Người dân trải nghiệm và thực hiện các thủ tục giấy tờ trên môi trường số ở Sầm Sơn. Ảnh: Văn Thanh

Từ áp lực quá tải đến nền hành chính số hiện đại ở Sầm Sơn

Một buổi sáng giữa tháng 6/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn đông kín người đến làm thủ tục. Phần lớn là học sinh chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp THPT, cùng nhiều công dân đến giải quyết các thủ tục liên quan đến đất đai, hộ tịch, xây dựng.

Khác với hình ảnh người dân xếp hàng dài chờ đợi như trước đây, nay nhiều thủ tục được thực hiện nhanh chóng thông qua hệ thống ki-ốt thông minh đặt ngay tại trung tâm. Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dân có thể tra cứu thông tin, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến độ giải quyết thủ tục hành chính.

Em Nguyễn Phúc Hào, học sinh Trường THPT Nguyễn Thị Lợi, tự thực hiện việc nhập dữ liệu trên ki-ốt điện tử để hoàn thiện hồ sơ của mình. Hào chia sẻ rằng, việc sử dụng các thiết bị thông minh giúp quá trình làm thủ tục thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn trong giờ làm việc, phục vụ Nhân dân. Ảnh: Văn Thanh

"Trước thủ tục khá phức tạp, còn bây giờ tích hợp trên máy điện tử nên thuận tiện hơn rất nhiều. Cháu được các cán bộ ở Trung tâm Phục vụ hành chính công hướng dẫn nên làm rất nhanh", Hào cho biết.

Để đáp ứng lượng công dân lớn đến giao dịch mỗi ngày, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn đã bố trí khoa học các khu vực tiếp đón, hướng dẫn và giải quyết thủ tục. Đặc biệt, việc đưa vào vận hành sớm hệ thống rô-bốt AI và ki-ốt thông minh đã góp phần giảm tải đáng kể cho đội ngũ cán bộ hành chính.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn hướng dẫn người dân làm các thủ tục hành chính. Ảnh: Văn Thanh

Theo anh Trịnh Nam Anh, cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn, có những ngày đơn vị phải tiếp nhận tới khoảng 700 hồ sơ các loại. Nếu chỉ dựa vào sức người thì rất khó đáp ứng yêu cầu công việc.

"Những ki-ốt này hỗ trợ rất tốt cho người dân. Các hồ sơ liên quan đến đất đai, xây dựng được xử lý nhanh, gọn. Hệ thống máy scan hiện đại có thể quét cùng lúc nhiều tài liệu, tiết kiệm rất nhiều thời gian so với cách làm thủ công trước đây", anh Nam Anh cho biết.

Thực tế cho thấy, giai đoạn đầu triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, phường Sầm Sơn phải đối mặt với không ít khó khăn. Lượng người dân đến làm thủ tục tăng đột biến, trong khi nhiều người chưa quen với phương thức giao dịch điện tử. Không ít cán bộ phải làm việc ngoài giờ để kịp thời giải quyết hồ sơ cho công dân.

Tuy nhiên, chỉ sau một thời gian ngắn, những khó khăn bước đầu đã dần được tháo gỡ nhờ việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số và nâng cao kỹ năng tiếp cận dịch vụ công cho người dân.

Lấy người dân làm trung tâm phục vụ

Theo ông Nguyễn Hữu Khanh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn, ngay sau khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đi vào hoạt động, phường đã triển khai đồng bộ nhiều giải pháp nhằm giảm áp lực cho bộ máy hành chính và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Một trong những giải pháp quan trọng là công khai mã QR đến toàn bộ 61 tổ dân phố trên địa bàn. Thông qua mã QR, người dân có thể dễ dàng tiếp cận cổng dịch vụ công, tra cứu thông tin và thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại nhà. Cùng với đó, việc đưa rô-bốt AI và các ki-ốt thông minh vào vận hành đã tạo nên bước tiến đáng kể trong cải cách hành chính.

Công dân đến Trung tâm phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn để thực hiện các công việc hằng ngày. Ảnh: Văn Thanh

"Thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, Trung tâm Phục vụ hành chính công Sầm Sơn đã làm rất nhiều việc để rút ngắn thời gian và chi phí cho người dân. Chỉ cần có điện thoại thông minh là công dân có thể tra cứu, theo dõi hồ sơ mà không cần phải đi lại nhiều lần. Điều đó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức", ông Khanh cho biết.

Những con số thống kê đã phản ánh rõ hiệu quả của quá trình chuyển đổi số. Từ ngày 1/7/2025 đến ngày 15/5/2026, phường Sầm Sơn đã tiếp nhận trên 24.000 hồ sơ hành chính. Tỷ lệ giải quyết hồ sơ đạt 98,9%; trong đó hồ sơ giải quyết trước hạn đạt 64,64%, đúng hạn đạt 35,15%. Chỉ có 51 hồ sơ quá hạn, chiếm 0,21% tổng số hồ sơ tiếp nhận và chủ yếu phát sinh trong giai đoạn đầu khi mô hình mới vừa đi vào hoạt động.

Không chỉ đầu tư hạ tầng công nghệ, phường Sầm Sơn còn chú trọng nâng cao kỹ năng số cho người dân. Trung tâm Phục vụ hành chính công đã phối hợp với Đoàn Thanh niên và Liên đoàn Lao động tổ chức các chương trình hướng dẫn, tập huấn sử dụng cổng dịch vụ công quốc gia, hỗ trợ người dân tra cứu dữ liệu và thực hiện các thủ tục trực tuyến.

Người dân đến Trung tâm phục vụ hành chính công phường Sầm Sơn thực hiện xử lý các giấy tờ hằng ngày. Ảnh: Văn Thanh

Cách làm này không chỉ giúp người dân tiếp cận nhanh hơn với môi trường số mà còn tạo hiệu ứng lan tỏa trong cộng đồng. Từ học sinh, đoàn viên thanh niên đến cán bộ, công chức đều trở thành những "hạt nhân" tuyên truyền, hỗ trợ người thân và người dân xung quanh tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến.

Sau gần một năm thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, điều người dân cảm nhận rõ nhất là sự thay đổi trong tư duy và phong cách phục vụ của chính quyền cơ sở. Bộ máy được tinh gọn hơn, quy trình xử lý công việc nhanh hơn, tính công khai, minh bạch được nâng lên, tạo sự hài lòng cho người dân và doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thực tiễn cũng cho thấy không phải địa phương nào trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa cũng có điều kiện thuận lợi như phường Sầm Sơn. Phần lớn đội ngũ cán bộ tại đây trước kia là cán bộ, chuyên viên của thành phố Sầm Sơn nên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn tương đối đồng đều.

Trong khi đó, tại nhiều xã, phường khác, đặc biệt ở khu vực miền núi, nguồn nhân lực vẫn còn hạn chế cả về số lượng lẫn chất lượng. Đây là thách thức không nhỏ trong quá trình vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công và triển khai chuyển đổi số ở cơ sở.

Dẫu vậy, từ những kết quả bước đầu đạt được tại phường Sầm Sơn có thể thấy, khi đội ngũ cán bộ đủ năng lực, quyết tâm đổi mới và biết tận dụng sức mạnh của công nghệ, mô hình chính quyền địa phương 2 cấp hoàn toàn có thể phát huy hiệu quả, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.