Thanh tra tỉnh Lạng Sơn đã hoàn thành công tác chuẩn hóa và số hóa hồ sơ, tài liệu giai đoạn 1. Ảnh: PV

Kết quả này không chỉ bảo đảm tiến độ của Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra” mà còn đánh dấu bước chuyển quan trọng trong hiện đại hóa công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ tại địa phương.

Hoàn thành số hóa hồ sơ, tài liệu giai đoạn 1

Thực hiện Công văn số 91/BQLDA ngày 8/7/2026 và Kế hoạch số 102/BQLDA ngày 10/7/2026 của Ban Quản lý dự án Chuyển đổi số và Đầu tư xây dựng Thanh tra Chính phủ, Thanh tra tỉnh Lạng Sơn đã hoàn thành số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thuộc thời kỳ từ ngày 1/1/2021 đến năm 2026.

Đây là giai đoạn có khối lượng hồ sơ lớn, liên quan trực tiếp đến hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và công tác quản lý chuyên môn của cơ quan.

Theo bà Đinh Thị Hoài, Chánh Văn phòng Thanh tra tỉnh, để bảo đảm chất lượng số hóa, Thanh tra tỉnh đã tổ chức rà soát, phân loại, sắp xếp và chuẩn hóa hồ sơ ngay từ khâu đầu tiên. Từng tài liệu được kiểm tra về phạm vi, nội dung, tình trạng lưu trữ; đối chiếu nhằm hạn chế tối đa tình trạng thiếu hồ sơ, trùng lặp hoặc chưa đầy đủ thông tin. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp quá trình scan diễn ra thuận lợi, đồng thời tạo nền tảng để dữ liệu sau số hóa được quản lý khoa học và khai thác hiệu quả.

Trong quá trình thực hiện, đơn vị đặc biệt chú trọng chất lượng hình ảnh tài liệu, tính chính xác và thống nhất của dữ liệu, cũng như yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin. Hồ sơ sau khi quét được cập nhật theo đúng chuẩn của Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”, bảo đảm khả năng lưu trữ lâu dài và phục vụ tra cứu điện tử.

Việc hoàn thành giai đoạn 1 có ý nghĩa quan trọng đối với Thanh tra tỉnh Lạng Sơn. Từ chỗ quản lý hồ sơ chủ yếu bằng phương thức truyền thống, cơ quan đang từng bước hình thành kho dữ liệu số tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổng hợp, thống kê, theo dõi và phục vụ hoạt động chuyên môn. Đây cũng là tiền đề để kết nối, đồng bộ với hệ thống dữ liệu số thống nhất của ngành Thanh tra trong thời gian tới.

Thanh tra tỉnh Lạng Sơn tiếp tục chuẩn hóa và số hóa hồ sơ, tài liệu giai đoạn 2. Ảnh: PV

Tiếp tục triển khai giai đoạn 2

“Trên nền kết quả đã đạt được, Thanh tra tỉnh Lạng Sơn tiếp tục triển khai giai đoạn 2 đối với hồ sơ, tài liệu thời kỳ từ ngày 1/1/2010 đến hết ngày 31/12/2020. Khối lượng hồ sơ của giai đoạn này lớn hơn, thời gian lưu trữ dài hơn và đòi hỏi công tác chuẩn hóa chặt chẽ hơn”, bà Đinh Thị Hoài cho biết.

Hiện các phòng chuyên môn đang tập trung rà soát, sắp xếp hồ sơ theo từng nhóm, từng lĩnh vực; kiểm tra, đối chiếu và hoàn thiện những thông tin còn thiếu trước khi bàn giao phục vụ số hóa. Song song với đó, hoạt động scan được tổ chức theo từng đợt, từng nhóm hồ sơ nhằm bảo đảm tiến độ và chất lượng thực hiện.

Sau khi quét, từng hồ sơ tiếp tục được kiểm tra về độ rõ nét, tính đầy đủ và chính xác trước khi chuyển sang bước chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu. Cách làm này giúp hạn chế sai sót, tránh phải xử lý lại nhiều lần, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu điện tử.

Điểm đáng ghi nhận là công tác số hóa tại Thanh tra tỉnh Lạng Sơn không chỉ dừng ở việc chuyển tài liệu giấy sang file điện tử. Quá trình này đang từng bước thay đổi phương thức quản lý hồ sơ theo hướng khoa học, hiện đại và chuyên nghiệp hơn. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và lưu trữ tập trung, việc tìm kiếm, tra cứu và khai thác thông tin sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn rất nhiều so với trước đây.

Đối với cán bộ, công chức làm công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và tổng hợp báo cáo, kho dữ liệu số sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc theo dõi quá trình xử lý vụ việc, đối chiếu thông tin và phục vụ công tác tham mưu. Đồng thời, việc giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy cũng góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu.

Từ kết quả hoàn thành giai đoạn 1 đến việc tích cực triển khai giai đoạn 2, Thanh tra tỉnh Lạng Sơn đang cho thấy quyết tâm rõ nét trong thực hiện chuyển đổi số theo lộ trình của Thanh tra Chính phủ. Đây là bước đi thiết thực nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu số thống nhất của ngành Thanh tra, hướng tới môi trường làm việc hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.