UBND phường Nam Đông Hà dôi dư tới 17 công chức. Ảnh minh họa (có sử dụng AI)

Bất cập vị trí việc làm, thừa công chức tại cơ sở

Theo Báo cáo số 337/BC-SNV ngày 11/9/2026 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị, đợt kiểm tra công tác nội vụ được triển khai trong tháng 7 và tháng 8/2026 tại 14 cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

Trong đó, Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra trực tiếp tại 10 đơn vị, gồm: Sở Xây dựng, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo cùng UBND các xã, phường: Trường Phú, Khe Sanh, Triệu Cơ, Đông Trạch, Đồng Hới, Nam Đông Hà; đồng thời tiếp nhận báo cáo tự kiểm tra của 4 đơn vị, gồm Sở Dân tộc và Tôn giáo, UBND các xã Tuyên Phú, Trường Sơn và Nam Hải Lăng.

Kết quả cho thấy, bên cạnh những mặt đã thực hiện được, công tác quản lý biên chế, tổ chức bộ máy tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương vẫn còn những tồn tại, hạn chế cần khắc phục.

Cụ thể, tại các đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên (đơn vị nhóm 2) thuộc Sở Xây dựng, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Y tế, mặc dù đã ban hành quyết định phê duyệt vị trí việc làm nhưng chưa quyết định số lượng người làm việc theo thẩm quyền.

Tại một số cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập, một số phòng chuyên môn và tương đương có số lượng công chức, viên chức chưa đáp ứng điều kiện thành lập theo quy định.

Hạn chế đáng chú ý được phát hiện trong công tác quản lý biên chế tại một số địa phương. Cụ thể, UBND phường Nam Đông Hà thừa 17 công chức, UBND phường Đồng Hới thừa 9 công chức và UBND xã Triệu Cơ thừa 2 công chức so với định mức biên chế quy định.

Báo cáo đồng thời nêu một số vị trí việc làm vẫn còn thiếu công chức có chuyên môn đào tạo phù hợp như công nghệ thông tin, xây dựng, y tế.

Hầu hết UBND các xã, phường được kiểm tra chưa ban hành quyết định phê duyệt bản mô tả công việc và bố trí công chức theo vị trí việc làm sau khi UBND tỉnh phê duyệt danh mục vị trí việc làm.

Trong lĩnh vực giáo dục, số lượng biên chế viên chức và hợp đồng chuyên môn tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý cũng như tại các địa phương cấp xã vẫn còn thiếu so với định mức, ảnh hưởng đến công tác dạy học.

Ngoại trừ UBND phường Nam Đông Hà, hầu hết các địa phương còn lại chưa ban hành quy chế điều động giáo viên, nhân viên trong các cơ sở giáo dục công lập thuộc thẩm quyền quản lý.

Hồ sơ cán bộ còn thiếu sót, một số hồ sơ bổ nhiệm cần rà soát

Không chỉ tồn tại hạn chế trong quản lý biên chế và bố trí nhân sự, công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại các sở được kiểm tra cũng còn một số thiếu sót.

Qua kiểm tra, Đoàn kiểm tra phát hiện tại cả 4 sở được kiểm tra trực tiếp, gồm Sở Xây dựng, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, hồ sơ cá nhân của một số công chức, viên chức còn thiếu thành phần.

Các thành phần hồ sơ còn thiếu được Báo cáo 337 nêu gồm quyết định tuyển dụng, nhận xét đánh giá và kê khai tài sản…

Đối với công tác bổ nhiệm và tiếp nhận, Báo cáo 337 cho biết một số hồ sơ còn cần được rà soát để bảo đảm đầy đủ trình tự, thủ tục. Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị tiếp tục tự kiểm tra, rà soát hồ sơ công chức, viên chức, hồ sơ quy hoạch và hồ sơ bổ nhiệm thuộc thẩm quyền quản lý để hoàn thiện theo quy định.

Trong công tác văn thư, lưu trữ, hầu hết các sở và UBND cấp xã, phường được kiểm tra vẫn còn tình trạng văn bản điện tử có phụ lục không cùng tệp tin với văn bản chính nhưng chưa được ký số cơ quan.

Tỷ lệ cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành còn thấp; một số công chức tại Sở Xây dựng, Sở Y tế và các xã, phường chưa thực hiện nghiêm việc này.

Một số loại dấu chỉ mức độ khẩn còn thiếu hoặc chưa đúng mẫu tại hầu hết đơn vị cấp xã, phường và một số sở. Ảnh minh họa: AI

Quy trình quản lý văn bản giấy cũng còn nhiều thiếu sót. Tập lưu văn bản đi tại một số đơn vị chưa được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, chưa đánh số tờ, chưa lập mục lục, thiếu chứng từ kết thúc và còn lưu chung văn bản của cơ quan khác.

