Giao diện trang http://sohoa.thanhtrahatinh.gov.vn. Ảnh: Yến Yến

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn

Thực hiện kế hoạch đã được Tổng Thanh tra Chính phủ phê duyệt, trong khuôn khổ Chương trình “Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra Việt Nam đến năm 2014”  gọi tắt là Chương trình POSCIS từ ngày 04/11/2009; Thanh tra tỉnh Hà Tĩnh đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng sau hơn 4 năm thực hiện dự án, đóng góp lớn vào công tác thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo. 

Đặc biệt, trong khuôn khổ dự án, Thanh tra Hà Tĩnh đã có nhiều sản phẩm thiết thực mang lại hiệu quả cao. Trong đó thành công nhất là sản phẩm Hệ thống số hóa hồ sơ dữ liệu đã góp phần nâng cao năng lực quản lý tổng thể ngành Thanh tra Hà Tĩnh. Đây cũng là một mô hình thiết thực cần nhân rộng trong toàn ngành trên cả nước.

Hệ thống số hóa dữ liệu là một mô hình mới của ngành Thanh tra Hà Tĩnh. Ngay từ đầu, Thanh tra tỉnh đã xác định việc xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu và chế độ quản lý, khai thác thông tin dữ liệu phục vụ công tác thanh tra là một việc làm cần thiết. Bởi hồ sơ công tác thanh tra được phân chia thành nhiều loại: Hồ sơ quản lý; Hồ sơ các Đoàn thanh tra kinh tế - xã hội; Đoàn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo; Thanh tra trách nhiệm… Bên cạnh đó, việc lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống đang còn có những hạn chế về mặt lưu trữ cũng như thời gian bảo quản đi kèm với các rủi ro về thất thoát tài liệu. Ngoài ra, việc quản lý cũng như tra cứu thường gặp nhiều khó khăn về mặt thời gian và khả năng tìm kiếm. 

Về quản lý tài liệu, số liệu, công tác quản lý hồ sơ của ngành Thanh tra có những đặc thù riêng, thường bao gồm nhiều loại: Văn bản, tài liệu giấy, file ghi âm, video… trong khi đó nhu cầu tìm kiếm, khai thác, tra cứu, nghiên cứu các hồ sơ thanh tra thường rất cao. Các hồ sơ về thanh tra phải được lưu trữ, bảo quản rất cẩn thận do thời gian lưu trữ thường dài hơn các loại hồ sơ khác. Một số loại hồ sơ có yêu cầu cao về tính an toàn, bảo mật, các bộ hồ sơ thường chỉ những nhóm, người nhất định có quyền được tiếp cận.

Việc xây dựng hệ thống số hóa hồ sơ tài liệu công tác thanh tra xuất phát từ chính nhu cầu cấp thiết là cần phải có một hệ thống số hóa điện tử và quản lý hồ sơ công tác thanh tra, đáp ứng các tiêu chuẩn quy định theo Luật lưu trữ Nhà nước.

Nắm bắt được nhu cầu trên, năm 2013, hệ thống số hóa hồ sơ Thanh tra Tỉnh Hà Tĩnh đã được xây dựng và hoàn thành đưa vào sử dụng tại địa chỉ truy cập http://sohoa.thanhtrahatinh.gov.vn

Hệ thống hiện được chạy trên máy chủ riêng, có thể mở rộng thiết bị lưu trữ tùy nhu cầu thực tế. Hiện nay, hệ thống đã được cập nhật hơn 500 bộ hồ sơ về công tác thanh tra (Hồ sơ Quản lý, Hồ sơ Đoàn thanh tra từ năm 2000 đến nay) với khoảng 15.000 tài liệu đã được số hóa.

Thời gian tới Thanh tra tỉnh sẽ tiến hành số hóa hồ sơ đến tất cả Thanh tra các Sở, ngành và huyện, thị xã, thành phố trong toàn tỉnh từ năm 2000 đến nay (ước tính trên 800 bộ hồ sơ các loại).

