Phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra họp rà soát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Ảnh: Bùi Bình

Dữ liệu số được hình thành từ những tập hồ sơ giấy lưu trữ nhiều năm trong kho tài liệu đang trở thành công cụ hỗ trợ cơ quan thanh tra theo dõi, đôn đốc và xử lý sau thanh tra hiệu quả hơn.

Từ những chồng hồ sơ chuyển giao

Từ câu chuyện ở kỳ trước xoay quanh những kết luận thanh tra kéo dài hơn 10 năm vẫn chưa thể khép lại, phóng viên đã tìm hiểu thực tế và thấy được cách mà Thanh tra tỉnh Lai Châu đã và đang xử lý, đôn đốc thực hiện, với một khối lượng hồ sơ đồ sộ cần được quản lý, rà soát và cập nhật thường xuyên.

Trong bối cảnh thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, kết thúc hoạt động thanh tra cấp huyện và sắp xếp lại tổ chức bộ máy, yêu cầu quản lý dữ liệu thanh tra trở thành một trong những nhiệm vụ quan trọng của Thanh tra tỉnh Lai Châu.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo dõi, đôn đốc thực hiện kết luận thanh tra từ cấp huyện, số lượng hồ sơ Thanh tra tỉnh phải quản lý tăng lên đáng kể.

Không ít hồ sơ được lập từ nhiều năm trước, trải qua nhiều lần chỉnh lý, bàn giao và thay đổi đầu mối quản lý. Có những hồ sơ liên quan đến các kết luận thanh tra đã ban hành hơn một thập kỷ với hàng trăm trang tài liệu, nhiều phụ lục và văn bản liên quan.

Đến nay, Thanh tra tỉnh Lai Châu đã hoàn thành số hóa 104 trong tổng số 107 loại hồ sơ trong hoạt động thanh tra tồn đọng và hồ sơ mới tiếp nhận, đạt trên 90%. Khối lượng hồ sơ đã được cập nhật lên hệ thống tương đương khoảng 5.000 trang tài liệu.

Những con số này không đơn thuần là việc chuyển tài liệu giấy thành tệp điện tử.

Để một hồ sơ được cập nhật lên hệ thống, cán bộ chuyên môn phải rà soát, chỉnh lý, phân loại, đối chiếu dữ liệu và kiểm tra tính thống nhất giữa hồ sơ giấy với dữ liệu điện tử.

Ông Nguyễn Hồng Sơn rà soát, đối soát dữ liệu phục vụ công tác theo dõi thực hiện kết luận thanh tra. Ảnh: Bùi Bình

Trực tiếp tham gia công việc này trong thời gian qua, ông Nguyễn Hồng Sơn, Thanh tra viên Phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra (Thanh tra tỉnh Lai Châu) cho biết, nhiều hồ sơ được lập từ rất lâu, qua nhiều lần lưu trữ và bàn giao nên việc chỉnh lý đòi hỏi sự cẩn trọng.

“Có hồ sơ được lập từ gần 10 năm trước, tài liệu nằm ở nhiều đầu mối khác nhau. Trước khi cập nhật lên phần mềm, chúng tôi phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ, sắp xếp lại theo trình tự nghiệp vụ và đối chiếu với hồ sơ giấy để bảo đảm dữ liệu chính xác”, ông Sơn chia sẻ.

Trong nhiều năm, hồ sơ thanh tra chủ yếu được quản lý theo phương thức truyền thống. Mỗi khi cần tra cứu một kết luận thanh tra đã ban hành nhiều năm trước, cán bộ phải tìm kiếm trong tệp lưu trữ bản giấy, đối chiếu nhiều văn bản và tổng hợp thông tin thủ công. Cách làm này phù hợp trong giai đoạn trước nhưng đang bộc lộ nhiều hạn chế khi khối lượng hồ sơ ngày càng lớn.

Đặc biệt, sau khi tiếp nhận thêm hồ sơ từ cấp huyện, việc quản lý dữ liệu bằng phương pháp thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu theo dõi, đôn đốc thường xuyên đối với hàng chục kết luận thanh tra đang thực hiện.

Cũng theo ông Nguyễn Hồng Sơn, hiện nay, dữ liệu thanh tra tại Lai Châu được quản lý theo 6 nhóm hồ sơ gồm: hồ sơ tiến hành cuộc thanh tra; hồ sơ giám sát hoạt động đoàn thanh tra; hồ sơ thẩm định dự thảo kết luận thanh tra; hồ sơ theo dõi, đôn đốc thực hiện kết luận thanh tra; hồ sơ kiểm tra việc thực hiện kết luận thanh tra; hồ sơ giải quyết đơn thư, khiếu kiện kết luận thanh tra, quyết định xử lý về thanh tra.

Việc chuẩn hóa theo từng nhóm nghiệp vụ giúp công tác tra cứu thuận lợi hơn, đồng thời tạo cơ sở để theo dõi tiến độ thực hiện từng kết luận, từng kiến nghị và từng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện.

