Thanh tra tỉnh Cao Bằng tham dự Hội nghị trực tuyến Sơ kết công tác 6 tháng đầu năm, triển khai nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm 2026 của ngành Thanh tra. Ảnh: Thanh tra Cao Bằng

Khi hồ sơ không chỉ để lưu trữ

Trong hoạt động thanh tra, mỗi hồ sơ gắn với một quá trình công việc cụ thể. Một vụ việc khiếu nại có thể bắt đầu từ một lá đơn, nhưng để đi đến kết quả cuối cùng là cả quá trình tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu tài liệu, xác minh, tổng hợp và tham mưu xử lý.

Trong 6 tháng đầu năm 2026, Thanh tra tỉnh Cao Bằng được Chủ tịch UBND tỉnh giao xác minh 4 vụ việc khiếu nại lần hai; công bố 7 kết luận thanh tra và 2 kết luận kiểm tra. Qua thanh tra, phát hiện vi phạm về kinh tế 2.020 triệu đồng, kiến nghị thu hồi ngân sách 165,57 triệu đồng và đã thu hồi đủ số tiền; kiến nghị xử lý khác 1.854,43 triệu đồng, đến nay đã thực hiện xong.

Những con số trên chỉ phác họa khối lượng công việc. Đằng sau mỗi nhiệm vụ là một quá trình hình thành, xử lý và lưu giữ thông tin. Khi khối lượng hồ sơ ngày càng lớn, việc tổ chức thông tin để có thể tiếp tục khai thác trở thành một yêu cầu đặt ra cùng với chuyển đổi số.

Thanh tra tỉnh Cao Bằng tổ chức tập huấn chuyển đổi số cho cán bộ, công chức trong cơ quan. Ảnh: Thanh tra Cao Bằng

Kế hoạch thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Đảng ủy Thanh tra tỉnh Cao Bằng xác định chuyển đổi số gắn với đổi mới phương thức lãnh đạo, tổ chức lại quy trình xử lý công việc, nâng cao chất lượng tham mưu trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng trên môi trường số.

Trao đổi với Báo Thanh tra, Phó Bí thư Đảng ủy, Phó Chánh Thanh tra tỉnh Cao Bằng, bà Trịnh Thị Xuân Thu cho biết: “Đối với cơ quan Thanh tra, dữ liệu được hình thành ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và phản ánh khá đầy đủ quá trình xử lý một vụ việc. Vì vậy, chuyển đổi số không chỉ là đưa hồ sơ lên môi trường điện tử mà còn phải gắn với việc tổ chức lại cách thức hình thành, quản lý, khai thác và bảo vệ dữ liệu, qua đó nâng cao chất lượng tham mưu và hiệu quả công việc".

Từ số hóa hồ sơ đến thay đổi cách làm

Điểm đáng chú ý trong kế hoạch thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Đảng ủy Thanh tra tỉnh Cao Bằng là chuyển đổi số được đặt vào chính quy trình thực hiện nhiệm vụ, thay vì chỉ được xem là nhiệm vụ về công nghệ thông tin.

Mục tiêu năm 2026 được xác định: 100% cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ, công chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số chuyên dùng; 100% hoạt động quản lý văn bản điều hành, phòng họp không giấy, tổng hợp báo cáo và quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được thực hiện trên môi trường mạng, trừ các trường hợp thuộc văn bản mật. Đơn vị phấn đấu đạt 50% số hóa văn bản, tài liệu nghiệp vụ qua các giai đoạn và 70% thông tin về tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ đảng viên tại đơn vị.

Kế hoạch đồng thời yêu cầu người đứng đầu cấp ủy trực tiếp chịu trách nhiệm về kết quả chuyển đổi số, quán triệt tinh thần thực hiện “rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm, rõ thẩm quyền”, chỉ đạo số hóa quy trình và bảo đảm dữ liệu của Thanh tra tỉnh luôn “đúng, đủ, sạch, sống”.

