Điều 22 về lập, quản lý hồ sơ Thông tư 02 quy định, vụ việc vi phạm hành chính có lập biên bản phải được lập hồ sơ và lưu trữ đầy đủ. Danh mục vụ việc vi phạm, thời gian lập biên bản, thời gian quyết định xử phạt, việc trả giấy tờ phải được lập sổ theo dõi. Sổ theo dõi xử lý vi phạm hành chính quy định tại khoản 2 Điều 27 của Thông tư này.

Các quy định về xử phạt vi phạm hành chính: Không lập biên bản, giải trình, xác minh tình tiết vụ việc vi phạm hành chính, xác định giá trị tang vật để làm căn cứ xác định khung tiền phạt, thẩm quyền xử phạt, chuyển hồ sơ có dấu hiệu tội phạm, thời hạn ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính và các quy định khác có liên quan thực hiện theo Luật Xử lý vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Việc lập và phê duyệt kế hoạch thanh tra chuyên ngành hàng năm thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 57/2013/NĐ-CP ngày 31/5/2013 của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra ngành GTVT.

Căn cứ kế hoạch thanh tra hàng năm được phê duyệt và chức năng, nhiệm vụ quản lý Nhà nước, thủ trưởng cơ quan thực hiện chức năng thanh tra ngành GTVT triển khai kế hoạch quý; đội trưởng thuộc thanh tra sở, trưởng bộ phận tham mưu về công tác thanh tra chuyên ngành triển khai kế hoạch tháng, tuần:

Triển khai kế hoạch quý, lập từ ngày 20 - 30 của tháng cuối quý trước; triển khai kế hoạch tháng sau, lập từ ngày 25 - 30 của tháng trước; triển khai kế hoạch tuần, lập vào thứ 6 của tuần trước. Kế hoạch quý, tháng, tuần theo mẫu quy định tại Thông tư này.

Thanh tra Bộ, Thanh tra Sở, Thanh tra Cục Hàng không Việt Nam, Thanh tra Cục Hàng hải Việt Nam, bộ phận tham mưu về công tác thanh tra chuyên ngành tại tổng cục, các cục quản lý chuyên ngành thuộc Bộ GTVT đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định điều chỉnh trước ngày 5/5 hoặc trước ngày 5/8 đối với kế hoạch thanh tra hàng năm và sau khi thực hiện được ít nhất 2/3 thời gian theo kế hoạch đối với kế hoạch thanh tra theo quý, tháng, tuần.

Khi trình điều chỉnh kế hoạch, cơ quan, đơn vị đề nghị trình phải nêu rõ lý do trong văn bản đề nghị điều chỉnh kế hoạch. Việc điều chỉnh kế hoạch thanh tra do thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Kế hoạch quyết định. Kế hoạch thanh tra hàng năm được điều chỉnh trước ngày 30/5 hoặc trước ngày 30/8 hàng năm.

Kế hoạch thanh tra theo quý, tháng, tuần được điều chỉnh khi thực hiện được ít nhất hai phần ba thời gian theo kế hoạch được duyệt, trừ trường hợp có yêu cầu của cơ quan cấp trên. Chế độ báo cáo được quy định theo tháng, quý; báo cáo 6 tháng, 9 tháng; báo cáo tổng kết năm; báo cáo theo chuyên đề, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

Kỳ báo cáo từ ngày 16 của tháng trước đến ngày 15 của tháng báo cáo; nhập số liệu theo phần mềm báo cáo và chỉ đạo hoạt động thanh tra ngành GTVT vào ngày 16 của tháng báo cáo. Báo cáo quý, 6 tháng, 9 tháng và tổng kết năm: Thời kỳ báo cáo theo quy định của Thanh tra Chính phủ (TTCP). Thanh tra Bộ tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng và TTCP theo quy định của TTCP.

Thông tư cũng quy định về việc sử dụng con dấu trong hoạt động thanh tra, xử phạt vi phạm hành chính. Theo đó, con dấu của các tổ chức thanh tra được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về sử dụng con dấu. Các chức danh có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong tổ chức thanh tra phải đăng ký chữ ký và lưu tại cơ quan thanh tra cùng cấp.

Chánh Thanh tra Bộ, Chánh Thanh tra Sở, Chánh Thanh tra Cục Hàng không, Chánh Thanh tra Cục Hàng hải, Thủ trưởng cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác quản lý nội bộ, gồm: Quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin chỉ đạo, điều hành; quản lý việc dừng phương tiện, công tác thanh tra, xử phạt vi phạm hành chính; lập, mở các sổ theo dõi; lưu trữ hồ sơ, bảo mật, quản lý ấn chỉ, cập nhật dữ liệu phần mềm báo cáo; kiểm tra, giám sát hoạt động, phòng chống tiêu cực nội bộ.

Sổ ghi chép phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin theo quy định; tài liệu trong hồ sơ thanh tra, kiểm tra và xử phạt vi phạm hành chính phải đánh bút lục; quản lý và lưu trữ khoa học. Cán bộ theo dõi, cập nhật thông tin phần mềm được phân công theo Quy chế của Bộ GTVT.

Trong quá trình thanh tra, người có thẩm quyền ra quyết định thanh tra, trưởng đoàn thanh tra, thanh tra viên, công chức thanh tra sử dụng các biểu mẫu theo quy định của Tổng TTCP và quy định tại Thông tư này; trong quá trình xử lý vi phạm và xử phạt vi phạm hành chính, người có thẩm quyền lập biên bản và người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính sử dụng các biểu mẫu theo quy định của Bộ GTVT.

Thanh tra Bộ quy định, thống nhất quản lý trong lực lượng thanh tra ngành GTVT về chất lượng, số lượng, seri ấn chỉ Biên bản vi phạm hành chính và ấn chỉ quyết định xử phạt không lập biên bản trong lĩnh vực GTVT. Các mẫu khác nếu in ấn thành ấn chỉ phải đúng mẫu theo quy định, phải bảo đảm chất lượng, thuận tiện cho việc sử dụng của người thực thi công vụ.

Lê Nguyên