Cụ thể, hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực có thời hạn bảo quản là 20 năm.
Thời hạn bảo quản chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác thanh tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực, được chia thành 3 trường hợp, gồm: Vĩnh viễn (dài hạn, hằng năm); 9 tháng, 6 tháng, đột xuất (10 năm); quý, tháng (5 năm).
Đối với hồ sơ về công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực, dự thảo đưa ra 2 trường hợp: Vụ việc nghiêm trọng, rất nghiêm trọng, đặc biệt nghiêm trọng, thời hạn bảo quản là vĩnh viễn; vụ việc ít nghiêm trọng, thời hạn bảo quản là 20 năm.
Hồ sơ thanh tra, thanh tra lại: Vụ việc nghiêm trọng, thời hạn bảo quản là vĩnh viễn; vụ việc khác có thời hạn bảo quản 20 năm.
Hồ sơ giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo: Vụ việc đông người, phức tạp có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; các vụ việc khác có thời hạn bảo quản là 20 năm.
Bên cạnh đó, dự thảo thông tư của TAND Tối cao đưa ra thời hạn bảo quản là 5 năm đối với: Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển, trả đơn thư khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết; đơn từ khiếu nại, tố cáo của cơ quan, tổ chức, công dân gửi đến nhưng không giải quyết; hồ sơ tiếp công dân; công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Trao đổi với phóng viên Báo Thanh tra, TS Nguyễn Thị Thu Nga, Trường Cán bộ Thanh tra, Thanh tra Chính phủ cho biết, dự thảo thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong TAND do TAND Tối cao dự kiến ban hành năm 2025 mang ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu tư pháp tại Việt Nam. Dự thảo này quy định rõ ràng thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ chuyên ngành và quản lý Nhà nước, áp dụng cho các TAND các cấp và cơ quan liên quan.
Theo TS Nguyễn Thị Thu Nga, ý nghĩa cốt lõi nằm ở việc chuẩn hóa quy trình lưu trữ, đảm bảo tính bền vững, minh bạch và khả năng truy xuất thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tư pháp. Trong đó có bảo quản tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
“Quy định này không chỉ giúp bảo tồn bằng chứng quan trọng cho các vụ việc nhạy cảm, hỗ trợ tái thẩm, giám đốc thẩm mà còn thúc đẩy trách nhiệm chống tham nhũng, tăng cường niềm tin công chúng vào hệ thống tư pháp. Bằng cách phân loại theo mức độ nghiêm trọng và tần suất, dự thảo đảm bảo tài liệu thanh tra được lưu trữ hợp lý, phục vụ nghiên cứu lịch sử tư pháp và cải thiện chính sách”, TS Nga nhấn mạnh.
Tuy nhiên, TS Nga cũng cho rằng, dự thảo đặt ra một số vấn đề cần xem xét để triển khai hiệu quả.
Đầu tiên, về điều kiện hạ tầng lưu trữ, nhiều TAND ở vùng sâu, vùng xa có thể chưa đáp ứng yêu cầu lưu trữ, đặc biệt là với thời hạn lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn. Hệ thống kho lưu trữ truyền thống thường thiếu không gian, thiết bị chống ẩm mốc, cháy nổ, dẫn đến nguy cơ hư hỏng giấy tờ.
Hơn nữa, với xu hướng số hóa, dự thảo ngầm khuyến khích lưu trữ điện tử, nhưng hạ tầng công nghệ thông tin tại các đơn vị cơ sở còn hạn chế, thiếu máy chủ mạnh, phần mềm quản lý chuyên dụng, dẫn đến khó khăn trong việc chuyển đổi và bảo quản dài hạn theo đúng quy định.
Thứ hai, theo TS Nga, việc bảo đảm an toàn, bảo mật tài liệu, đặc biệt là tài liệu yêu cầu bảo quản vĩnh viễn là thách thức lớn. Tài liệu thanh tra thường chứa thông tin nhạy cảm về tham nhũng, khiếu nại, dễ bị sao chép trái phép hoặc tấn công mạng, rò rỉ, mất mát.
Thứ ba, sự phối hợp giữa các cơ quan như TAND, Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nước, Viện Kiểm sát Nhân dân... là yếu tố then chốt. Thiếu cơ chế phối hợp thống nhất có thể gây lãng phí nguồn lực, chậm trễ trong lưu trữ, bảo quản hồ sơ liên ngành, đặc biệt trong các vụ tham nhũng lớn, TS Nga chia sẻ.
Theo bà, để khắc phục điều này, cần xây dựng hệ thống dữ liệu liên thông, quy định rõ trách nhiệm trao đổi tài liệu và tổ chức hội thảo lấy ý kiến từ các cơ quan liên quan trước khi ban hành chính thức để đảm bảo tính khả thi.
