An Giang triển khai số hóa hồ sơ về trụ sở, tài sản công sau sắp xếp nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý thống nhất. Trong ảnh là trụ sở một số sở, ngành của tỉnh An Giang (trước sắp xếp) tại phường Long Xuyên. Ảnh: Cảnh Nhật

Số hóa toàn diện hồ sơ tài sản công

Sau sắp xếp tổ chức bộ máy, khối lượng hồ sơ về trụ sở, nhà đất và tài sản công trên địa bàn An Giang tăng mạnh, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải quản lý thống nhất và thuận lợi trong khai thác. Tỉnh xác định số hóa hồ sơ là giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản công, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực này.

Việc số hóa sẽ khắc phục tình trạng hồ sơ phân tán, khó tra cứu, đồng thời tạo nền tảng dữ liệu phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán, xử lý tài sản, góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch và hiệu quả sử dụng tài sản công.

Theo UBND tỉnh An Giang, các cơ quan, đơn vị sẽ thực hiện rà soát, kiểm kê, chuẩn hóa dữ liệu, chỉnh lý hồ sơ lưu trữ, số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu tài sản công. Trong đó, việc rà soát, kiểm kê được thực hiện đối với toàn bộ trụ sở làm việc, nhà, đất và các tài sản công thuộc phạm vi quản lý.

Các tài sản được phân loại theo từng nhóm như đang sử dụng đúng mục đích, sử dụng chưa hiệu quả, tài sản dôi dư hoặc không còn nhu cầu sử dụng, làm căn cứ xây dựng phương án xử lý phù hợp.

Đối với công tác số hóa, tỉnh sẽ thực hiện quy trình kỹ thuật thống nhất từ khâu chuẩn bị tài liệu, quét (scan), xử lý hình ảnh, nhập dữ liệu, gắn chỉ mục đến kiểm tra chất lượng và lưu trữ dữ liệu số. Những hồ sơ có giá trị pháp lý cao, đặc biệt là hồ sơ liên quan đến đất đai, trụ sở và tài sản dôi dư sau sắp xếp sẽ được ưu tiên thực hiện trước.

Cùng với đó, An Giang sẽ xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu số tập trung, phát triển phần mềm quản lý tài sản công, kết nối với các hệ thống thông tin khác của tỉnh và Trung ương nhằm bảo đảm tính liên thông trong khai thác, sử dụng dữ liệu.

Theo lộ trình, trong năm 2026, các đơn vị sẽ hoàn thành việc tổng kiểm kê tài sản công; rà soát, phân loại tài sản và thuê phần mềm quản lý tài sản công. Giai đoạn 2026 - 2028 sẽ thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, kết nối liên thông; dự kiến năm 2028 hệ thống được đưa vào khai thác và phục vụ công tác quản lý.

Xây dựng nền tảng dữ liệu quản lý thống nhất

Theo UBND tỉnh An Giang, sau quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, trên địa bàn hiện có khoảng 7.189 cơ sở nhà, đất công giữ lại và dôi dư, phát sinh khối lượng lớn tài liệu cần quản lý, khai thác và bảo quản.

Tổng khối lượng tài liệu liên quan ước khoảng 120 mét giá tài liệu, tương đương gần 900.000 trang A4 quy đổi, gồm hồ sơ pháp lý, bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ quản lý chất lượng công trình, hồ sơ tài chính, hồ sơ hoàn công và nhiều tài liệu có giá trị pháp lý khác.

Đây là các tài liệu có giá trị pháp lý cao, bao gồm bản chính, bản gốc, đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, khai thác và xử lý tài sản công. Tuy nhiên, phần lớn tài liệu đã được hình thành từ nhiều năm trước, trong khi điều kiện bảo quản còn hạn chế, chịu tác động của khí hậu nóng ẩm, nấm mốc, côn trùng và việc khai thác thường xuyên, dẫn đến nguy cơ xuống cấp, hư hỏng hoặc thất lạc.

Đáng chú ý, các cơ quan, đơn vị hiện vẫn chưa có kho lưu trữ chuyên dụng dành riêng cho khối tài liệu này. Nhiều hồ sơ đang được lưu giữ tạm thời; hệ thống giá, kệ, thiết bị bảo quản chưa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật; các thiết bị như điều hòa, máy hút ẩm đã xuống cấp, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ lâu dài.

Bên cạnh đó, việc khai thác thông tin cũng còn nhiều bất cập. Hồ sơ tài sản được hình thành qua nhiều giai đoạn, phân tán tại nhiều cơ quan khác nhau, chủ yếu dưới dạng giấy và chưa được chỉnh lý theo quy định.

Khi cần phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán hoặc xây dựng phương án xử lý tài sản, việc tra cứu vẫn phải thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian, trong khi dữ liệu chưa thể chia sẻ giữa các cơ quan trên môi trường điện tử.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu số tập trung sẽ giúp chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ về trụ sở, nhà đất và tài sản công; nâng cao khả năng lưu trữ, tra cứu, thống kê, phân tích và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan. Đồng thời, hỗ trợ rà soát, xử lý tài sản, tăng cường hiệu quả quản lý Nhà nước, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong quản lý tài sản công.