Quang cảnh buổi làm việc giữa Thanh tra tỉnh Lào Cai và Tổ công tác Cục I, Thanh tra Chính phủ về một số nhiệm vụ trọng tâm. Ảnh: Bùi Bình

Từ luồng hồ sơ giấy đến quy trình điện tử

Một trong những thay đổi rõ nét nhất tại Thanh tra tỉnh Lào Cai thời gian qua là việc đưa Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào môi trường số. Thay vì duy trì các quy trình chủ yếu trên hồ sơ giấy như trước đây, các bước xử lý công việc đang được thiết kế lại theo mô hình luồng xử lý điện tử, gắn với hệ thống quản lý văn bản, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh.

Theo đó, mỗi quy trình đều được xác định rõ điểm bắt đầu, các bước thực hiện, thời hạn xử lý và trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị. Toàn bộ trạng thái công việc được cập nhật trực tiếp trên hệ thống, giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ theo thời gian thực và kịp thời chỉ đạo khi cần thiết.

Quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư phản ánh, kiến nghị là một trong những nội dung được số hóa sớm. Ngay sau khi tiếp nhận, thông tin được cập nhật lên hệ thống và tự động chuyển đến bộ phận có thẩm quyền xử lý. Việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả hay lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện trên môi trường điện tử.

Anh Vũ Minh Thuận, Phó Chánh Văn phòng Thanh tra tỉnh Lào Cai cho biết, trước đây nhiều hồ sơ phải luân chuyển qua nhiều khâu ký duyệt, dễ phát sinh độ trễ. Khi chuyển sang môi trường số, mọi trạng thái xử lý đều được cập nhật tức thời, giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi và hạn chế sai sót trong quá trình phối hợp giữa các bộ phận.

Không chỉ thay đổi cách thức xử lý công việc, việc số hóa còn giúp nâng cao khả năng kiểm soát tiến độ, tăng tính minh bạch và giảm tình trạng phụ thuộc vào việc luân chuyển hồ sơ giấy giữa các phòng chuyên môn.

Theo lãnh đạo Thanh tra tỉnh, quan điểm xuyên suốt là không duy trì đồng thời hai hệ thống vận hành riêng biệt. Các quy trình ISO phải phản ánh đúng quy trình đang được thực hiện trên hệ thống số. Khi có thay đổi về quy định pháp luật hoặc tổ chức bộ máy, việc cập nhật cũng được thực hiện đồng thời nhằm bảo đảm tính thống nhất trong toàn cơ quan.

Anh Vũ Minh Thuận, Phó Chánh Văn phòng Thanh tra tỉnh Lào Cai xử lý công việc trên hệ thống điện tử. Ảnh: Bùi Bình

Xây dựng kho dữ liệu pháp lý phục vụ quản lý

Song song với việc số hóa quy trình nghiệp vụ, Thanh tra tỉnh Lào Cai cũng triển khai rà soát tổng thể hệ thống văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực thanh tra theo hướng tiếp cận dựa trên dữ liệu.

Theo kế hoạch, toàn bộ các nghị quyết của HĐND tỉnh, quyết định của UBND tỉnh, quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh và các chỉ thị còn hiệu lực thuộc lĩnh vực thanh tra sẽ được rà soát, hệ thống hóa và đánh giá mức độ phù hợp với quy định hiện hành.

Nếu như trước đây việc rà soát chủ yếu được thực hiện thủ công thì lần này, dữ liệu văn bản được coi là một nguồn tài nguyên cần được chuẩn hóa, cập nhật và quản lý thường xuyên. Các phòng nghiệp vụ từng bước ứng dụng công nghệ số trong phân loại, đối chiếu và kiểm tra văn bản, đồng thời khai thác các công cụ hỗ trợ từ trí tuệ nhân tạo nhằm nhận diện những quy định có dấu hiệu chồng chéo, mâu thuẫn hoặc không còn phù hợp với thực tiễn.

Hệ thống thông tin và báo cáo điện tử cũng được sử dụng để theo dõi tiến độ, kết nối dữ liệu giữa các đơn vị và hỗ trợ tổng hợp kết quả rà soát nhanh chóng hơn.

Trao đổi về nội dung này, ông Hoàng Văn Khoa, Phó Chánh Thanh tra tỉnh Lào Cai cho biết, khối lượng văn bản thuộc lĩnh vực thanh tra được tích lũy qua nhiều giai đoạn là khá lớn. Việc ứng dụng công nghệ số không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình rà soát.

Theo ông Khoa, mục tiêu của đợt rà soát không chỉ dừng lại ở việc phát hiện và xử lý các quy định chồng chéo hoặc không còn phù hợp, mà còn hướng tới xây dựng một cơ sở dữ liệu pháp lý thống nhất, phục vụ lâu dài cho công tác quản lý nhà nước.

Từ góc độ quản trị, hai hướng triển khai này đang cho thấy một cách tiếp cận mới trong chuyển đổi số của cơ quan thanh tra. Nếu số hóa quy trình giúp công việc được xử lý nhanh hơn, minh bạch hơn thì số hóa dữ liệu pháp luật tạo nền tảng để các hoạt động tham mưu, quản lý và hoàn thiện thể chế được thực hiện trên cơ sở thông tin đầy đủ và cập nhật hơn.

Chuyển đổi số vì thế không chỉ là việc thay thế hồ sơ giấy bằng máy tính hay phần mềm. Tại Thanh tra tỉnh Lào Cai, quá trình này đang từng bước làm thay đổi cách thức vận hành của cơ quan, từ xử lý công việc hằng ngày đến quản lý dữ liệu pháp lý, hướng tới một nền hành chính chuyên nghiệp, đồng bộ và hiệu quả hơn.