Cán bộ Thanh tra tỉnh Thanh Hóa đang chuẩn hóa dữ liệu báo cáo và phối hợp số hóa hồ sơ nghiệp vụ. Ảnh: Văn Thanh

Dữ liệu tập trung, giảm tổng hợp thủ công

Nếu ở giai đoạn đầu, chuyển đổi số giúp thay đổi cách cán bộ Thanh tra tỉnh Thanh Hóa xử lý công việc hằng ngày, thì bước tiến tiếp theo là hình thành và khai thác dữ liệu số. Đây được xem là nền tảng để nâng cao chất lượng tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu thông tin cũng như phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Tại Thanh tra tỉnh Thanh Hóa, hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực đang được triển khai theo quy trình thống nhất từ nhập dữ liệu, kiểm duyệt đến tổng hợp và quản trị số liệu.

Một trong những chuyển biến rõ nét của chuyển đổi số tại Thanh tra tỉnh Thanh Hóa là công tác báo cáo đang được chuẩn hóa trên môi trường số.

Theo tư liệu, 100% chế độ báo cáo của ngành Thanh tra được chuẩn hóa và quản lý trên các hệ thống thông tin báo cáo của UBND tỉnh, Thanh tra Chính phủ và Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia. Hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành cho phép thực hiện thống nhất các khâu từ nhập dữ liệu, kiểm duyệt đến tổng hợp và quản trị.

Cán bộ Thanh tra tỉnh Thanh Hóa tập trung số hóa dữ liệu để thực hiện nhiệm vụ tốt hơn. Ảnh: Văn Thanh

Thay vì tiếp nhận nhiều bảng biểu rời rạc, hệ thống cho phép theo dõi tình trạng báo cáo của từng đơn vị, kiểm tra các trường thông tin còn thiếu, đối chiếu chỉ tiêu giữa các kỳ và hạn chế thao tác cộng gộp thủ công.

Với cơ quan tổng hợp cấp tỉnh, dữ liệu tập trung còn giúp phát hiện sớm những số liệu chưa phù hợp, thiếu thống nhất hoặc có biến động lớn để yêu cầu đơn vị báo cáo rà soát, giải trình trước khi tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh và Thanh tra Chính phủ.

Đáng chú ý, mỗi số liệu được gắn với đơn vị cập nhật, kỳ báo cáo, biểu mẫu và bước kiểm duyệt. Điều này nâng cao khả năng truy vết khi cần kiểm tra, điều chỉnh. Khi dữ liệu được tích lũy qua nhiều kỳ, cơ quan có thêm điều kiện phân tích xu hướng, nhận diện những lĩnh vực phát sinh nhiều vụ việc hoặc có tiến độ xử lý chậm, qua đó phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và xây dựng kế hoạch.

Tuy nhiên, từ thực tiễn triển khai, Thanh tra tỉnh Thanh Hóa cũng xác định rõ, công nghệ không thể thay thế trách nhiệm nghiệp vụ. Hệ thống chỉ phát huy giá trị khi dữ liệu đầu vào chính xác; trách nhiệm của người nhập, người kiểm duyệt và người phê duyệt báo cáo vẫn là yếu tố quyết định chất lượng dữ liệu.

Đây là điểm đặc biệt quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực thanh tra, bởi một dữ liệu được cập nhật nhanh nhưng thiếu chính xác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tổng hợp, đánh giá và tham mưu.

Tại Phòng Nghiệp vụ 4 Thanh tra tỉnh Thanh Hóa, việc ứng dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo và tổng hợp báo cáo định kỳ đã hỗ trợ cán bộ tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu do các cơ quan, đơn vị cung cấp. Qua đó, phục vụ việc theo dõi tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ và xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề về phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực và kiểm soát tài sản, thu nhập.

