Công sở UBND phường Quảng Phú, TP Thanh Hoá. Ảnh: Hương Trà

Theo văn bản của UBND phường Quảng Phú gửi Chủ tịch UBND TP Thanh Hóa, từ ngày 1/1 - 28/7, UBND phường Quảng Phú có 11 hồ sơ quá hạn giải quyết. Trong đó, lĩnh vực hộ tịch là 6 hồ sơ; lĩnh vực tư pháp là 1 hồ sơ; lĩnh vực đất đai, xây dựng là 4 hồ sơ.

Đối với 5 hồ sơ đề nghị cấp bản sao hộ tịch từ ngày 28/12/2022 đến 30/12/2022 và 1 hồ sơ đề nghị cấp bản sao hộ tịch, ngày tiếp nhận 6/7/2023 ngày trả kết quả theo quy định 7/7/2023 để hồ sơ quá hạn trên hệ thống phần mềm một cửa điện tử của ông Nguyễn Trọng Hoàng, hồ sơ của ông Lê Duy Thiện, ông Nguyễn Hữu Dũng, ông Nguyễn Viết Đài,  ông Phạm khắc Thuận, ông Lâm Thanh Quảng do công tác phối hợp giữa công chức tư pháp - hộ tịch với phó chủ tịch trong việc giải quyết trên hệ thống phần mềm một cửa điện tử chưa được chặt chẽ, dẫn đến hồ sơ trả quá hạn.

Đối với 4 hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai - xây dựng, có 3 hồ sơ tiếp nhận ngày 3/4/2023 ngày trả kết quả theo quy định 10/4/2023, 1 hồ sơ tiếp nhận ngày 22/3/2023 do công chức địa chính - xây dựng mới lần đầu tiến hành nhập hồ sơ trên hệ thống phần mềm, chưa nắm rõ quy trình nên để hồ sơ quá thời hạn giải quyết.

Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp, do hệ thống phần mềm lỗi nhiều lần, công chức tư pháp - hộ tịch không cập nhật thường xuyên nên dẫn đến hồ sơ trên hệ thống trả cũng bị quá hạn...

Đối với từng trường hợp bị chậm trả hồ sơ, cán bộ phụ trách lĩnh vực đã có phiếu xin lỗi với nội dung nêu lý do chậm chễ, mong người dân thông cảm, chia sẻ, góp ý…

Cụ thể như, tại phiếu xin lỗi gửi công dân Lê Duy Thịnh ở phường Quảng Tâm, TP Thanh Hóa, ông Hoàng Mạnh Hùng, công chức tư pháp - hộ tịch, phường Quảng Phú, viết: Lý do chậm trả hồ sơ cho ông Thịnh là máy tính gặp sự cố, thao tác trên phần mềm bị lỗi nên có ảnh hưởng đến thời gian xử lý, trả kết quả.

“Sự chậm trễ này gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức đi lại của ông, nên tôi làm phiếu này xin lỗi ông và mong muốn được ông đóng góp ý kiến để tôi được hoàn thiện hơn trong công tác tiếp nhận hồ sơ...”.

Tương tự, trong phiếu xin lỗi ông Lâm Thanh Quảng ở phố 5, phường Quảng Phú, TP Thanh Hóa, ông Ninh Quốc Tuấn, công chức tư pháp - hộ tịch, phường Quảng Phú, viết: “Đến ngày trả kết quả, hệ thống bị lỗi nên đã dẫn đến hồ sơ quá hạn, gây phiền hà, mất thời gian của công dân. Tôi Ninh Quốc Tuấn xin lỗi ông, rất mong nhận được sự thông cảm của ông...”.

Phiếu xin lỗi gửi công dân Trần Trọng Kiên, công dân phố 6, phường Quảng Phú, TP Thanh Hoá, ông Nguyễn Đình Mười, công chức địa chính xây dựng, phường Quảng Phú, với nội dung: Ngày 22/3/2023, bộ phận địa chính, UBND phường Quảng Phú tiếp nhận hồ sơ xác nhận tài sản trên đất và tình trạng sử dụng quyền sử dụng đất của ông Trần Trọng Kiên, tại thửa đất phố 6, phường Quảng Phú, TP Thanh Hoá. Mã hồ sơ gồm: 000.27.22.H56-230022-0003 “lý do là do trong bộ thủ tục hành chính không có danh mục xác nhận tài sản trên đất và tình trạng sử dụng quyền sử dụng đất, nên có sai sót hồ sơ dẫn đến bị lỗi trên hệ thống phần mềm. Bản chất là xác nhận luôn cho công dân Trần Trọng Kiên. Vì do quá trình xử lý nên ông Nguyễn Đình Mười xin lỗi ông, rất mong nhận được sự thông cảm của ông và các cấp có thẩm quyền”.

Theo UBND phường Quảng Phú, phường đã họp kiểm điểm đối với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, góp ý và yêu cầu các cá nhân rút kinh nghiệm, thực hiện tốt dịch vụ công trực tuyến.