Soạn thảo, sao chép, in tài liệu mật ở nơi an toàn

Theo Thông tư này, những hành vi bị nghiêm cấm gồm: Thu thập, cung cấp, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước. Truyền tin mang nội dung bí mật Nhà nước qua máy điện thoại, máy phát sóng, điện báo, máy fax, mạng máy tính, internet hoặc các phương tiện truyền tin khác khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Trao đổi, cung cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước hoặc mang tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước ra nước ngoài khi chưa được phép của người có thẩm quyền. Sao chụp tài liệu mật; ghi âm, ghi hình thông tin, hình ảnh mang nội dung bí mật Nhà nước khi chưa được phép của người có thẩm quyền. Lợi dụng bảo vệ bí mật Nhà nước để che giấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Sử dụng máy tính hoặc các thiết bị khác có kết nối mạng Internet để soạn thảo, đánh máy, lưu giữ thông tin, tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước; cắm thiết bị lưu giữ bí mật Nhà nước vào máy tính có kết nối mạng internet.

Thông tư quy định thủ trưởng các đơn vị thuộc TTCP, thủ trưởng cơ quan thanh tra Nhà nước có trách nhiệm rà soát, kịp thời phát hiện tin, tài liệu mang nội dung cần bảo mật ngoài danh mục đã ban hành thì tổng hợp, báo cáo ngay Tổng TTCP trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật phải được tiến hành ở nơi an toàn do thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Sau khi đánh máy, in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản thảo (nếu không cần lưu), những bản đánh máy, in, sao chụp hỏng, giấy nến, giấy than đã sử dụng để in, sao các tài liệu đó, có sự chứng kiến của người nhận văn bản hoặc cán bộ bảo mật (nếu có).

Trong mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước giữa các khâu (người soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản và những người có liên quan khác) đều phải vào sổ, có ký nhận của người giao, người nhận; đối với tài liệu hoặc vật có văn bản kèm theo đóng dấu “Tuyệt mật” thì không được ghi trích yếu nội dung tại sổ đăng ký trừ trường hợp được phép của người có thẩm quyền.

Việc phát hành, gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước được thực hiện theo các bước: Vào sổ, lập phiếu gửi, làm bì, đóng dấu ký hiệu các độ mật ngoài bì và phải được niêm phong.

Mọi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước từ bất cứ nguồn nào gửi đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Mọi tài liệu mật đến sau khi nhận, kiểm tra xong, văn thư phải ký xác nhận vào phiếu gửi và trả lại nơi gửi tài liệu đó.

Những tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, bộ phận văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu đảm bảo tài liệu không bị thất lạc.

Các đơn vị thuộc TTCP, cơ quan thanh tra Nhà nước phải lập sổ thống kê các loại tài liệu mật do đơn vị mình quản lý, theo trình tự thời gian và theo từng độ mật. Tài liệu mật phải được cất giữ, bảo quản nghiêm ngặt tại nơi bảo đảm an toàn tuyệt đối, do thủ trưởng cơ quan đơn vị quy định. Tài liệu mật độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” phải được cất giữ bảo quản riêng, có người phụ trách do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ định.

Bảo quản nghiêm ngặt tài liệu mật

Trong quá trình thanh tra, trưởng đoàn, các thành viên đoàn thanh tra và những người có liên quan phải tuyệt đối giữ bí mật về mọi thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động thanh tra. Việc trao đổi, cung cấp tình hình, số liệu thông tin có nội dung bí mật Nhà nước cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Mọi nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước trong ngành Thanh tra chuyển nhận bằng các phương tiện thông tin vô tuyến, hữu tuyến điện báo, fax... đều phải thực hiện thông qua các biện pháp nghiệp vụ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Đơn vị, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước ra nước ngoài phục vụ công tác, học tập, trao đổi kinh nghiệm hoặc làm việc với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải có văn bản xin phép và được phê duyệt theo thẩm quyền quy định tại Điều 5 Thông tư này.

Thông tư cũng quy định, việc giải mật tài liệu mật là xóa bỏ độ mật đã được xác định của tài liệu mật. Việc giải mật chỉ được xem xét khi nội dung của tài liệu nếu bị tiết lộ không còn gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Khi tổ chức tiêu hủy tài liệu mật phải lập hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật làm chủ tịch hội đồng; đại diện các đơn vị có tài liệu mật tiêu hủy, văn phòng, người trực tiếp quản lý tài liệu mật, công chức làm nhiệm vụ bảo mật và đại diện đơn vị có liên quan tham gia (do chủ tịch hội đồng quyết định).

Các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ hoặc có nhiệm vụ liên quan đến bí mật Nhà nước thuộc ngành Thanh tra thực hiện, việc kiểm tra công tác theo định kỳ và đột xuất do công chức làm nhiệm vụ bảo mật thực hiện, dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Phương Anh