(Thanh tra) - Đề tài “Chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ” được Hội đồng nghiệm thu đánh giá Xuất sắc, với điểm nổi bật là giá trị ứng dụng trực tiếp trong triển khai Dự án xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra và hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Ngày 24/10, Hội đồng nghiệm thu đề tài khoa học cấp cơ sở của Thanh tra Chính phủ tổ chức đánh giá đề tài “Chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ” do bà Huỳnh Thị Xuân Đào, Phó Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ làm chủ nhiệm. Đề tài được Hội đồng đánh giá, xếp loại Xuất sắc.
Tại Hội nghị nghiệm thu, thành viên Hội đồng đánh giá, đề tài được nghiên cứu công phu, có tính cấp thiết, lựa chọn đúng vấn đề đang đặt ra trong thực tiễn hoạt động của Thanh tra Chính phủ. Đặc biệt, kết quả nghiên cứu có khả năng ứng dụng trực tiếp, gắn với tiến trình chuyển đổi số của cơ quan Thanh tra Chính phủ và toàn ngành Thanh tra.
Theo Hội đồng, điểm mạnh nổi bật của đề tài là khả năng chuyển hóa kết quả nghiên cứu thành những định hướng, yêu cầu nghiệp vụ và giải pháp cụ thể phục vụ công tác quản lý hồ sơ. Đây không chỉ là cơ sở khoa học để nhận diện thực trạng mà còn có thể ứng dụng ngay trong quá trình triển khai Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”, đồng thời phục vụ công tác tham mưu của Văn phòng Thanh tra Chính phủ.
Đề tài tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ; đánh giá tình hình thực hiện trong giai đoạn 2021 đến tháng 7/2026; phân tích kết quả, hạn chế và nguyên nhân theo bốn nhóm hồ sơ gồm hồ sơ thanh tra; hồ sơ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực; hồ sơ thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
Một trong những kết quả đáng chú ý là việc sử dụng số liệu, tài liệu gốc để đánh giá thực trạng, qua đó chỉ ra những điểm nghẽn trong quá trình chuyển đổi từ quản lý hồ sơ giấy sang quản lý hồ sơ điện tử. Theo số liệu được đề tài tổng hợp đến tháng 6/2025, trong tổng số 5.784 hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan, mới có 1.492 hồ sơ được số hóa, đạt khoảng 25,8%. Trong khi đó, hệ thống quy định nội bộ về hồ sơ số còn thiếu một số nội dung quan trọng; quy trình nghiệp vụ chưa được tối ưu hóa toàn diện cho môi trường điện tử, việc lập và nộp lưu hồ sơ vẫn còn những hạn chế.
Từ thực trạng này, đề tài nhấn mạnh chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ không chỉ là số hóa tài liệu giấy hay đưa các thao tác hành chính lên phần mềm. Yêu cầu trọng tâm là chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, bảo đảm khả năng kết nối, khai thác thông tin, đồng thời đáp ứng yêu cầu về giá trị pháp lý, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật Nhà nước.
Đánh giá cao tính thực tiễn của đề tài, các thành viên Hội đồng cho rằng kết quả nghiên cứu có thể phục vụ trực tiếp nhiều nhiệm vụ đang được triển khai tại Thanh tra Chính phủ.
Đối với Văn phòng Thanh tra Chính phủ, đề tài cung cấp cơ sở để hoàn thiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng danh mục hồ sơ điện tử, quy trình số hóa, quy trình quản lý tài liệu mật và bổ sung các tiêu chí về hồ sơ điện tử vào kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
Đối với Ban Quản lý các dự án chuyển đổi số và đầu tư xây dựng, kết quả nghiên cứu có thể được chuyển hóa thành yêu cầu nghiệp vụ khi thiết kế, hoàn thiện và nghiệm thu hệ thống thuộc Hợp phần 6 của Dự án. Các nội dung được Hội đồng nhấn mạnh gồm xây dựng danh mục hồ sơ từ đầu năm, gắn văn bản với hồ sơ trong quá trình xử lý công việc, cảnh báo thời hạn, nộp lưu hồ sơ điện tử và thiết lập mã định danh phục vụ quản lý, tra cứu.