Những ưu điểm vượt trội

Với ưu điểm nổi trội là hệ thống có khả năng đáp ứng nhu cầu lưu trữ gần như không hạn chế, nên khó khăn trong việc số hồ sơ phát sinh hằng năm khoảng 200 bộ hồ sơ đối với Thanh tra Hà Tĩnh đã trở nên dễ dàng giải quyết. Việc lưu lập hồ sơ điện tử cũng sẽ rất thuận lợi trong việc cung cấp hồ sơ cho các cơ quan theo quy định của pháp luật, việc khai thác, sử dụng, nghiên cứu cho cán bộ công chức trong toàn ngành Thanh tra Hà Tĩnh sau này. 

Sử dụng hệ thống số hóa dữ liệu cũng mang lại những hiệu quả thiết thực về mặt kinh tế cũng như thông tin. Việc sắp xếp, chia sẻ hay tìm kiếm tài liệu trên máy tính dễ dàng và nhanh hơn rất nhiều so với phương thức cũ, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, đẩy nhanh năng suất làm việc của cán bộ thanh tra. Ngoài ra, thông tin có thể dễ dàng bảo mật, công bố có kiểm soát tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng hệ thống. Về mặt quản lý đã thống nhất hóa toàn bộ nguồn tài nguyên và tri thức của đơn vị trên một hệ thống thông minh.

Việc lưu lập hồ sơ điện tử về công tác thanh tra rất thuận lợi trong việc cung cấp hồ sơ cho các cá nhân, cơ quan theo quy định của pháp luật; đáp ứng việc quản lý, khai thác, sử dụng, nghiên cứu cho cán bộ công chức trong toàn ngành Thanh tra Hà Tĩnh hiện tại và sau này. Đây là bước đột phá của Hà Tĩnh trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thanh tra.

Với những tính năng ưu việt của hệ thống như: Giao diện tiếng Việt, đơn giản, thân thiện, hồ sơ được sắp xếp theo kiểu cây thư mục giúp người dùng mới dễ dàng làm quen với hệ thống. Khả năng lưu trữ số lượng hồ sơ tài liệu lớn: Hỗ trợ lưu trữ, quản lý lên đến hàng triệu hồ sơ. Khả năng mở rộng: Hệ thống đáp ứng được tiêu chí dễ dàng mở rộng về sau này mà không cần phải nâng cấp hay xây dựng lại hệ thống (hiện tại Thanh tra tỉnh đã lưu trữ mở rộng đến Thanh tra huyện, thị xã, TP và Thanh tra các Sở, ban, ngành cấp tỉnh). Ngoài ra, chi phí xây dựng hệ thống cũng rất hợp lý (Xây dựng phần mềm Hệ thống, cập nhật dữ liệu và hạ tầng công nghệ thông tin: Máy chủ, Scan, Internet) với chi phí ban đầu khoảng 300 triệu đồng.

Ông Lê Toàn Thắng – Chánh văn phòng Thanh tra Hà tĩnh cho biết: Đây là một mô hình mang lại hiệu quả rất thiết thực cho Thanh tra tỉnh Hà Tĩnh. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ nhân rộng và phát triển hệ thống đến từng đơn vị trực thuộc. Chúng tôi cũng hi vọng hệ thống số hóa dữ liệu mô hình được sử dụng đồng bộ trong ngành nhằm giảm bớt những khó khăn trong công tác quản lý tài liệu, số liệu theo kiểu cũ, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức cho cán bộ công chức.

Với một hệ thống phù hợp với công tác quản lý hồ sơ nói chung và đặc thù ngành Thanh tra nói riêng, hệ thống số hóa hồ sơ dữ liệu đã thể hiện là một mô hình sáng tạo, hiệu quả của Thanh tra tỉnh Hà Tĩnh. Đây là một mô hình tiện ích và dễ dàng thực hiện nên có thể áp dụng để triển khai nhân rộng cho toàn quốc. Hệ thống số hóa dữ liệu cùng với những sản phẩm có giá trị từ các địa phương khác, đã góp phần lớn cho sự thành công của Dự án POSCIS.

Yến Yến