Khi đến nơi TCD, người KN,TC, kiến nghị, phản ánh có nghĩa vụ nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tuỳ thân, giấy ủy quyền (nếu có); có thái độ đúng mực, tôn trọng đối với người TCD; trình bày trung thực sự việc, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung KN,TC, kiến nghị, phản ánh; ký hoặc điểm chỉ xác nhận những nội dung trình bày đã được người TCD ghi chép lại; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy TCD và hướng dẫn của người TCD; trường hợp nhiều người cùng KN,TC, kiến nghị, phản ánh về một nội dung thì phải cử người đại diện để trình bày nội dung KN,TC, kiến nghị, phản ánh; chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung KN,TC của mình.

Khi TCD, người TCD phải bảo đảm trang phục chỉnh tề, có đeo thẻ công chức, viên chức hoặc phù hiệu theo quy định; yêu cầu người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có); có đơn hoặc trình bày rõ ràng nội dung KN,TC, kiến nghị, phản ánh; cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận, thụ lý vụ việc; có thái độ đúng mực, tôn trọng công dân, lắng nghe, tiếp nhận đơn KN,TC, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung mà người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh trình bày; giải thích, hướng dẫn cho người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, kết luận, quyết định giải quyết đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan có thẩm quyền; hướng dẫn người KN,TC, kiến nghị, phản ánh đến đúng cơ quan hoặc người có thấm quyền giải quyết.

Đồng thời, trực tiếp xử lý hoặc phân loại, chuyển đơn, trình người có thẩm quyền xử lý KN,TC, kiến nghị, phản ánh; thông báo kết quả xử lý KN,TC, kiến nghị, phản ánh cho công dân; yêu cầu người vi phạm nội quy nơi TCD chấm dứt hành vi vi phạm; trong trường hợp cần thiết, lập biên bản về việc vi phạm và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật.

Luật cũng quy định về những trường hợp được từ chối TCD đến nơi TCD như người trong tình trạng say do dùng chất kích thích, người mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình; người có hành vi đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người TCD, người thi hành công vụ hoặc có hành vi khác vi phạm nội quy nơi TCD; người KN,TC về vụ việc đã giải quyểt đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình KN,TC kéo dài.

Hay các hành vi bị nghiêm cấm như gây phiền hà, sách nhiễu hoặc cản trở người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh; thiếu trách nhiệm trong việc TCD; làm mất hoặc làm sai lệch thông tin, tài liệu do người KN,TC, kiến nghị, phản ánh cung cấp; phân biệt đối xử trong khi TCD; lợi dụng quyền KN,TC, kiến nghị, phản ánh để gây rối trật tự công cộng; xuyên tạc, vu khống, gây thiệt hại cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân; đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người TCD, người thi hành công vụ; kích động, cưỡng ép, dụ dỗ, lôi kéo, mua chuộc người khác tập trung đông người tại nơi TCD; vi phạm các quy định khác trong nội quy, quy chế TCD.

Ban TCD ở Trung ương, Ban TCD cấp tỉnh, Ban TCD cấp huyện có trách nhiệm niêm yết công khai tại Trụ sở TCD lịch TCD của lãnh đạo các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Trung ương hoặc địa phương, danh sách các cơ quan, tổ chức, đơn vị có đại diện cùng tham dự buổi TCD và nội dung tập trung giải quyết tại từng buổi TCD.

Cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm niêm yết công khai thông tin về việc TCD của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình tại trụ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị, tại địa điểm TCD và công bố trên trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, đơn vị (nếu có).

Khi công dân đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh thì người TCD có trách nhiệm đón tiếp, yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có); tiếp nhận đơn KN,TC, kiến nghị, phản ánh hoặc hướng dẫn người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh trình bày nội dung vụ việc.

Nội dung trình bày phải được ghi vào sổ TCD gồm số thứ tự, ngày tiếp, họ tên, địa chỉ, nội dung sự việc, quá trình xem xét, giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền (nếu có); yêu cầu, đề nghị của người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh; việc tiếp nhận, xử lý vụ việc.

Trường hợp người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh chưa có đơn KN,TC, kiến nghị, phản ánh thì người TCD hướng dẫn viết đơn hoặc ghi lại đầy đủ, chính xác nội dung KN,TC, kiến nghị, phản ánh bằng văn bản và yêu cầu họ ký xác nhận hoặc điểm chỉ; trường hợp nội dung trình bày chưa rõ ràng, đầy đủ thì người TCD đề nghị người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh trình bày bổ sung hoặc bổ sung tài liệu, chứng cứ.

Trường hợp trong đơn vừa có nội dung KN, vừa có nội dung TC, kiến nghị, phản ánh thì người TCD hướng dẫn người đến KN,TC, kiến nghị, phản ánh viết thành đơn riêng để KN,TC, kiến nghị hoặc phản ánh với cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.

B.B.Đ