ điện tử in ra đóng thành 19 quyển chưa đúng theo quy định, nội dung sổ chưa đúng mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2023 chưa lập đúng mẫu sổ ban hành kèm theo Thông tư số 01.

Về hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp, có 3 hồ sơ thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng hoặc CCV vào các trang hợp đồng; 25 hồ sơ lời chứng thiếu địa chỉ trụ sở, mã số doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của người đại diện ngân hàng là chưa đầy đủ theo hướng dẫn ghi Lời chứng TP-CC-21 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP; 1 hồ sơ người đại diện ngân hàng ký hợp đồng là phó giám đốc chi nhánh nhưng không có văn bản uỷ quyền, vi phạm quy định...

Tăng cường công tác thanh, kiểm tra hoạt động các tổ chức hành nghề công chứng

Chánh Thanh tra Bộ đã quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với Văn phòng Công chứng Lê Thị Kim Anh về hành vi “thu phí công chứng không đúng theo quy định” và “công chứng khi thiếu ký của người yêu cầu công chứng vào từng trang của hợp đồng, giao dịch” theo quy định.

Phòng Công chứng số 1 bị xử phạt hành chính về hành vi “sử dụng sổ chứng thực năm 2022 không đúng quy định của pháp luật”.

Văn phòng Công chứng Kim Ngân bị xử phạt về hành vi “lLập, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng không đúng quy định (sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022); lập, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng không đúng quy định (sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2023); lập, sử dụng sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ 2022 không đúng quy định; hành vi “công chứng khi thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng vào từng trang của hợp đồng, giao dịch" đối với CCV Đặng Văn Thắng và CCV Đặng Thị Như Hòa; hành vi “tham gia không đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm" theo quy định đối với CCV Đặng Văn Thắng.

Thanh tra Bộ yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng nghiêm chỉnh chấp hành các quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chấm dứt ngay các hành vi vi phạm và thực hiện đúng quy định pháp luật, không tái phạm...