Những hạn chế này được phát hiện tại Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo cùng các xã Trường Phú, Khe Sanh, Triệu Cơ, Đông Trạch, phường Đồng Hới và Nam Đông Hà.

Một số loại dấu chỉ mức độ khẩn như “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” còn thiếu hoặc chưa đúng mẫu tại hầu hết các đơn vị cấp xã, phường và một số sở.

Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa đầy đủ; khối lượng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý còn lớn, trang thiết bị bảo quản còn hạn chế, đặc biệt tại các xã, phường sau sắp xếp.

Trong công tác thi đua, khen thưởng, hồ sơ đề nghị khen thưởng được lưu trữ chưa đầy đủ, còn thiếu biên bản họp của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng; báo cáo thành tích của một số cá nhân chưa đúng mẫu hoặc thiếu chữ ký xác nhận.

Mẫu phôi Giấy khen, danh hiệu Chiến sĩ thi đua cơ sở tại một số đơn vị chưa được cập nhật theo Quyết định số 01/2026/QĐ-TTg ngày 1/1/2026 của Thủ tướng Chính phủ.

Kiến nghị khẩn trương khắc phục các tồn tại, hạn chế

Từ kết quả kiểm tra, Sở Nội vụ đề nghị UBND tỉnh Quảng Trị chỉ đạo các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường được kiểm tra khẩn trương khắc phục những tồn tại, hạn chế đã được Đoàn kiểm tra chỉ ra.

Sở Nội vụ cũng đề nghị UBND tỉnh quan tâm hỗ trợ nguồn lực cho các đơn vị cấp xã, phường sau sắp xếp tổ chức bộ máy để đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý, số hóa tài liệu tồn đọng và hoàn thiện trang thiết bị kho lưu trữ theo quy định.

Về quản lý biên chế, Báo cáo 337 đề nghị các cơ quan, đơn vị khẩn trương ban hành quyết định phê duyệt số lượng người làm việc đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên đã phê duyệt vị trí việc làm.

Báo cáo đề nghị các cơ quan, đơn vị phê duyệt bản mô tả công việc và khung năng lực của từng vị trí việc làm; bố trí cán bộ, công chức theo danh mục vị trí việc làm được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 3395/QĐ-UBND ngày 18/8/2026.

Đối với những phòng chuyên môn có dưới 7 biên chế, Báo cáo đề nghị rà soát, xây dựng phương án kiện toàn để bảo đảm điều kiện thành lập theo quy định.

Trong lĩnh vực giáo dục, các đơn vị được đề nghị cân đối, điều chỉnh biên chế viên chức và số viên chức có mặt sau khi hoàn thành việc sắp xếp các trường học, bảo đảm định mức và đáp ứng nhu cầu dạy học; đồng thời ban hành quy chế điều động giáo viên, nhân viên trong các cơ sở giáo dục công lập thuộc thẩm quyền quản lý.

Về công tác cán bộ, công chức, viên chức, Sở Nội vụ đề nghị khẩn trương rà soát, bổ sung đầy đủ thành phần hồ sơ cá nhân; rà soát hồ sơ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và hoàn thiện trình tự, thủ tục theo đúng quy định tại thời điểm bổ nhiệm.

Các cơ quan, đơn vị cũng được đề nghị tiếp tục tự kiểm tra toàn bộ hồ sơ công chức, viên chức, hồ sơ quy hoạch và hồ sơ bổ nhiệm thuộc thẩm quyền quản lý.

Đồng thời, Sở Nội vụ đề nghị tăng cường trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc soạn thảo văn bản hành chính, lập hồ sơ công việc, gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử; khắc phục tình trạng văn bản điện tử có phụ lục chưa được ký số cơ quan.

Các đơn vị cần chủ động bố trí kinh phí hằng năm để mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu, đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý, số hóa khối tài liệu tồn đọng tại kho lưu trữ.

Đối với công tác thanh niên và chế độ, chính sách người có công, Báo cáo đề nghị khẩn trương hoàn thành việc cấp thẻ bảo hiểm y tế cho cựu thanh niên xung phong tham gia khắc phục hậu quả chiến tranh sau năm 1975; rà soát, sắp xếp, quản lý hồ sơ người có công khoa học, đầy đủ; tiếp tục đẩy mạnh chi trả trợ cấp không dùng tiền mặt, phấn đấu đạt tỷ lệ 100% theo định hướng chung của tỉnh.