Toàn cảnh lễ khánh thành, bàn giao và đưa vào sử dụng Trụ sở Ban Tiếp công dân Trung ương. Ảnh: TH

Việc tiếp nhận phải được ghi vào sổ hoặc nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu

Theo thông tư, người TCD được từ chối TCD trong các trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2, Điều 9 Luật TCD và phải giải thích cho công dân được biết lý do từ chối tiếp, đồng thời báo cáo người phụ trách TCD.

Trường hợp từ chối TCD theo quy định tại khoản 3, Điều 9 Luật TCD thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phụ trách TCD ra thông báo từ chối TCD theo mẫu.

Thông tư dành 1 chương quy định về việc tiếp người khiếu nại (KN), người tố cáo (TC), người kiến nghị, phản ánh, trong đó quy định rõ việc xác định nhân thân của người KN, người TC, người kiến nghị, phản ánh và tính hợp pháp của người đại diện theo quy định của pháp luật; tiếp nhận, phân loại, xử lý nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh.

Khi tiếp người KN, người TC, kiến nghị, phản ánh, người TCD yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có). Trong quá trình tiếp người TC, người TCD phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người TC theo quy định của pháp luật về TC.

Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện việc KN thông qua người đại diện là người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì người TCD yêu cầu người đại diện xuất trình giấy giới thiệu, giấy tờ tùy thân.

Trong trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đại diện theo quy định của pháp luật để thực hiện việc KN thì người TCD đề nghị người được ủy quyền xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền của người ủy quyền.

Trường hợp người đến trình bày việc KN là người đại diện, người được ủy quyền của người KN được quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 12 Luật KN thì người TCD yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh việc đại diện, ủy quyền hợp pháp hoặc giấy tờ khác có liên quan; trường hợp người đến trình bày là người đại diện, người được ủy quyền hợp pháp thì người TCD tiến hành các thủ tục tiếp như đối với người KN.

Trường hợp người KN ủy quyền cho luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý thực hiện việc KN thì người TCD yêu cầu luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý xuất trình thẻ luật sư, thẻ trợ giúp viên pháp lý và giấy ủy quyền KN.

Trường hợp công dân không có giấy ủy quyền hoặc việc ủy quyền không theo đúng quy định tại Luật KN thì người TCD không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cần thiết để thực hiện việc KN theo đúng quy định.

Khi công dân đến trình bày trực tiếp và không có đơn thì người TCD hướng dẫn công dân viết đơn KN, TC, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

Trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người TCD hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật.

Trường hợp nhiều người đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người TCD hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

Trường hợp công dân trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung KN, vừa có nội dung TC, kiến nghị, phản ánh thì người TCD hướng dẫn công dân thực hiện việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.

Việc tiếp nhận, ghi chép nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết đơn phải được ghi vào sổ TCD hoặc được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về TCD.

Khi TCD, cán bộ TCD thực hiện phân loại, xử lý KN, TC, kiến nghị, phán ánh. Việc phân loại, xử lý nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh được căn cứ vào bản ghi nội dung trình bày hoặc đơn của công dân và thực hiện theo Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 1/10/2021 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn KN, đơn TC, đơn kiến nghị, phản ánh.

Ý kiến trình bày nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị TCD thì người TCD hướng dẫn công dân viết đơn gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.

Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình thì người TCD tiếp nhận các thông tin, tài liệu để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh thì người TCD xem xét để tiếp nhận các thông tin, tài liệu, chứng cứ đó.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm TCD định kỳ hoặc đột xuất

Đối với nội dung TCD và quản lý, theo dõi việc TCD của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, Thông tư 04 quy định, người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trực tiếp TCD để lắng nghe, xem xét, giải quyết và chỉ đạo việc giải quyết các KN, TC, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của mình hoặc thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp dưới trong công tác TCD, xử lý đơn và giải quyết KN, TC, kiến nghị, phản ánh.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm TCD định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Luật TCD và kiểm tra, đôn đốc việc xử lý sau TCD của các cơ quan, đơn vị.

Việc TCD của người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải được công chức, viên chức giúp việc ghi chép đầy đủ vào sổ TCD hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác TCD, giải quyết KN, TC, kiến nghị, phản ánh hoặc phần mềm quản lý công tác TCD và được lưu tại nơi TCD…

Khi TCD, nếu vụ việc rõ ràng, cụ thể, có cơ sở và thuộc thẩm quyền giải quyết thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trả lời ngay cho công dân biết; nếu vụ việc phức tạp cần nghiên cứu, xem xét thì nói rõ thời hạn giải quyết và người cần liên hệ để biết kết quả giải quyết. Kết thúc việc TCD, người đứng đầu cơ quan, đơn vị ra thông báo kết luận việc TCD.

Thông tư cũng quy định về trách nhiệm của Ban TCD, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị TCD và trách nhiệm của cơ quan, đơn vị có liên quan.

Ban TCD, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị TCD và cơ quan thanh tra Nhà nước hoặc văn phòng UBND cùng cấp có trách nhiệm sắp xếp việc TCD của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và thông báo cho cơ quan, đơn vị có liên quan biết; ưu tiên những vụ việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh đông người, phức tạp, kéo dài; cử người ghi chép nội dung việc TCD; chuẩn bị các điều kiện cần thiết khác để người đứng đầu cơ quan, đơn vị thực hiện việc TCD.

Cơ quan, đơn vị có liên quan đến nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh có trách nhiệm cử lãnh đạo cơ quan, đơn vị cùng TCD để thực hiện những yêu cầu do người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao; cử công chức, viên chức để ghi chép nội dung việc TCD, nhận các thông tin, tài liệu do công dân cung cấp; chuẩn bị đầy đủ những thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung vụ việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh mà người đứng đầu cơ quan, đơn vị sẽ TCD.

Kết thúc việc TCD, các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị chuẩn bị văn bản trả lời công dân.

Trường hợp vụ việc liên quan đến trách nhiệm của nhiều cấp, nhiều ngành thì cơ quan Thanh tra Nhà nước cùng cấp có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền nghiên cứu, phân tích tính chất, mức độ, nguyên nhân của vụ việc để đề xuất các biện pháp giải quyết, đồng thời chuẩn bị văn bản để người đứng đầu cơ quan, đơn vị trả lời công dân.

Việc TCD đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh phải được ghi vào sổ TCD hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác TCD, giải quyết KN, TC, kiến nghị, phản ánh hoặc phần mềm quản lý công tác TCD.