Tổ công tác phục vụ dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số hóa của ngành Thanh tra” tại thành phố Hải Phòng họp phân công nhiệm vụ. Ảnh: Ngọc Mai

Từ rà soát, chỉnh lý đến số hóa hồ sơ

Thực hiện công văn của Thanh tra Chính phủ về phối hợp thực hiện dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”, UBND thành phố Hải Phòng đã giao các sở, ban, ngành và UBND cấp xã khẩn trương rà soát, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý để phục vụ quét (scan) và số hóa.

Yêu cầu đặt ra không chỉ là chuẩn bị đủ tài liệu, mà hồ sơ phải được phân loại đúng lĩnh vực, danh mục, thời kỳ; đầy đủ, không trùng lặp, sẵn sàng cho việc quét và số hóa, bảo đảm tiến độ, chất lượng theo yêu cầu. Thanh tra thành phố Hải Phòng được giao làm đầu mối, chủ trì phối hợp với các sở, ban, ngành, địa phương và đơn vị liên quan triển khai nhiệm vụ.

Để phục vụ dự án, Thanh tra thành phố Hải Phòng thành lập Tổ công tác gồm lãnh đạo, chuyên viên, thanh tra viên Văn phòng và đại diện các phòng nghiệp vụ (19 thành viên). Tổ có nhiệm vụ rà soát, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ Thanh tra thành phố để phục vụ scan, số hóa; đồng thời theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương theo địa bàn phụ trách.

Quá trình triển khai cho thấy khâu chuẩn bị hồ sơ là công việc không đơn giản. Thanh tra thành phố Hải Phòng từng phải đôn đốc một số cơ quan, đơn vị, địa phương do chưa gửi báo cáo kết quả rà soát kịp thời. Các đơn vị phải khẩn trương hoàn thành việc rà soát, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ theo danh mục và thời kỳ để bảo đảm tiến độ chuẩn bị tài liệu cho quét, số hóa.

Điều này cho thấy, số hóa không bắt đầu từ công đoạn quét tài liệu. Trước khi một hồ sơ trở thành dữ liệu, hồ sơ đó phải được rà soát, chỉnh lý và tổ chức lại theo những tiêu chí thống nhất. Đây là bước quan trọng để hạn chế tình trạng thiếu, thừa hoặc trùng lặp dữ liệu sau khi số hóa.

Thành viên Tổ công tác thực hiện rà soát hồ sơ, tài liệu phục vụ số hoá. Ảnh: Ngọc Mai.

Hơn 1 triệu trang hồ sơ, tài liệu đã được bàn giao

Sau quá trình triển khai, khối lượng dữ liệu số hóa đã đạt quy mô đáng kể. Theo biên bản bàn giao dữ liệu số hóa hồ sơ, tài liệu ngày 8/9, Thanh tra thành phố Hải Phòng đã bàn giao cho Ban Quản lý các dự án Chuyển đổi số và Đầu tư xây dựng Thanh tra Chính phủ 114.215 tệp dữ liệu, tương ứng hơn 1 triệu trang hồ sơ, tài liệu đã scan, với tổng dung lượng 529,1GB.

Trong đó, hồ sơ kiểm soát tài sản, thu nhập từ năm 2020-2025 gồm 27.953 tệp, 136.394 trang, dung lượng 52,2GB; hồ sơ công tác thanh tra từ năm 2010-2024 gồm 86.262 tệp, 881.885 trang, dung lượng 476,9GB. Dữ liệu được bàn giao ở định dạng PDF và chuyển vào kho lưu trữ chung.

Tuy nhiên, hơn 1 triệu trang đã scan chưa phải là điểm kết thúc của quá trình số hóa. Theo biên bản bàn giao, số liệu này là căn cứ để hai bên ghi nhận khối lượng dữ liệu đã thực hiện tại thời điểm bàn giao; dữ liệu mang tính chất kết quả số hóa thô và Ban Quản lý các dự án Chuyển đổi số và Đầu tư xây dựng Thanh tra Chính phủ sẽ tiếp tục kiểm tra, rà soát thực tế. Trường hợp cần thiết, đơn vị này sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa, hoàn thiện dữ liệu trước khi tổ chức nghiệm thu chính thức.

Các tiêu chí kiểm tra được đặt ra gồm số lượng hồ sơ, số trang, số tệp; chất lượng ảnh sau scan; định dạng và cách đặt tên tệp; việc sắp xếp theo hồ sơ gốc, cấu trúc thư mục; tính toàn vẹn của dữ liệu và yêu cầu về bảo mật, an toàn thông tin.

Việc bàn giao dữ liệu tại Thanh tra Hải Phòng là một bước quan trọng trong quá trình triển khai dự án. Sau khâu scan và bàn giao, dữ liệu tiếp tục được kiểm tra, đối soát, hoàn thiện trước khi nghiệm thu chính thức, qua đó từng bước hình thành cơ sở dữ liệu số phục vụ hoạt động của ngành Thanh tra.