Số hóa hồ sơ, mở rộng khả năng khai thác dữ liệu

Song song với vận hành các phần mềm dùng chung, Thanh tra tỉnh Thanh Hóa đang phối hợp triển khai quét, số hóa hồ sơ, tài liệu theo Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra” của Thanh tra Chính phủ.

Theo Văn bản số 2169/TTCP-BQLDA ngày 6/7/2026, phạm vi hồ sơ, tài liệu số hóa tại trụ sở Thanh tra tỉnh gồm các lĩnh vực công tác thanh tra; kiểm soát tài sản, thu nhập; phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực; thực hiện trách nhiệm giải trình, với thời kỳ từ ngày 1/1/2010 đến nay.

Hiện các đơn vị thuộc Thanh tra tỉnh đang rà soát, tập hợp, phân loại và phối hợp chỉnh lý hồ sơ để phục vụ quét, số hóa theo kế hoạch. Đây là nhiệm vụ đang được triển khai theo lộ trình, không đồng nghĩa với việc toàn bộ cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã hoàn thành và vận hành chính thức tại địa phương.

Khi được chuẩn hóa, nguồn dữ liệu sẽ hỗ trợ bảo bảo hồ sơ, giảm thời gian tìm kiếm, thuận lợi hơn trong công tác thanh tra. Ảnh: Văn Thanh

Điểm đáng chú ý là số hóa hồ sơ không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành các tệp điện tử. Trước khi quét, hồ sơ phải được rà soát thành phần, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý và lập danh mục. Sau khi quét, tệp số tiếp tục được gắn với thông tin mô tả, kiểm tra độ rõ, tính đầy đủ, thứ tự tài liệu, khả năng tra cứu và nguy cơ trùng lặp.

Khi được chuẩn hóa, nguồn dữ liệu số sẽ hỗ trợ bảo quản hồ sơ, giảm thời gian tìm kiếm, tạo điều kiện khai thác thông tin theo đúng thẩm quyền và phục vụ theo dõi kết quả thực hiện kết luận, kiến nghị sau thanh tra.

Đối với hồ sơ kiểm soát tài sản, thu nhập và những hồ sơ có thông tin nhạy cảm, yêu cầu bảo đảm an toàn dữ liệu được đặt lên hàng đầu. Quá trình số hóa phải gắn với phân quyền chặt chẽ, lưu vết truy cập, sao lưu an toàn và tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác và dữ liệu cá nhân.

Từ thực tế triển khai, hiệu quả chuyển đổi số tại Thanh tra tỉnh đang thể hiện tập trung ở 3 khâu: Luân chuyển công việc, tổng hợp báo cáo và tra cứu thông tin. Thời gian xử lý được rút ngắn; tiến độ và trách nhiệm rõ hơn; việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thuận lợi hơn; hồ sơ điện tử từng bước hình thành nguồn thông tin phục vụ quản lý.

Tuy nhiên, Thanh tra tỉnh xác định hiệu quả công nghệ không nên chỉ đo bằng số lượng văn bản điện tử hay số trang tài liệu được quét, mà phải được đánh giá bằng chất lượng giải quyết công việc, độ chính xác của báo cáo và khả năng khai thác lại dữ liệu.

Từ bồi dưỡng kỹ năng cho đội ngũ đến chuẩn hóa dữ liệu và số hóa hồ sơ nghiệp vụ, chuyển đổi số tại Thanh tra tỉnh Thanh Hóa đang được triển khai theo hướng từng bước, thực chất và gắn với yêu cầu công việc.

Thời gian tới, cơ quan tiếp tục đào tạo, hướng dẫn cán bộ; kiểm tra chất lượng số liệu; xử lý kịp thời các vướng mắc; phân quyền khai thác phù hợp và tránh đầu tư trùng lặp với nền tảng dùng chung. Mục tiêu xuyên suốt là xây dựng phương thức làm việc khoa học, minh bạch, hỗ trợ xử lý nhiệm vụ nhanh hơn nhưng vẫn bảo đảm đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và an toàn dữ liệu.