Theo bà Trịnh Thị Xuân Thu: “Nếu chỉ chuyển hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử thì mới giải quyết được một phần của bài toán. Điều quan trọng là phải hình thành được hệ thống dữ liệu có chất lượng và có khả năng phục vụ trở lại cho công việc. Khi dữ liệu được tổ chức tốt, việc nghiên cứu, tham mưu và theo dõi một vụ việc sẽ có cơ sở đầy đủ hơn".

Cùng với số hóa hồ sơ, Thanh tra tỉnh Cao Bằng tập trung làm sạch dữ liệu đảng viên, dữ liệu tổ chức bộ máy; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong tiếp công dân, tiếp nhận, phân loại và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.

Như vậy, trọng tâm không chỉ nằm ở việc tạo lập dữ liệu mà còn ở khả năng đưa dữ liệu trở lại phục vụ công việc. Một thông tin được hình thành từ nhiệm vụ hôm nay có thể tiếp tục được sử dụng trong nghiên cứu, tổng hợp, tham mưu hoặc theo dõi nhiệm vụ ở những giai đoạn tiếp theo.

Dữ liệu càng nhiều, trách nhiệm càng lớn

Khi dữ liệu được đưa sâu hơn vào hoạt động chuyên môn, yêu cầu về quản lý và bảo vệ cũng trở nên quan trọng hơn.

Kế hoạch của Đảng ủy Thanh tra tỉnh Cao Bằng đặt ra yêu cầu tăng cường các giải pháp bảo vệ tài liệu, hồ sơ; chú trọng mã hóa, bảo đảm an toàn thông tin; thường xuyên rà soát, kiểm tra, làm sạch mã độc và sử dụng các thiết bị lưu trữ bảo mật.

Phó Chánh Thanh tra tỉnh Trịnh Thị Xuân Thu cho biết: “Đối với ngành Thanh tra, càng đẩy mạnh số hóa thì yêu cầu quản lý và bảo mật dữ liệu càng phải được đặt lên cao. Không chỉ quan tâm dữ liệu được tạo lập như thế nào, mà phải xác định dữ liệu có chính xác không, được khai thác ra sao, ai chịu trách nhiệm và được bảo vệ như thế nào. Chuyển đổi số vì vậy phải đi cùng với kỷ luật dữ liệu và trách nhiệm của người sử dụng".

Cùng với hạ tầng, phần mềm và dữ liệu, yếu tố con người được đặt trong quá trình này. Thanh tra tỉnh Cao Bằng xác định 100% cán bộ, đảng viên được bồi dưỡng, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số; các chi bộ chỉ đạo đảng viên sử dụng Phần mềm Sổ tay Đảng viên và số hóa 100% hồ sơ công việc phát sinh mới trên môi trường mạng. Kết quả chuyển đổi số được xác định là một tiêu chí quan trọng trong đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp loại thi đua của các chi bộ cuối năm.

Bà Trịnh Thị Xuân Thu, Phó Bí thư Đảng uỷ, Phó Chánh Thanh tra tỉnh Cao Bằng. Ảnh: TH

Trong 6 tháng đầu năm, Đảng bộ Thanh tra tỉnh tổ chức 7 cuộc sinh hoạt chuyên đề, trong đó có chuyên đề về phụ nữ ngành Thanh tra Cao Bằng tích cực học tập, đổi mới ứng dụng chuyển đổi số nâng cao chất lượng công tác thanh tra.

Những nội dung này cho thấy chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện của hạ tầng hay phần mềm. Khi mỗi cán bộ thay đổi cách tạo lập, cập nhật, khai thác và bảo vệ thông tin, công nghệ không còn là một phần việc riêng của bộ phận chuyên trách mà trở thành một phần trong hoạt động thường xuyên của cơ quan.

Từ những hồ sơ thanh tra hướng đến hình thành “dữ liệu sống” vì thế không đơn thuần là quá trình chuyển tài liệu từ giấy sang môi trường số. Đó là quá trình thay đổi cách tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, để dữ liệu được tạo ra từ công việc hôm nay tiếp tục có giá trị đối với công việc ngày mai.