Văn phòng Công chứng Thành Phố Mới - một trong những đơn vị được thanh tra. Ảnh: Internet

Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra tại Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương, Văn phòng Công chứng Tân Uyên, Văn phòng Công chứng Thành Phố Mới, Phòng Công chứng số 2 tỉnh Bình Dương.

Kết luận chỉ ra trách nhiệm của Sở Tư pháp trong việc giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực tại địa phương.

Đoàn thanh tra đã nghiên cứu ngẫu nhiên 12 hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động; 19 hồ sơ đăng ký hành nghề/xoá đăng ký hành nghề, cấp thẻ/thu hồi thẻ cho công chứng viên (CCV), 2 hồ sơ đề nghị bổ nhiệm CCV, cho thấy 3/19 hồ sơ đăng ký hành nghề/xoá đăng ký hành nghề, cấp thẻ/thu hồi thẻ cho CCV (hồ sơ đăng ký cấp lại thẻ) có thời hạn giải quyết chậm so với quy định; 2/19 hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ CCV có giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ghi thời gian giải quyết hồ sơ chưa đúng quy định; 3/19 hồ sơ xóa đăng ký hành nghề có giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ghi thời gian giải quyết hồ sơ chưa đúng quy định của khoản 1, Điều 5 Thông tư số 01 /2021 /TTBTP.

5/6 cuộc thanh tra ban hành báo cáo kết quả thanh tra và kết luận thanh tra còn chậm thời hạn quy định tại Điều 25, Điều 27 Nghị định số 07/2012/NĐ-CP ngày 9/2/2022 của Chính phủ quy định về cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành và hoạt động thanh tra chuyên ngành.

Thanh tra tại Phòng Công chứng số 2 tỉnh Bình Dương, kết luận chỉ ra sổ công chứng hợp đồng và sổ giao dịch năm 2022, 2023 lập không đúng mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP.

Cũng tại đây, đoàn thanh tra nghiên cứu 134 hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch, cho thấy có nhiều sai sót như hồ sơ hợp đồng thế chấp để trống mục ngày, tháng, năm ở trang 1; hồ sơ hợp đồng thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hợp đồng thế chấp: Phần ghi theo văn bản ủy quyền số... (trang 1 của hợp đồng) còn để trống; một số hồ sơ mục đại diện cho ngân hàng (tại trang 1) để trống không có tên người đại diện, chức vụ người đại diện để ký hợp đồng.

Một số hồ sơ người ký hợp đồng thế chấp là phó giám đốc chi nhánh, phó giám đốc phòng giao dịch, giám đốc chứng từ pháp lý, chuyên viên cao cấp, phòng nghiệp vụ tín dụng khối nghiệp vụ ngân hàng bán lẻ, nhưng hợp đồng không thể hiện văn bản ủy quyền, nên không đủ tư cách đại diện cho ngân hàng ký hợp đồng, vi phạm quy định của Điều 85 Bộ luật Dân sự 2015; một số hồ sơ đại diện ngân hàng không ký vào một trang, một số trang hoặc tất cả các trang hoặc ký tắt vào các trang của hợp đồng.

Ngoài ra, CCV đã sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng chưa đúng quy định tại khoản 3, Điều 50 Luật Công chứng; một số hồ sơ có lời chứng chưa đầy đủ. Các hồ sơ hợp đồng cho tặng, hồ sơ văn bản thoả thuận, cam kết, hồ sơ thuê quyền sử dụng đất có lời chứng chưa chính xác và chưa đầy đủ theo hướng dẫn ghi lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP.

Một số hồ sơ công chứng bản dịch năm 2023 không được đóng dấu (bản dịch) vào trang 2 là chưa đúng quy định…

Tại Văn phòng Công chứng Tân Uyên, đoàn thanh tra chỉ ra, tại sổ chứng thực quyển 3 và quyển 4 năm 2022, quyển số 5 và số 6 lấy trùng số chứng thực.

Tại các hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch, cho thấy các hồ sơ người ký hợp đồng thế chấp là giám đốc cao cấp, giám đốc pháp lý chứng từ khu vực, giám đốc phòng giao dịch, nhưng hợp đồng không thể hiện văn bản ủy quyền, nên không đủ tư cách đại diện cho ngân hàng ký hợp đồng, vi phạm quy định của Điều 85 Bộ luật Dân sự 2015; một số hồ sơ có hợp đồng thế chấp chưa ghi ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng cho vay và không ghi ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng.

Có 2 hồ sơ hợp đồng vay tiền cần làm văn bản chấm dứt thực hiện hợp đồng vay tiền có tài sản bảo đảm sẽ chính xác hơn…

Văn phòng Công chứng Thành Phố Mới, sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022, 2023, sổ công chứng bản dịch năm 2023, xác định ngày mở sổ chưa đúng quy định tại Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP.

Nhiều hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp có lời chứng thiếu thông tin giấy tờ tuỳ thân của đại diện ngân hàng, là thực hiện không đúng hướng dẫn ghi lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01 /2021/TT-BTP.

Nhiều hồ sơ công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất/mua bán căn hộ chung cư có phiếu yêu cầu công chứng chưa ghi ngày, tháng, năm tiếp nhận hồ sơ; thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng vào các trang hợp đồng.

Nhiều hồ sơ lời chứng viết chưa đầy đủ tên của người yêu cầu công chứng; sửa lỗi kỹ thuật chưa đúng quy định; có phiếu yêu cầu công chứng chưa ghi ngày, tháng, năm tiếp nhận hồ sơ.

Có hồ sơ trong hợp đồng có dấu điểm chỉ của người yêu cầu công chứng nhưng không ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào…

Thanh tra Bộ Tư pháp yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng và các CCV bị xử phạt vi phạm hành chính nghiêm chỉnh chấp hành các quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp. Thực hiện nghiêm và đầy đủ các hình thức xử phạt bổ sung, các biện pháp khắc phục hậu quả được nêu tại các quyết định xử phạt. Chấm dứt ngay các hành vi vi phạm và thực hiện đúng quy định pháp luật, không tái phạm.

Nghiêm túc tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm và khắc phục kịp thời những tồn tại, hạn chế mà kết luận thanh tra đã nêu.

Đối với Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương, tổ chức rút kinh nghiệm đối với các tồn tại trong công tác quản lý Nhà nước được nêu trong kết luận thanh tra.

Có hình thức giám sát CCV Bùi Hữu Đạt trong thời gian chấp hành hình thức xử phạt bổ sung (tước quyền sử dụng thẻ CCV có thời hạn) theo quyết định xử phạt vi phạm hành chính của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp đã gửi cho Sở Tư pháp.

Tổ chức chấn chỉnh đối với các sai phạm trong hoạt động công chứng của 3 tổ chức hành nghề công chứng mà kết luận thanh tra đã chỉ ra; rút kinh nghiệm chung cho các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh để thực hiện đúng các quy định pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực.

Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về tổ chức, hoạt động và hướng dẫn nghiệp vụ đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng, chứng thực.

Đối với Cục Bổ trợ tư pháp và Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng, chứng thực.