Đáng chú ý, ý kiến của các thành viên Hội đồng cũng đề nghị làm rõ hơn những kết quả thực tiễn mà Văn phòng đã triển khai trong chuẩn hóa quy trình, hồ sơ, mẫu biểu và mã hóa tài liệu lưu trữ. Việc bổ sung những nội dung này sẽ giúp đề tài phản ánh đầy đủ hơn mối liên hệ giữa nghiên cứu khoa học với hoạt động triển khai chuyển đổi số tại cơ quan.
Đối với cơ sở đào tạo của ngành Thanh tra, kết quả nghiên cứu có thể được sử dụng làm tài liệu xây dựng các chuyên đề bồi dưỡng về quản lý hồ sơ điện tử, kỹ năng xây dựng hồ sơ thanh tra, hồ sơ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và hồ sơ phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
Chủ tịch Hội đồng nghiệm thu nhấn mạnh giá trị ứng dụng trực tiếp của đề tài, đồng thời yêu cầu Ban Chủ nhiệm tiếp thu ý kiến góp ý để tiếp tục hoàn thiện sản phẩm nghiên cứu. Trong đó, cần bổ sung lộ trình thực hiện với mốc thời gian và đơn vị chủ trì cụ thể; lượng hóa các chỉ tiêu, giá trị mục tiêu; hoàn thiện phụ lục sản phẩm như danh mục hồ sơ điện tử, các trường dữ liệu đặc tả bắt buộc và mẫu danh mục hồ sơ điện tử; làm rõ hơn hiệu quả ứng dụng, nhất là khả năng tiết kiệm thời gian, chi phí.
Hội đồng cũng đề nghị rà soát, cập nhật số liệu thực trạng trong phạm vi có thể, bảo đảm tính thống nhất về nội dung và thể thức trình bày. Những yêu cầu hoàn thiện này nhằm tăng khả năng áp dụng kết quả nghiên cứu vào thực tế, không làm thay đổi đánh giá tích cực của Hội đồng đối với chất lượng và giá trị chung của đề tài.
Một định hướng được các thành viên Hội đồng đặc biệt quan tâm là khả năng mở rộng phạm vi ứng dụng của kết quả nghiên cứu. Theo đó, việc triển khai trước tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ có thể tạo cơ sở thực tiễn để đánh giá, hoàn thiện mô hình, sau đó nghiên cứu nhân rộng tại các đơn vị trực thuộc, trong đó có các đơn vị sự nghiệp và cơ sở đào tạo của ngành.
Việc nhân rộng cần gắn với đặc điểm hồ sơ, yêu cầu nghiệp vụ và điều kiện thực tế của từng đơn vị, đồng thời bảo đảm sự thống nhất về quy trình, dữ liệu và tiêu chuẩn kỹ thuật. Đây cũng là hướng đi phù hợp với yêu cầu xây dựng nền tảng dữ liệu số dùng chung, hạn chế tình trạng dữ liệu phân tán, thiếu liên thông hoặc không thể khai thác hiệu quả.
Hội đồng đánh giá đề tài đã bám sát yêu cầu thực tiễn, phù hợp với định hướng chuyển đổi số của Thanh tra Chính phủ và lộ trình triển khai Dự án xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu và những ý kiến góp ý tại phiên họp, Hội đồng thống nhất xếp loại Xuất sắc, đồng thời yêu cầu Ban Chủ nhiệm tiếp tục hoàn thiện sản phẩm để tăng cường khả năng ứng dụng.
Việc gắn kết quả nghiên cứu với các nhiệm vụ cụ thể về hoàn thiện thể chế, chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế phần mềm và đào tạo, bồi dưỡng được kỳ vọng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, từng bước chuyển từ phương thức quản lý dựa trên tài liệu giấy sang quản trị dựa trên dữ liệu số, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của Thanh tra Chính phủ và toàn ngành Thanh tra.