Bà Nguyễn Thị Hiền, Thanh tra viên Phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra, cập nhật dữ liệu phục vụ công tác quản lý, xử lý sau thanh tra. Ảnh: Bùi Bình

Khi dữ liệu trở thành công cụ xử lý sau thanh tra

Các cán bộ tham gia công tác số hóa tại Thanh tra tỉnh Lai Châu cho biết, nếu trước đây việc tổng hợp tình hình thực hiện một kết luận thanh tra có thể mất nhiều giờ hoặc nhiều ngày thì hiện nay nhiều thông tin có thể được truy xuất ngay trên hệ thống.

Giá trị lớn nhất của số hóa không nằm ở việc giảm diện tích lưu trữ hồ sơ. Điều quan trọng hơn là dữ liệu đang hỗ trợ trực tiếp cho công tác xử lý sau thanh tra.

Mỗi kết luận thanh tra sau khi được cập nhật lên hệ thống đều có thể theo dõi tiến độ thực hiện, xác định nội dung đã hoàn thành, nội dung chưa hoàn thành và cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện. Nhờ đó, việc rà soát các kết luận thanh tra còn tồn đọng được thực hiện nhanh hơn và chính xác hơn.

Chia sẻ với phóng viên, bà Nguyễn Thị Lệ Quyên, Quyền Trưởng phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra (Thanh tra tỉnh Lai Châu) cho biết, dữ liệu số đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động chuyên môn.

“Khi dữ liệu được chuẩn hóa, việc đối chiếu kết quả thực hiện giữa các đơn vị thuận lợi hơn rất nhiều. Chúng tôi có thể theo dõi tiến độ thực hiện từng kết luận thanh tra, từng kiến nghị cụ thể, từ đó tham mưu văn bản đôn đốc hoặc đề xuất kết thúc theo dõi theo đúng quy định”, bà Quyên cho biết.

Không chỉ phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, dữ liệu điện tử còn hỗ trợ quá trình thẩm định dự thảo kết luận thanh tra. Trong thời gian qua, 100% dự thảo kết luận thanh tra thuộc thẩm quyền đều được thẩm định bảo đảm tiến độ và yêu cầu chuyên môn.

Đây là khâu quan trọng nhằm bảo đảm các kiến nghị, kết luận thanh tra được ban hành có tính khả thi và thuận lợi cho quá trình tổ chức thực hiện sau này.

Cán bộ Phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra trao đổi nghiệp vụ trong quá trình rà soát, số hóa hồ sơ. Ảnh: Bùi Bình

Chuẩn bị cho nền tảng dữ liệu số ngành Thanh tra

Yêu cầu chuyển đổi số trong ngành Thanh tra không còn là câu chuyện riêng của từng địa phương. Ngày 15/5/2026, Thanh tra Chính phủ ban hành Công văn số 1442 về việc phối hợp khảo sát thông tin, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phục vụ triển khai dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số ngành Thanh tra”.

Đây được xem là bước chuẩn bị quan trọng hướng tới việc hình thành hệ thống dữ liệu dùng chung trong toàn ngành.

Tại Lai Châu, việc số hóa hồ sơ những năm gần đây cũng đang được điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu mới sau khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp.

Nhiều trường thông tin trên phần mềm hiện có đang được rà soát, cập nhật lại để bảo đảm tính đồng bộ và khả năng kết nối dữ liệu trong tương lai.

Theo Chánh Thanh tra tỉnh Lai Châu Lê Tuấn Anh, việc chuẩn hóa dữ liệu hiện nay không chỉ phục vụ nhu cầu quản lý trước mắt. Thanh tra tỉnh hướng tới xây dựng cơ sở dữ liệu thanh tra đồng bộ, có khả năng theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện kết luận thanh tra, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu ngành Thanh tra trong thời gian tới.

Bà Nguyễn Thị Lệ Quyên cùng cán bộ Phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra trao đổi nghiệp vụ trong quá trình rà soát tiến độ thực hiện kết luận thanh tra. Ảnh: Bùi Bình

Nhìn từ những con số có thể thấy, công tác xử lý sau thanh tra tại Lai Châu đang có nhiều chuyển biến. Hơn 4,5 tỷ đồng đã được thu hồi và xử lý khác về kinh tế thông qua hoạt động đôn đốc thực hiện kết luận thanh tra. 104 trong tổng số 107 loại hồ sơ trong hoạt động thanh tra tồn đọng và hồ sơ mới tiếp nhận đã được số hóa.

Phía sau những con số đó là quá trình rà soát hồ sơ, xác định trách nhiệm, đối chiếu dữ liệu và theo dõi tiến độ thực hiện kéo dài qua nhiều năm.

Hiệu lực của hoạt động thanh tra không chỉ nằm ở thời điểm ban hành kết luận, mà còn ở khả năng tổ chức thực hiện các kiến nghị trên thực tế. Và khi những hồ sơ giấy được “đánh thức” bằng dữ liệu số, hành trình khép lại các kết luận thanh tra tồn đọng cũng đang có thêm một công cụ mới để tăng tốc.