Đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số, hướng tới môi trường làm việc điện tử. Ảnh: H.T

Thực hiện chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số, cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, Văn phòng Thanh tra Chính phủ (Phòng Công nghệ thông tin) đã triển khai nhiều giải pháp nhằm mở rộng việc sử dụng chữ ký số và xử lý hồ sơ toàn trình trên Hệ thống Quản lý điều hành tác nghiệp. Những kết quả bước đầu cho thấy quá trình chuyển đổi từ phương thức xử lý công việc trên giấy sang môi trường điện tử đang diễn ra tích cực, từng bước hình thành nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp.

Đồng bộ hạ tầng, nâng cao kỹ năng sử dụng

Để bảo đảm điều kiện triển khai đồng bộ trong toàn cơ quan, Văn phòng Thanh tra Chính phủ đã phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ hoàn thành việc cấp phát 101 SIM ký số và 1.028 USB Token cho cán bộ, công chức, viên chức theo nhu cầu sử dụng. Cùng với đó, công tác quản lý, hướng dẫn sử dụng và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin đối với hệ thống chữ ký số luôn được chú trọng, tạo nền tảng kỹ thuật phục vụ xử lý công việc trên môi trường điện tử.

Song song với việc đầu tư hạ tầng kỹ thuật, công tác đào tạo, hướng dẫn sử dụng được triển khai kịp thời. Văn phòng đã tổ chức 2 buổi tập huấn về sử dụng chữ ký số và quy trình xử lý hồ sơ toàn trình trên Hệ thống Quản lý điều hành tác nghiệp; hướng dẫn cài đặt, sử dụng SIM ký số, USB Token, quy trình ký số và giải đáp những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện. Qua đó, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cơ bản đã làm chủ quy trình quản lý văn bản điện tử, đáp ứng yêu cầu xử lý công việc trong môi trường số.

Từng bước hình thành môi trường làm việc số

Theo đánh giá của Văn phòng Thanh tra Chính phủ, việc ứng dụng chữ ký số đã mang lại nhiều kết quả tích cực, góp phần thay đổi phương thức xử lý công việc từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, đáp ứng yêu cầu triển khai xử lý văn bản điện tử trong toàn cơ quan.

Hiện nay, chữ ký số đã được triển khai rộng rãi tại các vụ, cục, đơn vị; nhiều văn bản được ký số và phát hành hoàn toàn trên môi trường điện tử, bảo đảm đầy đủ tính pháp lý, tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và công tác văn thư. Việc ký số cũng hỗ trợ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, cho phép xử lý, phê duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi; đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian luân chuyển hồ sơ, giảm chi phí in ấn, sao chụp, chuyển phát và lưu trữ văn bản giấy. Bên cạnh đó, việc theo dõi, giám sát tiến độ xử lý công việc trên Hệ thống Quản lý điều hành tác nghiệp cũng trở nên minh bạch, thuận tiện và hiệu quả hơn.

Quá trình chuyển đổi từ phương thức xử lý công việc trên giấy sang môi trường điện tử đang diễn ra tích cực. Ảnh: H.T

Quá trình triển khai còn góp phần thay đổi nhận thức, từng bước hình thành thói quen làm việc trên môi trường số đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Việc xử lý hồ sơ điện tử ngày càng được thực hiện thường xuyên hơn, góp phần nâng cao năng suất lao động, hiệu quả quản lý, điều hành và chất lượng cải cách hành chính của Thanh tra Chính phủ. Đây cũng được xác định là tiền đề quan trọng để triển khai đồng bộ mô hình xử lý văn bản điện tử không giấy tờ trong toàn cơ quan.

Tiếp tục nâng cao tỷ lệ sử dụng chữ ký số và hồ sơ điện tử

Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục khắc phục. Mức độ sử dụng chữ ký số và xử lý hồ sơ điện tử giữa các đơn vị vẫn chưa đồng đều; tại một số nơi vẫn còn tình trạng xử lý song song hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, chưa khai thác đầy đủ các tính năng của Hệ thống Quản lý điều hành tác nghiệp cũng như hiệu quả của hạ tầng chữ ký số đã được đầu tư.

Thực trạng này không chỉ làm phát sinh thêm thời gian, chi phí in ấn, văn phòng phẩm và chuyển phát mà còn làm chậm quá trình phát hành văn bản, chưa tận dụng hết các tiện ích của hệ thống và chưa đáp ứng yêu cầu xây dựng môi trường làm việc điện tử, không giấy tờ theo chủ trương chuyển đổi số của Đảng và Nhà nước.

Để nâng cao hiệu quả triển khai trong thời gian tới, Văn phòng Thanh tra Chính phủ kiến nghị Ban Thường vụ Đảng ủy Thanh tra Chính phủ ban hành kết luận chỉ đạo theo hướng yêu cầu 100% cán bộ, công chức, viên chức sử dụng chữ ký số và xử lý công việc trên Hệ thống Quản lý điều hành tác nghiệp; triển khai đồng bộ việc xử lý hồ sơ, văn bản toàn trình trong toàn cơ quan, từng bước thay thế tối đa hồ sơ giấy đối với các quy trình đủ điều kiện.

Đồng thời, kết quả sử dụng chữ ký số và xử lý hồ sơ điện tử cần được đưa vào tiêu chí đánh giá cải cách hành chính, chuyển đổi số và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các đơn vị. Văn phòng (Phòng Công nghệ thông tin) sẽ tiếp tục thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật, theo dõi và tham mưu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả triển khai trong toàn cơ quan.

Việc đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số và xử lý hồ sơ toàn trình không chỉ là yêu cầu của quá trình chuyển đổi số mà còn là giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và chuyên nghiệp. Với những kết quả bước đầu đạt được cùng các giải pháp quyết liệt trong thời gian tới, Thanh tra Chính phủ đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng môi trường làm việc điện tử, giảm tối đa văn bản giấy, nâng cao chất lượng phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành.