Quy chế xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh tại Bộ Tư pháp vừa được ban hành kèm theo Quyết định số 1960/QĐ-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, quy định việc xử lý các loại đơn gửi đến Bộ Tư pháp và trách nhiệm tham mưu giải quyết đơn thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng. Trong đó, Chương II dành riêng quy định về quy trình xử lý, giải quyết đơn, từ nguồn tiếp nhận, các bước xử lý ban đầu đến phân loại, vào sổ theo dõi và quy trình giải quyết đơn thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng.

Nhiều nguồn tiếp nhận, thống nhất đầu mối xử lý

Theo Quy chế, đơn được tiếp nhận để xử lý từ nhiều nguồn. Đó là đơn do cơ quan, tổ chức, cá nhân, người có thẩm quyền trực tiếp gửi đến lãnh đạo Bộ; gửi qua bộ phận Văn thư, dịch vụ bưu chính, hộp thư góp ý của Bộ Tư pháp và các hình thức khác theo quy định.

Bên cạnh đó, đơn còn có thể do đại biểu Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận, cơ quan báo chí, cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến.

Ngoài ra, Bộ Tư pháp tiếp nhận các đơn do lãnh đạo Đảng, Nhà nước và lãnh đạo các cơ quan Đảng chuyển đến. Đơn được tiếp nhận tại địa điểm tiếp công dân của Bộ Tư pháp và các đơn vị thuộc Bộ.

Đồ họa: Nguyệt Trang

Đối với các nguồn đơn này, Quy chế quy định rõ trách nhiệm tiếp nhận. Văn thư Bộ tiếp nhận đơn theo các nguồn quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều 6. Đối với đơn tiếp nhận tại địa điểm tiếp công dân, người được giao nhiệm vụ tiếp công dân thực hiện tiếp nhận và phải chuyển cho bộ phận Văn thư Bộ ngay trong ngày để thực hiện các bước tiếp theo.

Tiếp theo, Văn thư Bộ đóng dấu đến và xử lý theo trình tự quản lý văn bản đến, sau đó chuyển Chánh Văn phòng Bộ ngay trong ngày, trừ những trường hợp Quy chế quy định chuyển đích danh người nhận hoặc chuyển Thứ trưởng phụ trách Văn phòng Bộ. Ngay sau khi nhận đơn từ Văn thư Bộ, Chánh Văn phòng Bộ phân công người xử lý đơn.

2 ngày làm việc để phân loại, tham mưu xử lý

Một điểm đáng chú ý trong quy trình là thời hạn xử lý ban đầu được xác định cụ thể. Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày được phân công, Văn phòng Bộ có trách nhiệm phân loại đơn, nghiên cứu, tham mưu và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định việc xử lý.

Đối với đơn thuộc trường hợp Bộ trưởng trực tiếp chỉ đạo xử lý, Văn phòng Bộ báo cáo Thứ trưởng phụ trách trước khi báo cáo, đề xuất Bộ trưởng phương án xử lý. Trong thời hạn 1 ngày làm việc, Ban Thư ký có trách nhiệm trình lãnh đạo Bộ xem xét, cho ý kiến chỉ đạo đối với đề xuất xử lý đơn của Văn phòng Bộ. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ triển khai thực hiện ngay. Với những đơn không thuộc trường hợp này, Chánh Văn phòng Bộ quyết định việc xử lý, bảo đảm đúng quy định của pháp luật.

Đồ họa: Nguyệt Trang

Quy chế cũng phân biệt rõ giữa xử lý đơn và giải quyết đơn. Theo đó, giải quyết đơn là việc thụ lý, xác minh, kết luận, ban hành kết luận nội dung tố cáo, quyết định giải quyết khiếu nại hoặc văn bản giải quyết kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật. Đối với đơn thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, quy trình giải quyết được thực hiện theo quy định của pháp luật về giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Sau khi được tiếp nhận và nghiên cứu, đơn được phân loại theo quy định của pháp luật. Quy chế quy định đơn phải được vào sổ, nhập thông tin vào hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc phần mềm xử lý đơn để phục vụ tra cứu, quản lý, theo dõi.

Việc lưu trữ, vào sổ theo dõi, sao lưu dữ liệu trên máy tính và tra cứu thông tin phải thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và Danh mục bí mật Nhà nước thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng.

Quy định riêng với từng loại đơn

Bên cạnh đó, Quy chế cũng nêu rõ quy trình giải quyết đối với đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng. Đối với khiếu nại, Quy chế xác định trường hợp thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng và đủ điều kiện thì thực hiện thủ tục thụ lý; trường hợp chưa đủ điều kiện thì Văn phòng Bộ hướng dẫn người khiếu nại bổ sung thông tin, tài liệu. Đơn không thuộc thẩm quyền được hướng dẫn gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giải quyết.

Đối với tố cáo thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, đơn vị được giao tham mưu có trách nhiệm xử lý ban đầu thông tin tố cáo, kiểm tra, xác minh thông tin về người tố cáo và điều kiện thụ lý trong thời hạn 7 ngày làm việc. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh tại nhiều địa điểm hoặc ủy quyền cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Nếu đủ điều kiện, đơn vị tham mưu báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định thụ lý; nếu không đủ điều kiện thì báo cáo Bộ trưởng quyết định không thụ lý và thông báo cho người tố cáo biết lý do.

Đồ họa: Nguyệt Trang

Với tố cáo không thuộc thẩm quyền, trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, Văn phòng Bộ thực hiện chuyển đơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền và thông báo cho người tố cáo. Trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp thì được hướng dẫn đến đúng cơ quan có thẩm quyền.

Đối với kiến nghị, phản ánh, nếu nội dung thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước của đơn vị nào thì Văn phòng Bộ chuyển đơn đến đơn vị đó để trả lời theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền trả lời. Nếu nội dung không thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Tư pháp, đơn được chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho người gửi đơn.

Trường hợp một đơn có cả nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, Văn phòng Bộ hướng dẫn người gửi tách riêng từng nội dung để gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.

Với cách quy định theo từng bước, từng đầu mối và từng loại đơn, Quy chế tạo thành quy trình thống nhất từ tiếp nhận - phân công - phân loại - xác định thẩm quyền - tham mưu xử lý - cập nhật, theo dõi, qua đó xác định rõ trách nhiệm trong từng khâu xử lý đơn tại Bộ Tư pháp.