Đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tại tỉnh Yên Bái. Ảnh: Thanh Bình

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các thủ trưởng sở, ban, ngành, các đại diện của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; cùng các thủ trưởng đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh và các hội quần chúng phải tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong toàn bộ quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Theo đó, các cơ quan được giao nhiệm vụ triển khai nghiêm túc các chỉ thị của: Kết luận số 127 ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị; Văn bản số 414 ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ. Các văn bản này đặt ra các nhiệm vụ trọng tâm nhằm đảm bảo việc bảo quản, tiếp nhận, thống kê và bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu được thực hiện một cách tập trung, thống nhất và an toàn.

Để công tác văn thư, lưu trữ được liên tục và thông suốt, các cơ quan, đơn vị cần tuân thủ quy định pháp luật, tất cả các tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động phải được quản lý theo từng phông lưu trữ. Mỗi cơ quan, tổ chức cần thống kê, tập hợp tài liệu của mình và đóng phông lưu trữ kể từ ngày kết thúc hoạt động.

Trước và trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, các tài liệu phải được bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và các cơ sở lưu trữ của đơn vị hành chính. Việc chiếm giữ, chuyển giao hay hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu bị nghiêm cấm.

Ngoài việc bảo vệ tài liệu, các cơ quan còn phải thực hiện nghiêm ngặt quy định về quản lý, sử dụng con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ, bảo vệ bí mật nhà nước và đảm bảo an toàn thông tin trong toàn bộ quy trình thống kê, đóng gói, bàn giao và bảo quản tài liệu.

Sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật lưu trữ, chuyển giao đầy đủ quyền quản lý cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành cần được đóng gói riêng biệt, kèm theo danh mục tổng hợp các công việc chưa hoàn thành. Điều này giúp việc tiếp nhận và quản lý sau sắp xếp được thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống.

Các thủ trưởng sở, ban, ngành, các đại diện của Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể, cùng với các Chủ tịch UBND cấp huyện, thị xã, thành phố có vai trò chủ động chỉ đạo, giám sát công tác thống kê, đóng gói và bảo quản tài liệu.

Bên cạnh đó, các cơ quan chuyên trách như Phòng Nội vụ, Trung tâm chuyển đổi số - Sở Khoa học và Công nghệ được giao nhiệm vụ tiếp nhận, tổng hợp và bàn giao tài liệu, đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra theo đúng quy định.

Ngoài ra, hệ thống phần mềm quản lý Voffice được sử dụng để thống kê và xác nhận số lượng tài liệu của các công việc đã và chưa hoàn thành, đảm bảo tính chính xác và an toàn của dữ liệu từ đầu đến cuối quy trình.

Việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy không chỉ là nhiệm vụ bảo quản tài liệu mà còn là yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và minh bạch của hệ thống hành chính. Những chỉ đạo cụ thể từ Chủ tịch UBND tỉnh Yên Bái cùng với các văn bản chỉ đạo của Bộ Chính trị và Bộ Nội vụ đặt nền móng cho một quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện một cách bài bản, đảm bảo an toàn và hiệu quả.

Qua đó, Yên Bái khẳng định cam kết bảo vệ di sản văn thư, lưu trữ, góp phần tạo dựng niềm tin của Nhân dân và nâng cao hiệu quả quản lý hành chính trong giai đoạn chuyển mình của hệ thống chính trị địa phương.