Theo quyết định, thủ tục tiếp nhận yêu cầu giải trình được thực hiện theo 3 bước.

Thứ nhất, người yêu cầu giải trình gửi văn bản yêu cầu giải trình hoặc trực tiếp đến cơ quan Nhà nước có trách nhiệm giải trình.

Thứ 2, cán bộ, công chức thực hiện việc tiếp nhận và vào sổ tiếp nhận yêu cầu giải trình. Trường hợp nhiều người đến yêu cầu giải trình trực tiếp thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn người yêu cầu giải trình cử đại diện để trình bày nội dung yêu cầu. Người đại diện phải là người có yêu cầu giải trình. Việc cử người đại diện được thực hiện trong trường hợp có từ 5 đến 10 người yêu cầu giải trình thì cử 1 hoặc 2 người đại diện; trường hợp có từ 10 người yêu cầu giải trình trở lên thì có thể cử thêm người đại diện, nhưng không quá 5 người.

Thứ 3, cơ quan Nhà nước ra thông báo tiếp nhận yêu cầu giải trình hoặc từ chối giải trình và nêu rõ lý do. Trường hợp yêu cầu giải trình không thuộc trách nhiệm thì hướng dẫn người yêu cầu gửi đến đúng cơ quan có trách nhiệm giải trình. Trường hợp nội dung yêu cầu đã được giải trình nhưng có người khác yêu cầu giải trình thì cung cấp bản sao văn bản đã giải trình cho người đó.

Thời hạn ra thông báo tiếp nhận hoặc từ chối giải trình là 5 ngày kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu giải trình.

Điều 6 Nghị định số 90 của Chính phủ quy định, cá nhân yêu cầu giải trình phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ hoặc thông qua người đại diện hợp pháp; cơ quan, tổ chức yêu cầu giải trình phải thông qua người đại diện hợp pháp. Nội dung yêu cầu giải trình liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải trình. Nội dung yêu cầu giải trình thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của cơ quan được yêu cầu.

Về thủ tục thực hiện giải trình, được thực hiện theo 5 bước.

Bước 1, nghiên cứu nội dung yêu cầu giải trình.

Bước 2, thu thập, xác minh thông tin có liên quan.

Bước 3, làm việc trực tiếp với người yêu cầu giải trình để làm rõ những nội dung có liên quan khi thấy cần thiết. Nội dung làm việc được lập thành biên bản có chữ ký của các bên.

Bước 4, ban hành văn bản giải trình với các nội dung tên, địa chỉ người yêu cầu giải trình; nội dung yêu cầu giải trình; kết quả làm việc trực tiếp với tổ chức, cá nhân (nếu có); các căn cứ pháp lý để giải trình; nội dung giải trình cụ thể theo từng yêu cầu.

Bước 5, gửi văn bản giải trình đến người yêu cầu giải trình. Trong trường hợp cần thiết thì công bố công khai văn bản giải trình theo quy định của pháp luật.

Người giải trình thực hiện giải trình trực tiếp và người yêu cầu giải trình ký hoặc điểm chỉ xác nhận vào biên bản thực hiện việc giải trình; người giải trình có trách nhiệm công khai văn bản giải trình được niêm yết tại trụ sở làm việc hoặc nơi tiếp công dân của cơ quan, đơn vị thực hiện giải trình; thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc đăng tải trên cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị thực hiện giải trình.

Hồ sơ gồm có văn bản yêu cầu giải trình hoặc bản ghi lời yêu cầu giải trình; văn bản cử người đại diện (nếu có); thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung việc giải trình; báo cáo thu thập, xác minh thông tin, tài liệu; văn bản giải trình; các tài liệu khác có liên quan.

Thời hạn thực hiện việc giải trình không quá 15 ngày kể từ ngày ra thông báo tiếp nhận yêu cầu giải trình. Trường hợp có nội dung phức tạp thì có thể gia hạn thời gian giải trình. Thời gian gia hạn thực hiện việc giải trình không quá 15 ngày, kể từ ngày gia hạn và phải thông báo bằng văn bản đến người yêu cầu giải trình.

Nội dung yêu cầu giải trình liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải trình; nội dung, yêu cầu giải trình thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của cơ quan được yêu cầu.

Nội dung giải trình không thuộc nội dung thông tin liên quan đến bí mật Nhà nước; những nội dung liên quan đến việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ, công vụ trong nội bộ cơ quan Nhà nước; trong chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính cấp trên với cơ quan hành chính cấp dưới; nội dung thông tin thuộc bí mật đời tư, bí mật kinh doanh; các nội dung đã được giải trình hoặc đã được cơ quan có thẩm quyền thụ lý giải quyết; các yêu cầu giải trình sau 90 ngày, kể từ ngày cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được hoặc biết được quyết định, hành vi của cơ quan Nhà nước tác động trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Lê Nguyên